Como contabilizar a ajuda de custo?

Um dos fatores mais importantes para o bom funcionamento operacional de uma empresa, é saber levantar informações e avaliar os gastos relacionados às atividades desempenhadas pelo colaborador. Nesse cenário, a ajuda de custo tem um papel muito importante. Porém, para evitar falhas e problemas no financeiro, o gestor precisa estar atento às particularidades que envolvem desde a concessão até a maneira sobre como é contabilizada. 

Nos próximos parágrafos, vamos entender os principais pontos relativos à ajuda de custo, dentre eles, como contabilizar e as dificuldades envolvendo a prática. Continue a leitura e fique por dentro desse tema.

Composição da ajuda de custo

De forma direta, a ajuda de custo é um valor, muitas vezes determinado pela empresa, direcionado ao colaborador, sendo pago apenas uma vez ou de forma eventual com o objetivo de cobrir despesas específicas, como o deslocamento para trabalho, acompanhamento de clientes, despesas de transferência e com eventos profissionais, por exemplo. 

Importante: a ajuda de custo não pode ser considerada como um benefício ou ganho para o empregado, especialmente porque agrega um caráter indenizatório. Além disso, não deve ser tida como diária de viagem, pois é algo concedido de maneira eventual — na realidade, essa é a principal diferença entre essas duas práticas muito usadas por várias empresas.

Quando a ajuda de custo é oferecida

Há duas situações distintas que dispõe sobre as aplicações desse valor.

O primeiro caso, é quando o trabalhador precisa realizar algum compromisso de trabalho eventual. Ou seja, o objetivo é reembolsar o funcionário de despesas que ele teve com deslocamento e que não estavam previstas em seu contrato de trabalho. 

A segunda situação, é o caso de o colaborador ser transferido para uma unidade da empresa em outra cidade, funcionando aqui como uma espécie de suporte durante essa transição.

Um fator importante de saber sobre a ajuda de custo, é que não pode fazer parte da remuneração do funcionário. De acordo com o artigo 457 da CLT, ela não deve constar nos cálculos da folha de pagamento, tais como outras obrigações. 

Sendo assim, podemos sintetizar os requisitos básicos e regras para a ajuda de custos nos seguintes pontos: 

·         concedido nos casos de transferência de local de trabalho;

·         em viagens esporádicas;

·         é preciso fazer a comprovação dos valores gastos com a viagem ou mudança;

·         não pode ser adicionada como parte do salário, não importando o valor que foi gasto;

·         além da viagem, pode ser aplicada em despesas com alimentação, serviços essenciais, aluguel de moradia e transporte da mudança.

Como contabilizar a ajuda de custo

Para qualquer empresa, a gestão contábil tem um papel extremamente importante. Afinal, ela serve como base para que o negócio se mantenha em perfeito funcionamento. 

De fato, não existe uma regra expressa sobre como a contabilidade da ajuda de custos deve ser feita. Cada empreendimento tem uma maneira de atuar e processos distintos. Além disso, tudo depende do acordo que foi estabelecido com o funcionário.

Entretanto, uma das maneiras mais práticas fazer isso, é manter a chamada contabilidade de custos, onde os valores serão registrados na conta de ativo. Em outras palavras, quando o funcionário arca com a despesa com o dinheiro de seu próprio bolso e, posteriormente, é reembolsado pela empresa.  

Nesse modelo em que temos um valor que será pago em determinado momento (reembolsado) ao profissional pode parecer algo simples, mas é preciso atenção! 

Não fazer um bom acompanhamento dos registros é um dos maiores erros que induzem o gestor a não contabilizar corretamente a ajuda de custo, ficando mais vulnerável a problemas envolvendo os valores que deverão ser reembolsados.

É por isso que existe a real necessidade de o setor financeiro detalhar cada etapa da movimentação de forma organizada e transparente. Algumas ferramentas que podem ser úteis para a análise e organização da ajuda de custos e outras despesas são: 

  • planilhas eletrônicas — adaptadas para a realidade/necessidade da empresa;
  • Software de gestão financeira;

O que mais é preciso saber? 

Algumas empresas dispensam os comprovantes dos gastos do colaborador. Isso não é recomendado, uma vez que pode interferir nos registros que citamos anteriormente. 

Além disso, quando é exigida a comprovação dos gastos, o setor financeiro da empresa consegue prever uma média para eventuais situações futuras. Outra opção que, de acordo com a configuração das atividades, pode ajudar bastante a agilizar o processo de verificação e registro da ajuda de custo, é a própria empresa estabelecer um valor fixo para ajudar o funcionário nas viagens ou mudança de cidade.

Esse último ponto é muito prático, porém, é necessário ter bom senso. Por exemplo, se o ideal seria o colaborador ter uma ajuda de R$3.000,00 e a empresa oferece R$800,00 é inviável. Via de regra, vale aplicar a transparência com base em informações verificadas para evitar problemas para ambos os lados.

Vantagens de contabilizar a ajuda de custo

A gestão de custos é um pilar fundamental para determinar o sucesso ou fracasso da empresa. Por isso, seja micro ou grande, é essencial mensurar e avaliar os dados de forma frequente. 

Algumas vantagens de todo esse cuidado são:

·         ter informações sólidas para comparações, melhorias, análises e redução de gastos;

·         ampliar o conhecimento sobre a situação financeira da empresa;

·         permitir um maior controle sobre as operações;

·         garantir que a evolução contábil seja permanente no negócio.

Problemas da ajuda de custo

Anteriormente, apontamos que algumas empresas dispensam a comprovação expressa por parte do funcionário ou não mantém um registro claro. Vamos entender porque isso é um grande problema. 

Quando o colaborador não apresenta cupom fiscal, seus colegas de trabalho podem se sentir incentivados a seguir pelo mesmo caminho. Isso pode ser uma abertura para fraudes e inconsistências na contabilidade. Veja alguns exemplos: 

·         a empresa pode reembolsar itens que não são parte do trabalho ou permitidos, a exemplo do consumo de bebidas alcoólicas;

·         pode haver reembolsos para gastos que nunca foram feitos configurando ganho indevido;

·         problemas legais, a exemplo das empresas de Lucro Real que não teriam um documento para justificar a saída do dinheiro do caixa em uma eventual solicitação pela Receita Federal. 

Por fim, procure entender as particularidades de sua empresa e como ela deve funcionar. A partir disso, será possível montar um planejamento que envolva não somente a ajuda de custos para o colaborador, mas toda uma política sólida e transparente de reembolso. 

Quer saber mais sobre o funcionamento contábil de sua empresa? Confira nosso artigo explicativo sobre as diferenças entre custos e despesas.