O que é adiantamento de despesas e como contabilizar?

calculo de adiantamento de despesas expenseon

Nas empresas, é muito comum o deslocamento de funcionários para visitar clientes, fechar negócios e fazer um bom networking. Por isso, a prática do adiantamento de despesas surge como solução para um controle de reembolsos organizado.

Toda vez que um colaborador precisa realizar alguma atividade externa, é essencial definir se o valor será adiantado ou ressarcido posteriormente.

Principalmente em companhias que dependem de viagens corporativas, a prestação de contas dos funcionários é de enorme importância para uma boa gestão financeira.

Isso porque o funcionário deve sempre informar ao gestor o que foi gasto, como e quanto, durante o compromisso corporativo externo. Isso ajuda a evitar mal entendidos e fortalece a política de compliance da organização.

Para o gestor do financeiro, isso traz transparência para entender melhor essas despesas e encontrar oportunidades para reduzir gastos desnecessários.

Ou seja, saber o que é o adiantamento de despesas e como contabilizar se torna uma tarefa importante para tornar o negócio mais rentável como um todo.

O que é adiantamento de despesas

Assim como o nome já diz, o adiantamento de despesas é a prática de pagar antecipadamente os gastos ao funcionário.

Ou seja, em vez de o colaborador gastar, guardar o recibo e depois ser reembolsado, ele recebe o pagamento antes de ir ao compromisso externo.

Detalhamos um exemplo prático abaixo.

Exemplo de adiantamento de despesas

Imagine que um funcionário tenha uma viagem corporativa de três dias agendada. Nesse período, ele vai gastar com hospedagem, alimentação e deslocamento.

Com o adiantamento de despesas, o gestor vai calcular os gastos antes que o colaborador viaje e fornecer o valor de forma antecipada. Assim, ele não precisará gastar do próprio bolso.

Mesmo assim, é fundamental que o viajante guarde as notas fiscais para comprovar o que foi gasto durante o período para prestar contas com a organização quando retornar ao escritório.

Essa é uma prática eficiente para evitar despesas desnecessárias ou maiores do que as planejadas pelo financeiro. É claro que podem haver gastos extras em algumas situações. Por isso, voltar com os recibos é muito importante.

Outra alternativa é digitalizar notas fiscais, o que facilita tanto para o colaborador quanto para o gestor que controlará a prestação de contas ao fim da viagem. Os clientes ExpenseOn contam com essa funcionalidade nativa no aplicativo para smartphones.

Como contabilizar o adiantamento de despesas?

Por se tratar de um gasto que não está diretamente ligado à operação, o adiantamento se enquadra como uma despesa administrativa e deve ser contabilizada como tal.

Assim, a equipe financeira consegue se organizar e entender para onde o dinheiro foi em meio a outros pagamentos. Para isso, porém, você vai precisar criar um processo interno para contabilizar o adiantamento de despesas.

Abaixo, vamos listar um passo a passo simples para te ajudar a desenvolver um processo eficiente e vantajoso para todos dentro da organização.

Entenda como funciona o Regime do Adiantamento

A lei brasileira obriga a corporação a cobrir todos os custos relacionados diretamente ao trabalho do durante a viagem. Há também o Regime de Adiantamento, também chamado de Lei do Adiantamento, que mostra o regime correto para lidar com essa prática.

Nela, podemos destacar que a definição “consiste na entrega de numerário ao servidor, sempre procedido de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar o processamento normal”.

Ou seja, em vez do reembolso de despesas, tudo o que for planejado como gasto precisa ser antecipado ao colaborador.

Conhecer a legislação é o primeiro passo antes de começar a aplicar qualquer tipo de movimento operacional dentro da empresa.

Defina o que são despesa reembolsáveis na sua empresa

É importantíssimo entender quais os gastos a companhia deve contabilizar como uma despesa do funcionário durante um compromisso externo.

Podemos incluir, aqui, de modo geral:

  • hospedagem;
  • alimentação;
  • custos com transporte – sejam passagens aéreas e táxis ou a gasolina e os pedágios caso o funcionário use carro próprio;
  • credenciamentos em eventos;
  • entre outros.

Definir o que pode e o que não pode ser ressarcido ou adiantado também faz parte de uma política de viagens e reembolsos sólida, extremamente necessária para as empresas.

ebook Politica de Reembolso ExpenseOn

Crie um formulário de adiantamento de despesas

É muito difícil calcular exatamente todos os custos que o funcionário terá durante o compromisso externo. Por isso, geralmente, contam com um formulário de adiantamento de despesas.

Ele deve ser preenchido pelo colaborador com o intuito de descrever todos os gastos previstos enquanto estiver fora, justificando cada um.

Assim, a empresa consegue estipular um valor base, realizando o depósito em conta ou liberação do dinheiro em espécie.

O formulário permite que a companhia tenha conhecimento sobre os gastos previamente.

Ao mesmo tempo, permite que o funcionário mostre justificativas para o uso do ativo, evitando possíveis conflitos com o setor financeiro.

Facilite a visualização das diretrizes para todos os colaboradores

Não adianta propor um novo método sem que os funcionários saibam dessas mudanças.

A divulgação da política e suas diretrizes é de extrema importância para que todos estejam cientes das práticas.

Monte documentos e comunicações didáticas para que os colaboradores entendam a política de adiantamento de despesas e tire dúvidas, caso surjam.

Determine como será a prestação de contas

Mesmo com o adiantamento das despesas, o funcionário ainda deve fazer a prestação de contas de forma oficial ao setor financeiro.

Para melhor controle das finanças, o gestor deve exigir a comprovação dos gastos. Isso pode ser feito com as notas fiscais recebidas.

Essa comprovação também será necessária para entender se o adiantamento foi totalmente utilizado, se faltou ou sobrou.

Nos últimos dois casos, a empresa deve exigir o estorno do valor não utilizado ou, então, o depósito do gasto extra.

Melhorando o processo de adiantamento com a ExpenseOn

O adiantamento de despesas não precisa ser complexo. Por isso, a nossa solução de reembolso de despesas corporativas também oferece a funcionalidade de pedidos de adiantamento e facilitam o controle pelo gestor.

Tudo fica mais simples dentro da plataforma, que centraliza todas as informações necessárias, da solicitação à prestação de contas.

Quer saber como funciona? Solicite uma demonstração grátis e saiba como a ExpenseOn vai transformar a maneira com a qual o financeiro cuida dos reembolsos corporativos.

Demo expense on
Inscreva-se
Notify of
guest
0 Comentários
Inline Feedbacks
Veja todos os comentários