Como não perder dinheiro ao viajar a trabalho? Veja essas dicas!

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Viajar a trabalho pode render grandes experiências aos profissionais. No entanto, o maior desafio dos colaboradores sobre viagens corporativas ainda é a prestação de contas sobre despesas de viagem corporativas, já que sem um controle eficiente o funcionário pode perder dinheiro e até mesmo não ser ressarcido devidamente. Os gestores, por sua vez, muitas vezes utilizam sistemas e planilhas defasadas que não são 100% eficientes para reembolsar funcionários e, dessa forma, acabam perdendo muito tempo com esse controle, sem saber se estão ressarcindo corretamente o funcionário ou se estão tendo prejuízos. Mas, como não perder dinheiro ao viajar a trabalho? Listamos neste conteúdo algumas dicas e soluções que podem ajudá-lo. Confira!

Índice interativo de conteúdo ExpenseOn

1. Digitalize seus comprovantes

A perda de comprovantes e notas fiscais é muito comum em viagens a trabalho, isso dificulta o reembolso por parte da empresa e também faz com que os funcionários acabem perdendo dinheiro. Nesse caso, digitalizar seus comprovantes e notas fiscais para reembolsos é a melhor solução. Assim, não é preciso ficar guardando por muito tempo os comprovantes e nem há o risco de perdê-los e ficar sem reembolso. Para isso, utilize um aplicativo de gestão de reembolso que possui tecnologia OCR e que permita a leitura dos recibos automaticamente. Assim, o comprovante fica seguro e evita que a despesa não seja devidamente reembolsada por falta de comprovação.

2. Use um aplicativo de controle os gastos

Usar um aplicativo especializado em controle de gastos pode ser a opção ideal para evitar perder dinheiro ao viajar a trabalho. Isso porque o aplicativo de controle de gastos permite, normalmente, que as despesas em viagem a trabalho sejam lançadas em tempo real, exatamente no momento em que aconteceram, evitando que o funcionário se esqueça de lançá-las depois. Essa solução otimiza o tempo gasto com lançamento de despesas de viagem a trabalho e permite ao funcionário focar na execução de suas atividades.

3. Solicite adiantamentos

Solicitar adiantamentos à empresa antes de viajar a trabalho também pode ser uma opção para não perder dinheiro em suas viagens. A modalidade de pagamento adiantado funciona da seguinte maneira: a empresa adianta um valor para o funcionário, valor este que deve ser suficiente para suprir as necessidades básicas como hospedagem, alimentação, gasolina e etc, e o colaborador utiliza este valor durante toda a sua viagem. Essa é uma maneira que o funcionário tem de viajar seguro em relação às suas despesas, sabendo que tem recursos para pagá-las e que não precisará tirar dinheiro de seu próprio bolso. Quando retornar de viagem, o funcionário deve apenas prestar contas sobre os valores. No entanto, se o valor oferecido como adiantamento não for o suficiente para o funcionário se manter durante sua viagem a trabalho, a empresa deverá reembolsá-lo em seu retorno, desde que o mesmo apresente comprovantes e notas fiscais de suas despesas. Mas, apesar de todas as vantagens, para utilizar adiantamentos é necessário primeiramente saber se a política de viagens corporativas da empresa trabalha com essa modalidade de pagamento. Se sim, não haverá nenhum problema em solicitar. Uma boa maneira de oferecer o valor correto para o funcionário viajar, é utilizando uma planilha de orçamento de viagem corporativa. Assim, é possível estimar quanto o funcionário irá gastar em sua viagem e dar a ele o valor equivalente.

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4. Conheça a política de despesas da empresa

Para não perder dinheiro ao viajar a trabalho, é necessário também que o funcionário esteja ciente sobre a política de reembolso de despesas com viagens da empresa. As regras e alertas oferecidas por aplicativos de gestão de reembolso, como o da ExpenseOn, podem ajudar muito nisso. Eles impedem que o funcionário lance despesas que estão fora da política de viagens da empresa ou que ultrapasse o limite máximo permitido. No aplicativo, o próprio gestor configura as regras e alertas de acordo com a política de despesas da empresa. Essa é uma boa maneira de o gestor fazer com que os funcionários cumpram as regras, aumentando o seu compliance e também evita que o colaborador seja prejudicado por lançar uma despesa que não pode ser reembolsada, por exemplo.

5. Acompanhe relatórios de reembolsos e gastos

Ter conhecimento de quais despesas de viagem a trabalho foram reembolsadas e acompanhar o histórico de reembolsos e de gastos também é uma ótima maneira do funcionário não perder dinheiro ao viajar a trabalho e também de verificar se tudo está sendo feito corretamente conforme a apresentação de seus comprovantes. Através de uma solução em gestão de reembolso é possível não só gerenciar todas as despesas, mas também visualizar na própria plataforma relatórios online. Dessa forma, o funcionário acompanha seu histórico de reembolso e também de gastos. No caso de reembolso de quilometragem em viagens corporativas, por exemplo, utilizar uma planilha para calcular a taxa de reembolso de quilometragem é ideal para que o funcionário seja ressarcido corretamente, evitando problemas jurídicos à empresa e evitando também que o funcionário perca dinheiro. O cálculo de quilometragem ainda pode ser feito por aplicativos de reembolso de quilometragem, através de funcionalidades como origem/destino do Google Maps, registro de quilometragem do GPS e até mesmo o próprio odômetro do veículo. Aplicativos que possibilitem o uso de ferramentas mais tecnológicas como Google Maps ou o GPS são as mais vantajosas para fazer o controle de quilometragem, já que o odômetro, apesar de ser um bom indicador do estado do carro, pode ser adulterado ou violado, o que prejudicaria o reembolso correto para o funcionário.

6. Esteja ciente sobre o processo de reembolso

Saber exatamente como funciona o processo de reembolso na empresa é ideal para o funcionário ficar seguro em relação às despesas de viagem a trabalho, evitando assim perder dinheiro por possíveis erros. É importante que todos os aspectos estejam claros ao funcionário, ou seja, como funcionam os reembolsos, quem são os profissionais responsáveis por fazê-lo, entre outras informações necessárias para que o colaborador acompanhe tudo.

Conclusão

Todos sabem que viajar a trabalho para visitar clientes, participar de eventos, feiras ou congressos é um processo cansativo e complexo. Nesse momento, pensar em despesas, organizar e arquivar comprovantes e notas fiscais, por exemplo, pode fazer com que haja falhas e perdas de documentos que prejudiquem a empresa e também que façam o colaborador perder dinheiro. Por sua vez, as empresas muitas vezes deixam de investir em soluções tecnológicas e eficazes para cuidar da política de reembolso e despesas de viagens corporativas, deixando seus processos cada vez mais defasados e gerando prejuízos a si mesmo e aos colaboradores. Pensando nisso, a ExpenseOn criou uma solução inteligente para gerenciar reembolsos corporativos, deixar os erros de lado, perder menos tempo, focar mais no trabalho e otimizar os processos. Dessa forma, reduzem-se os gastos com atividades burocráticas e é criada uma gestão de despesas de viagens a trabalho mais transparente para o colaborador, e também para a empresa. Gostou da ideia? Então peça agora mesmo uma demonstração gratuita do aplicativo ExpenseOn! Basta preencher os dados do formulário e um consultor da ExpenseOn entrará em contato com você em breve.