Tudo sobre a declaração de reembolsos no Imposto de Renda para 2023

Colaborador fazendo a declaração de reembolso para o imposto de renda

Informar rendimentos ao fisco é sempre algo que causa dor de cabeça a gestores e funcionários. Um assunto que causa dúvida ainda maior é a declaração de reembolso no imposto de renda.

Quando é dedutível? Como mencionar o reembolso? É possível abater despesas de viagens? Essas são apenas algumas de muitas dúvidas que surgem e precisam ser respondidas para evitar prejuízos e problemas fiscais.

Continue lendo, pois vamos sanar as maiores dúvidas; como declarar o reembolso, isenção do reembolso no IR e muito mais. 

Quando informar reembolsos no imposto de renda?

Tanto colaborador quanto empresa, necessitam informar todos os depósitos de reembolso com valores expressivos. Não fazer isso pode acarretar problemas jurídicos e investigações fiscais.

Os gastos realizados em cartões empresariais e pessoais – quando reembolsados, também devem ser referidos para evitar problemas com a Receita Federal.

Por que fazer a declaração de reembolsos? 

Fazer a declaração, além de evitar problemas com a Receita Federal, é uma obrigatoriedade para qualquer pessoa que tenha um lucro igual ou superior a R$ 28,6 mil por ano.

Se sua receita anual ultrapassa esse valor, é imprescindível que os valores sejam comunicados e, quando se trata de reembolsos, há algumas particularidades.

Entretanto, uma das vantagens de informar os reembolsos é que não são tributáveis quando não representam ganho ou enriquecimento.

Como declarar os reembolsos no imposto de renda?

Para reportar os reembolsos da forma correta, é preciso ter em mãos todos os documentos necessários que provem as entradas e saídas, pois sem eles não é possível comprovar a origem e objetivo do gasto.

Os documentos podem ser comprovantes de reembolso, recibos e notas fiscais. Para clientes Flash Expense, esse processo é facilitado.

Na área Analytics e Relatórios é possível enviar, em poucos cliques, todos os documentos necessários para a declaração de reembolso. Facilitando assim o processo do colaborador e da empresa, quando requisitada para o envio desses documentos.

Declaração simplificada ou completa? Qual fazer?

A forma de informar os rendimentos irá mudar de acordo com os gastos e ganhos de cada contribuinte. A escolha ideal dependerá do valor e quantidade de despesas a serem deduzidas.

Quando se trata de despesas menores, com o valor máximo de R $16.754,34, o ideal é que se faça uma declaração simplificada. Em casos que esse valor é ultrapassado, pode ser necessário optar pelo método mais completo, para que a dedução seja maior. 

É necessário entender qual a melhor forma de referir de acordo com seus gastos anuais, afinal, caso os valores não sejam declarados, o contribuinte pode ser multado ou ter o CPF restrito.

Reembolsos são isentos do Imposto de Renda?

Sim. Todos os valores devem ser informados, porém, todos os valores reembolsados deverão ser categorizados como “não tributáveis”.

É previsto por lei gastos e ajuda de custo com colaboradores, e esses rendimentos são considerados isentos de impostos.

Outros gastos comuns que também se encaixam na categoria de não tributáveis, são:

  • Despesas médicas;
  • FGTS;
  • Pensão alimentícia;
  • Herança;
  • Indenização por acidente de trabalho;
  • Pagamento previdenciário próprio.

Apesar de não tributáveis, os valores gastos devem ser informados juntamente com os comprovantes de despesas que acusem o reembolso.

Erros comuns na declaração de reembolsos no IR

Existem algumas regras para realizar referir os reembolsos e ajuda de custo, mesmo sendo não tributáveis, é necessário conferir alguns pontos para entender se o colaborador é elegível para essa dedução.

  • O colaborador que está informando o reembolso ou ajuda de custo, deverá estar vinculado formalmente à empresa;
  • Qualquer tipo de reembolso deverá ser feito diretamente e apenas para o funcionário, familiares e amigos do colaborador não devem ser incluídos em gastos corporativos;
  • Os valores declarados precisam ser condizentes com o cargo e nível hierárquico que o colaborador tem na empresa;
  • Os valores precisam ser reais e condizentes com os gastos.

O último ponto é de extrema importância, infelizmente é comum acontecerem fraudes no reembolso com gastos que são acusados, mas não condizem com a realidade. Por isso a necessidade dos documentos comprobatórios.

Reportar todas as informações para o IR pode levar alguns dias, principalmente quando se desconhece os detalhes e procedimentos que devem ser seguidos.

Para saber mais sobre o assunto, leia nosso material com as 12 perguntas mais frequentes sobre a declaração de imposto corporativo no IR.

Ferramentas aliadas para a declaração de reembolso

Quando falamos sobre documentos comprobatórios, notas fiscais e recibos, já imaginamos uma infinidade de papéis e de etapas necessárias para que todos os colaboradores tenham os documentos corretos e em tempo hábil para informar ao fisco.

A tecnologia que está tão presente no dia-a-dia de organizações que buscam seu crescimento, pode ser uma aliada também nesse momento. 

Com softwares de gestão, a entrega dos documentos como notas fiscais e recibos não precisam ser um transtorno – nem para empresa, nem para o colaborador.

Sabendo disso, a Flash Expense tem todas as soluções necessárias para esse e outros momentos da gestão de despesas corporativas.

Sem notas fiscais em papel e horas perdidas com a criação de relatórios sobre os gastos da empresa e dos colaboradores, nossa plataforma completa traz emissão de relatórios em poucos segundos, digitalização de recibos, integração com ERP ou sistema contábil, além de regras personalizadas e alçadas de aprovação automatizadas para facilitar o seu dia a dia. 

Quer saber mais sobre como a Flash Expense pode revolucionar a gestão de despesas na sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita e conheça tudo o que podemos fazer por você.

Flash Expense Help Chat
Enviar via WhatsApp