Controle de reembolso de despesas: como evitar fraudes e automatizar processos

Você sabe por que é importante controlar reembolsos? Para evitar fraudes e otimizar tempo e esforços na sua gestão de despesas corporativas. Se a sua empresa trabalha com reembolsos, alguns problemas como esses já devem ter acontecido: perda de comprovantes, prejuízos com despesas não reembolsáveis, atraso dos pagamentos, entre outros contratempos que poderiam ser evitados com uma gestão mais eficiente.

Diminuir riscos, aumentar a receita e minimizar as despesas é sem dúvida o objetivo de toda empresa. E auxiliar nesses processos é exatamente o propósito do sistema de gestão de reembolso de despesas corporativas Flash Expense.

Neste artigo, compilamos práticas indispensáveis para um controle de reembolso eficaz e mostramos 3 formas de controlar reembolsos corporativos e evitar fraudes. Previna problemas futuros e melhore os processos de reembolsos da sua empresa agora mesmo.

1. Relatório de reembolsos

Diferente do relatório de despesas, o relatório de controle de reembolsos apresenta somente as despesas reembolsáveis, ou seja, as que saíram do bolso do colaborador e precisam ser ressarcidas pela empresa. Isso ocorre, por exemplo, em viagens corporativas, quando o colaborador gasta para desempenhar a função e é reembolsado após aprovação dos comprovantes.

Você sabe como fazer relatórios de reembolso? Algumas informações são cruciais para esse relatório ser completo e eficiente. Tire todas as suas dúvidas sobre o que não pode faltar em um bom relatório de reembolsos corporativos neste conteúdo aprofundado.

A Flash Expense oferece muito mais assertividade para o seu controle de reembolsos através dos relatórios. Com a nossa plataforma é possível evitar erros de digitação, organizar as despesas em categorias e anexar os comprovantes. A padronização e auditoria desses relatórios é extremamente importante para os gestores, auxiliando nas tomadas de decisões financeiras e administrativas da empresa.

2. Software e aplicativo Flash Expense

Nosso sistema de controle de reembolso e despesas foi desenhado para sanar todas as demandas e proporcionar uma gestão otimizada com apoio do nosso aplicativo de controle de reembolsos Flash Expense. A usabilidade, a autonomia e a mobilidade são os maiores destaques, entre outras diversas funcionalidades.

Digitalização dos comprovantes

Os colaboradores não precisam mais aguardar os comprovantes, com o aplicativo da Flash Expense eles podem ser lançados e monitorados em tempo real, evitando perdas e garantindo o controle de fraudes em reembolsos.

Controle de notas fiscais de reembolso

Os recibos e notas fiscais anexados permanecem no histórico de cada funcionário, o que contribui para o controle de reembolso corporativo a longo prazo.

Relatórios em dois cliques

Nosso app para controle de reembolso gera relatórios em dois cliques, tudo para facilitar a vida dos gestores. A funcionalidade dos relatórios ajuda principalmente na apresentação de resultados financeiros aos líderes e diretores.

Mobilidade

Ter o controle de despesas e reembolsos no celular agiliza as solicitações, o suporte técnico e a comunicação entre o setor financeiro e contábil, independente da geografia dos usuários.

Controle de adiantamentos de reembolsos

A gestão do controle de reembolsos e adiantamentos diretamente no app fortalece o compliance. O depósito rápido e seguro estabelece uma relação de confiança e muito mais eficiência entre os colaboradores e a empresa.

Notificações e alertas

O aplicativo de gestão de reembolso corporativo Flash Expense notifica a todos os usuários quais os status das despesas. Facilitando a priorização de ações e evitando atrasos e esquecimentos para ambas as partes. Esses alertas ajudam também na cobrança e prestação de contas, criando responsabilidades aos colaboradores pelos reembolsos.

3. Política de reembolso de despesas

Estabelecer uma política de reembolso clara e funcional traz diversas vantagens para o negócio. Uma delas é a agilidade em todos os processos, desde calcular e contabilizar um reembolso até garantir a satisfação dos colaboradores e melhores resultados financeiros para a empresa.

Para garantir conformidade no controle de reembolsos de despesas, reduzir gastos e evitar fraudes, é necessário seguir as diretrizes da política de reembolso de despesas. Ela dispõe de todas as informações e regras para tornar a rotina de gestão mais assertiva.

Como um sistema de reembolso ajuda a evitar fraudes?

Quando um colaborador viaja a trabalho, as despesas feitas durante o exercício das atividades e pagas por conta própria precisam ser reembolsadas. Nessa situação, podemos aplicar todas as práticas que citamos anteriormente.

O exemplo mais recorrente para entender como controlar reembolsos é em relação ao relatório de despesas de viagens.

O controle de despesas de viagem e reembolso de funcionários entrará no relatório de reembolsos após todas as solicitações e aprovações serem feitas pelo aplicativo e gerenciadas através do software de gestão de reembolsos e despesas corporativas.

Lembrando que a prevenção de fraudes ocorre quando todos esses processos funcionam de forma automatizada e eficiente.

Por que contratar a Flash Expense?

Contar com a Flash Expense como a sua plataforma de controle de reembolsos de despesas pode ajudar o seu negócio a conquistar os seus objetivos mais rapidamente. Para ainda mais assertividade, inclua nosso cartão corporativo e desfrute dos benefícios de gerenciar os reembolsos de despesas da sua empresa em um só lugar.

Após implementar a plataforma Flash Expense ao seu sistema de gerenciamento, você notará um aumento na receita e muito menos dor de cabeça em relação ao controle de reembolsos de despesas.

Diga adeus as planilhas manuais, a métodos de reembolsos complicados e a desordem das despesas corporativas. Venha para a Flash Expense!