Carta de solicitação para reembolsos: o que é e como fazer na empresa?

colaborador descrevendo carta de solicitação de reembolso na empresa

O reembolso de despesas dentro de uma empresa precisa ser minucioso para evitar erros e fraudes, mas também não pode ser tão burocrático a ponto de aborrecer o ressarcido. Por isso, padronizar o processo é o primeiro passo para que tanto gestores quanto colaboradores otimizem o tempo sem criar riscos.

A carta de reembolso permite que todas as solicitações sejam feitas de maneira padronizada, contendo dados indispensáveis para que o ressarcimento seja feito corretamente. Além disso, ainda facilita a construção de relatórios para análises.

Uma carta de solicitação de reembolsos precisa conter todas as informações necessárias para que os gestores possam conferir e, posteriormente, realizar a restituição ao funcionário.

É bom lembrar que esta carta é uma forma de comunicação entre pessoas que estão em posições de hierarquia diferentes. Enquanto uma apresenta um problema ou pede por um auxílio, o outro está no papel de solucionador. Dessa forma, a linguagem precisa ser formal e respeitosa.

A carta é um dos documentos utilizados para o reembolso de despesas corporativas, mas não o único. Contar com um modelo de relatório de despesas de viagem também pode te ajudar a organizar os processos e assegurar uma gestão mais eficiente. Confira abaixo nosso modelo gratuito e baixe-o agora mesmo gratuitamente.

modelo de relatório de despesas de viagem

Como fazer uma carta de solicitação de reembolso?

A estrutura usada em uma carta de reembolso de despesas pelo dinheiro usado por funcionários deve ser clara e objetiva. Não há espaço para desenvolver muito os porquês do pedido, apesar de ser necessária a argumentação.

Sendo assim, ela tem por finalidade estabelecer a comunicação e explicitar o termo de ressarcimento. Como este tipo de pedido ainda é uma carta, é preciso ter as informações comuns a todas as cartas.

A marcação do local e tempo, identificação do destinatário e remetente e vocativo são necessários. Além disso, é preciso a solicitação e justificativa, agradecimento, assinatura e despedida

No geral, para fazer uma carta de reembolso é preciso descrever as seguintes informações:

  • local e data; 
  • identificação do destinatário e pronome de tratamento;
  • vocativo, chamando e iniciando a mensagem;
  • solicitação e justificativa;
  • despedida;
  • assinatura;
  • nome do remetente.

Modelo de carta para pedido de reembolso

Lembre que este documento exige um trato mais formal e respeitoso, respeitando a sobriedade que existe no contexto de trabalho. Confira o modelo abaixo:

_________, _____ de _________________ de _______.

Ao/À  ________________ (pronome de tratamento adequado. Ex: gestor(a), superior, dirigente, etc) _________________(nome da pessoa)

Eu, ____________________________________(nome completo), _________________(nacionalidade), ________________(estado civil), _____________(profissão), inscrito no CPF sob o nº________________e RG sob o nº ________________, residente no endereço ___________________________, na qualidade de ____________________(cargo), me apresento, por meio desta carta, para solicitar reembolso no valor de R$___________, _________________________(número em extenso), gastos com alimentação, hospedagem e transporte, em viagem à ______________ entre __/__/__ e __/__/__, com o objetivo de _______________, conforme descrito e comprovado abaixo por meio da documentação exigida.

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(breve descrição da viagem e gastos acompanhado dos comprovantes)

Aguardo paciente uma resposta referente à solicitação.

                                              (assinatura)

                  _________________________________________

                                          (nome completo)

  ________________________________________________________

Como a tecnologia substitui processos manuais de reembolso de despesas?

Criar relatórios e buscar por dados de histórico de despesas corporativas é um processo burocrático e que demanda tempo. No entanto, a tecnologia já otimiza diversas atividades envolvendo o reembolso de despesas.

Com a ExpenseOn, é possível automatizar todo o procedimento desde a digitalização de notas fiscais até o o fluxo de aprovação, passando pela implementação da política de reembolsos e muito mais.

Ainda não conta com uma política interna para o ressarcimento de despesas? Baixe agora nosso modelo personalizável e implemente-o já.

Modelo Política de Reembolso

Os processos manuais geram perda de dinheiro e representam muitas horas de trabalho, segurando especialistas em atividades menos importantes. Por isso, é fundamental pensar em formas de organizar o reembolso de despesas de forma mais eficaz.

Com a nossa ferramenta de digitalização de despesas, você evita a perda desses documentos, enquanto o gestor pode checar tudo em tempo real assim que o upload é feito.

As notas, cupons e recibos podem ser subidos em qualquer lugar a qualquer momento, o que te garante maior agilidade no processo. Além disso, você também consegue:

  • mais segurança na validação dos comprovantes;
  • mais agilidade no fluxo de aprovações;
  • fortalecimento do compliance financeiro.

Quer saber mais sobre como podemos ajudar a revolucionar a gestão de despesas corporativas na sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita e descubra todos os benefícios que a ExpenseOn pode trazer a você.

O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".
ExpenseOn Help Chat
Enviar via WhatsApp