Agilize a solicitação de reembolso com a ExpenseOn

Solicitação de reembolso

Muitas coisas para fazer em um espaço de tempo relativamente curto. Assim pode ser resumida a realidade dos processos de solicitação de reembolso de despesas em boa parte das empresas. A grande questão é que quando existe qualquer falha, por menor que seja, ela pode ocultar custos adicionais de um gerenciamento pouco eficaz que, no fim das contas, representam gastos significativos.

Além disso, um fluxo de aprovação com pouca eficiência abre espaço para atritos internos, por exemplo, aqueles que surgem quando a aprovação do reembolso atrasa, quando os funcionários perdem os comprovantes ou ainda, quando a política é excedida.

Gerenciar os gastos dos funcionários pode ser uma dor de cabeça em muitos casos. Felizmente, soluções práticas para agilizar a solicitação de reembolso existem e o sistema ExpenseOn de gestão de despesas corporativas é uma excelente ferramenta para esse fim.

Quer saber como a plataforma ExpenseOn pode agilizar o processo de reembolso em sua empresa? Continue a leitura e fique por dentro!

ExpenseOn na solicitação de reembolso

Ao usar um sistema de gestão de reembolso especialmente desenvolvido para esse fim, a empresa consegue obter uma série de vantagens que envolvem a redução das formalidades, menos burocracia, melhor produtividade e, claro, permite que a equipe possa se concentrar em outras tarefas mais complexas e que contribuam para aumentar a solidez e agregar valor à empresa.

Na prática, a plataforma ExpenseOn atua a partir de pontos-chave para agilizar as etapas de solicitação de reembolso:

Armazenamento na nuvem

O aplicativo de gerenciamento de reembolso de despesas da ExpenseOn permite a captura do recibo que é enviado diretamente para um painel online. Essa solução sofisticada reduz as etapas exigidas pelos fluxos tradicionais de prestação de contas, assim como as intervenções manuais.

Comercialmente, o armazenamento em nuvem é um recurso fundamental para as empresas que querem ir além da otimização de processos, pois aumenta segurança e reduz as chances de erros.

Base para a tomada de decisões

Se o gestor pretende aumentar a agilidade da solicitação de reembolso de sua empresa ele precisará tomar decisões bem baseadas. Na realidade, definir planejamentos em qualquer área do negócio sem analisar e considerar os dados é o mesmo que abrir caminho para as falhas.

A plataforma ExpenseOn não somente ajuda a economizar tempo, mas também é uma ferramenta essencial na coleta e análise de dados com muito mais rapidez. Quanto mais dados de qualidade o gestor tiver, maiores são suas chances de tomar decisões mais ágeis e melhores, que o ajudarão a economizar um bom dinheiro para sua empresa.

Limitando as falhas

Como mencionamos antes, com as funcionalidades da ExpenseOn é possível ampliar os níveis de segurança. Como resultado direto, menos falhas  serão cometidas. É preciso lembrar que a ineficiência pode custar caro para a empresa, especialmente por camuflar gastos significativos que vão aumentando conforme o tempo passa e nada é feito.

Redução de custos operacionais

Um dos fatores mais relevantes que contribuem para agilizar as etapas de solicitação de reembolso diz respeito aos custos operacionais. Em um primeiro momento, pode parecer que estamos falando sobre coisas distintas, entretanto, não é bem assim.

Com o sistema de gestão oferecido pela ExpenseOn os fluxos de trabalho são automatizados permitindo que a empresa identifique processos falhos e redundantes, assim como aqueles desnecessários.

Além disso, a ExpenseOn oferece recursos de monitoramento de maneira que o gestor e a equipe financeira consigam identificar quaisquer que sejam os gargalos existentes que impedem que a solicitação de reembolso seja ágil, consumindo tempo e dinheiro.

Associando esse ponto a todas as possibilidades de análises e criação de relatórios fica fácil entender como a empresa pode reduzir os custos operacionais enquanto aumenta a agilidade da verificação e aprovação dos reembolsos.

Eliminação de papelada e trabalho manual

Com um sistema de gestão automatizado para cuidar das solicitações de reembolso, torna-se desnecessário manter registros em papel ou ter que gastar muito tempo na criação, edição e lançamento de dados em planilhas.

O aplicativo e a plataforma ExpenseOn permitem que tanto funcionários quanto o gestor possam fazer um controle e o registro de despesas com muito mais eficiência. E como era de se esperar, esses fatores tornam a verificação e aprovação dos relatórios e solicitações de reembolso muito mais fluidas, uma vez que há menos etapas.

Lembrando que, ao eliminar a papelada a empresa ganha o público adepto de iniciativas que valorizam ações sustentáveis e ainda economiza um bom dinheiro. Afinal, tudo pode ser feito por capturas via smartphones e sistema online.

Agilidade na aprovação

Ao integrar as soluções de automatização da plataforma ExpenseOn na empresa, o gerenciamento de despesas pode passar por um intenso processo de aceleração, tornando a aprovação e avaliação do reembolso operações muito mais rápidas em relação aos procedimentos tradicionais.

O sistema de gestão da ExpenseOn dispensa as etapas manuais, evita revisões incompletas e, isso, sem contar que as tarefas e documentos não precisam ser movidas de um aprovador para outro, o que apenas contribui para que atrasos ocorram.

Imagine o trabalho e as complicações geradas pela volta de um grupo de funcionários que estava em uma viagem corporativa: a pilha de envelopes com recibos, os dados incompletos, a falta de documentos e tantos outros problemas, incluindo fraudes, que podem prejudicar a empresa que ainda não faz uso de um sistema de gestão de reembolso de despesas, complicado não é mesmo?

Poder usar um sistema com armazenamento em nuvem, com suporte para smartphones e computadores, além de um aplicativo próprio é a melhor maneira de fugir de todos os problemas apontados anteriormente. Afinal, basta apenas que as informações sejam verificadas junto as políticas de reembolso da empresa, as aprovações sejam feitas, o gerente financeiro revise e reembolse as despesas dos funcionários — tudo isso com extrema facilidade.

A plataforma ExpenseOn oferece um sistema robusto para a gestão de despesas corporativas permitindo o envio de formulários, recibos, faturas e documentos de forma intuitiva, simples e com uma agilidade excelente na solicitação de reembolso. Além disso, ainda há o app para smartphones que facilita todo o processo de envio e digitalização de recibos, assim como a verificação e a geração de relatórios, tudo isso com apenas poucos toques.Gostou de saber como a ExpenseOn pode aumentar a eficiência do reembolso de despesas de sua empresa? Aproveite para fazer um teste grátis e conhecer todas as funcionalidades oferecidas. Basta clicar aqui e fazer o seu cadastro!