Passo a passo para calcular o reembolso de quilometragem de forma eficiente

O reembolso de quilometragem (KM) para funcionários é uma maneira de compensar os custos de um deslocamento relacionado ao trabalho. Engana-se, porém, quem pensa que esse ressarcimento é calculado apenas com base no gasto de combustível para uma viagem. Fatores como pedágio, estacionamento, depreciação do veículo, entre outros, também devem ser considerados.

Com o fim da pandemia e a retomada das viagens corporativas, o número de pedidos por reembolsos de quilometragem tem aumentado. Logo, o tema também volta a ganhar protagonismo na rotina do departamento financeiro das empresas.

Algumas dúvidas sobre como pagar KM para funcionários e o valor do quilômetro rodado são apenas algumas das mais comuns. Por isso, compreender corretamente como deve ser feito o cálculo de reembolso de quilometragem é fundamental para garantir transparência na relação com o colaborador viajante e evitar problemas.

Se sua empresa ainda não conta com uma política de quilometragem que apresente diretrizes relacionadas a esses questionamentos, você está no lugar certo.

Ao longo deste conteúdo, detalhamos como calcular o reembolso de KM para os funcionários de forma rápida e eficiente. Tire todas as suas dúvidas a seguir e aproveite para baixar nossa planilha calculadora de reembolso por quilometragem gratuita.

Como calcular o reembolso de KM para funcionários em 2023?

Diferentemente do que muitos trabalhadores imaginam, o reembolso de despesas de quilometragem não é tão simples quanto parece. Os gastos relacionados a um deslocamento não se resumem apenas ao cálculo de combustível.

Mesmo assim, para estabelecer um processo correto é preciso definir um valor de quilometragem para reembolso. Isso significa que a empresa deve ter uma visão mais ampla desses custos, determinar o que é e o que não é reembolsável para, enfim, apontar a quantia a ser ressarcida.

Abaixo, listamos um passo a passo para te ajudar no processo de reembolso de quilometragem.

1. Defina o que é reembolsável;
2. Liste todos os valores envolvidos;
3. Calcule o valor do reembolso por KM rodado;
4. Reembolse o colaborador.

1. Defina o que é reembolsável

É essencial que a empresa tenha uma política de reembolso que define o que pode ser ressarcido e o que não pode. Abaixo, colocamos algumas despesas que, normalmente, são reembolsadas:

• combustível;
• seguro;
• taxas e impostos;
• limpeza;
• pedágio – variável de acordo com os percursos feitos;
• revisões e manutenção; e
• depreciação do veículo.

Com a determinação – e a comunicação efetiva ao colaborador – de tudo o que pode ser reembolsado, o cálculo de quilometragem para reembolso fica mais fácil.

Dessa forma, aqueles que trabalham com veículo próprio precisam estar amparados e sendo restituídos pelo valor pago por despesas de viagem corporativa da forma certa. Caso contrário, calcular o reembolso de quilometragem de uma viagem será a menor das dores de cabeça.

O reembolso de quilometragem não está previsto na legislação trabalhista do Brasil. Porém, o Art. 2º da CLT esclarece que é ilegal transferir os custos das atividades da empresa para os funcionários.

A transgressão dessa lei pode levar a organização a ter que pagar indenizações a seus funcionários. Logo, a empresa precisa saber como realizar o cálculo correto para não gerar insatisfação e mitigar riscos trabalhistas.

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2. Liste todos os valores envolvidos

Depois de ter definido tudo aquilo que será reembolsável, chegou a hora de listar todas as despesas potenciais. Porém, nesta etapa não basta apenas fazer o cálculo de consumo pelo preço do litro de combustível.

Um colaborador que trabalha com o carro próprio deve considerar despesas que vão além da rotina de negócios com o veículo. Para facilitar, considere o seguinte exemplo:

• veículo 1.0 com consumo de combustível de 10 KM/litro;
• total de 24 mil KM rodados por ano a trabalho;
• seguro do carro no valor de R$1.500,00 por ano;
• taxas de licenciamento do DETRAN de R$900,00 anuais;
• valor da gasolina de R$5,59 por litro (janeiro de 2023);
• 24 limpezas por R$1.200,00 (duas lavagens por mês a R$50,00 cada);
• valor aproximado de gastos com pedágio de R$1.200,00.

3. Calcule o valor do reembolso de KM para o funcionário

Uma das dúvidas mais frequentes sobre o tema é: como calcular quilometragem para reembolso? Com base nas informações do exemplo citado acima, o primeiro passo é determinar o custo por quilômetro para o combustível.

Usando o valor da gasolina de R$5,59 por litro – conforme dados da ANP –, podemos calcular o custo por KM de gasolina dividindo o custo do litro pelo consumo do veículo em KM/litro.

Portanto, R$5,59/10 = R$0,56 é o custo por quilômetro apenas para o combustível.

Para calcular o custo total por quilômetro, precisamos incluir todos os gastos relacionados ao uso do veículo para fins de trabalho. Para nosso exemplo, os gastos são: seguro do carro (R$1.500,00/ano); taxas de licenciamento do DETRAN (R$900,00/ano); limpezas (R$1.200,00/ano); pedágios (R$1.200,00/ano).

Ao somar todos esses gastos, temos:

• R$1.500,00 + R$900,00 + R$1.200,00 + R$1.200,00 = R$4.800,00.

Esse é o total de custos anuais além do combustível. Dividimos esse valor pelo total de quilômetros rodados a trabalho em um ano para encontrar o custo por KM para esses gastos. Então:

• R$4.800,00/24.000 KM = R$0,20/KM.

Por fim, somamos o custo por KM do combustível e o custo por KM das outras despesas para obter o custo total por quilômetro. Sendo assim:

• R$0,56/KM + R$0,20/KM = R$0,76/KM.

Logo, R$0,76 é o valor do reembolso de KM para o funcionário a ser reembolsável neste exemplo.

É importante frisar que o valor total deve ser correspondente apenas aos trajetos do veículo durante os deslocamentos a trabalho. A empresa pode utilizar o relatório de quilometragem como recurso para garantir que não haja desperdício de combustível com outros itinerários.

Passo 4: reembolse os funcionários corretamente

Fazer todos esses cálculos manualmente a cada deslocamento de um colaborador já é uma tarefa complexa. A dificuldade aumenta quando há diversos funcionários que utilizam o veículo próprio para o trabalho, e a vida do financeiro torna-se um verdadeiro martírio com tantas informações diferentes.

Quando a frota ou número de viajantes é grande, os gestores ficam imersos nessas tarefas durante horas, senão dias. Isso, porém, não é uma realidade para os clientes Flash Expense.

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Com a definição de uma taxa fixa para o reembolso conforme o viajante e o monitoramento por GPS, o cálculo é automático. Assim, os gestores se concentram em tarefas mais complexas e menos repetitivas. O dia a dia do financeiro é facilitado e o ganho de eficiência é impactante. Além disso, os colaboradores também passam a se sentir mais seguros com uma plataforma que entrega transparência e praticidade para ambos os lados.

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FAQ: as dúvidas mais frequentes sobre reembolso de quilometragem

Se você chegou até aqui, já sabe como calcular o ressarcimento de KM para os colaboradores. Mas ainda é possível que haja dúvidas sobre os aspectos relacionados ao processo de reembolso. Por isso, preparamos uma lista com as principais perguntas e respostas sobre o tema.

Como pagar KM para funcionário e fazer reembolso de combustível?

O reembolso de quilometragem deve ser pago de acordo com a soma dos gastos relacionados aos trajetos percorridos a trabalho. Então, se o colaborador viajou 24 mil quilômetros no ano e o valor definido para o KM for de R$0,76, o total do reembolso será de R$18.240,00 no período após a comprovação das despesas.

Além dessa modalidade, a empresa também pode usar recursos como a antecipação de despesas ou o vale combustível para reembolsar o KM para o colaborador.

Quanto a empresa tem que pagar por KM rodado em 2023?

Não há um valor médio definido para o reembolso por quilômetro rodado. Isso porque há variações no preço da gasolina e também disparidade nos gastos referentes ao consumo de cada veículo. O importante é fazer o cálculo de acordo com a realidade disposta à empresa e ao funcionário.

Como fazer a conta de quilometragem?

Basta definir a distância entre o ponto de partida e o destino em quilômetros e dividir pela quantidade de litros necessários para percorrê-la. Assim, KM percorridos / litros para completar a viagem = quilometragem por litro.

Descubra como fazer o cálculo de combustível em nosso conteúdo exclusivo sobre o tema e nunca mais erre ao contabilizar o reembolso de KM para funcionários na sua empresa.