Confira 7 vantagens do cartão corporativo para empresas

Quando se trata de otimizar a gestão de despesas e de reembolsos em uma empresa, as vantagens do cartão corporativo são inúmeras. Trata-se de uma ferramenta capaz de entregar agilidade e controle, otimizar processos e facilitar a rotina, tanto de gestores quanto de colaboradores.

Isso acontece porque, conforme uma organização cresce, as tarefas relacionadas à gestão financeira se tornam mais complexas. Gerir gastos de 20 colaboradores não é tão desafiador como gerir as despesas de 100 pessoas. Mesmo assim, o controle desses recursos pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça quando feito de forma totalmente manual.

Diante desse desafio, o cartão empresarial surge como um facilitador. Conta com opções de crédito e débito, reúne as despesas em um único local para consultas e agiliza diversos processos financeiros.

Ao longo deste conteúdo, vamos apresentar os principais benefícios da utilização de cartões corporativos para empresas, independentemente de seu porte. Acompanhe a leitura e descubra conosco.

Quais são as vantagens do cartão corporativo?

O uso do cartão corporativo, seja pré-pago ou pós-pago, tem vantagens que são comuns a ambos. Esses benefícios impactam diretamente a gestão financeira ao trazer inovação e agilidade para a rotina. De forma geral, as vantagens do uso dos cartões empresariais são:

1. Centralização de despesas

Com os cartões corporativos, as empresas têm todos os gastos referentes às despesas corporativas em um único lugar. O gestor financeiro pode, em poucos cliques, checar as faturas de todos os colaboradores.

Assim, o acompanhamento, fiscalização e atualização da política de uso da ferramenta é facilitada e está sempre acontecendo.

2. Mais segurança contábil e financeira

Reduzir riscos financeiros é um fator fundamental para qualquer negócio. Por isso, assim como acontece no reembolso de despesas, a auditoria dos cartões também se faz necessária.

Entretanto, diferente do primeiro, que é preciso checar diversas notas e diversas planilhas, o segundo olha para faturas, extratos e relatórios mais rápidos. Visto que todas as despesas dos colaboradores estão em um único lugar, a checagem de irregularidades torna-se muito mais fácil.

Além disso, uma boa política de uso do cartão faz com que conte com ainda mais segurança e evite problemas envolvendo quaisquer tipos de fraude na conta da empresa.

3. Melhor prestação de contas

Diferentemente do reembolso, que exige a apresentação de todos os recibos e notas fiscais, em um processo mais demorado, o cartão é totalmente prático. Não é necessário esperar semanas para uma restituição. O colaborador apenas usa o saldo e justifica os gastos com os comprovantes de despesas.

4. Separação das despesas pessoais e da empresa

Fazer o ressarcimento de despesas pode levar a grandes confusões para empresa e para o funcionário. A mistura entre contas pessoais e empresariais pode prejudicar a verificação do fluxo de caixa e a saúde financeira de uma organização.

Além disso, as empresas que não têm essa separação clara podem ter dificuldades para declarar o imposto de renda, prejudicando os colaboradores, inclusive. Mas, ensinar aos colaboradores como fazer essa declaração é demorado, já que são muitos detalhes.

Para evitar isso baixe nosso FAQ sobre as principais dúvidas sobre a Declaração de IR com reembolso corporativo, economize tempo e preze pelo Duty of Care.

5. Facilidade para a rotina de todos os envolvidos

Com um cartão corporativo, o dia a dia fica muito mais prático e rápido. Os colaboradores têm menos preocupação, já que o reembolso não vai demandar longos períodos, enquanto o gestor vê a diminuição das burocracias. Para todos, a rotina se torna mais ágil.

6. Redução de fraudes

Com esse recurso corporativo, as organizações conseguem diminuir as irregularidades e desperdícios voluntários. Além disso, o cruzamento de informações entre as notas fiscais digitalizadas e os extratos permite diminuir reembolsos por gastos inexistentes.

7. Melhor planejamento financeiro

A checagem e projeção de gastos futuros se torna mais fácil com os cartões empresariais. Além disso, economiza-se tempo, já que não é preciso construir relatórios à mão e a checagem dos gastos pode ser feita em poucos cliques.

As vantagens com os diferentes tipos de cartões para empresas

Seja para viagens corporativas ou para a rotina empresarial, o cartão pode aparecer de duas formas: crédito ou débito. Cada uma se encaixa melhor conforme a realidade e as regras internas da companhia.

Assim como os cartões de pessoa física – de débito ou crédito –, substituem o dinheiro para a realização de compras. No caso de empresas que contam com colaboradores se deslocando frequentemente, participando de reuniões externas ou até viajando a trabalho, entre outras atribuições, se mostra a solução ideal para facilitar os processos.

Todos os cartões são unificados sob a conta principal, pertencente à companhia. Ou seja, todas as compras acabam registradas no mesmo sistema, garantindo maior facilidade para o gestor financeiro que cuida do controle. O colaborador, por sua vez, deixa de precisar usar dinheiro próprio para, depois, pedir o reembolso.

Confira a seguir as vantagens e desvantagens dos dois tipos:

• cartão corporativo pré-pago;
• cartão de crédito corporativo (pós-pago).

Cartão corporativo pré-pago

O modelo do tipo pré-pago é, na verdade, um cartão de débito. Nesse tipo, o gestor disponibiliza quantias que podem ser usadas periodicamente. Geralmente, os valores são liberados todos os meses, funcionando como um adiantamento de despesas.

Dessa forma, se não houver saldo, a compra de um produto ou serviço não é possível. Mesmo assim, o cartão pré-pago funciona no formato crédito, evitando também o saque dos valores disponíveis.

Diferentes empresas oferecem diferentes formas de efetuar a recarga desta ferramenta, mas a mais comum é o boleto bancário. Apesar de parecer burocrático, esse formato garante maior controle.

Para ter o maior controle possível é preciso construir uma política de cartão corporativo eficiente. Isso vai evitar desperdícios, definir limites e regras para seu bom uso. Entretanto, fazer um documento como esse pode demorar algumas semanas, o que pode significar trabalhar horas a mais ou mesmo nos finais de semana.

Se quiser facilitar a rotina financeira, a Flash Expense criou um modelo editável. Baixe nosso modelo de política de cartão corporativo, economize tempo e facilite a rotina financeira.

Vantagens do cartão corporativo pré-pago

Ele oferece vantagens como maior controle das contas. Como os valores precisam ser transferidos para o cartão previamente, o cálculo prévio da média de gastos deve ser feito.

Assim, o gestor envia valores mais precisos e, mesmo que seja solicitada outra recarga, as quantias são facilmente checadas e cruzadas com os gastos acusados no extrato.

Mas, há aquelas empresas que oferecem ainda mais vantagens, como cartão da Flash Expense. Trata-se de uma ferramenta capaz de ajudar, e muito, a gestão financeira e de despesas porque reúne as seguintes vantagens em um cartão corporativo:

• saldo corporativo ou benefício: na Flash Expense, o cartão corporativo e de benefícios é o mesmo. Com apenas alguns cliques é possível trocar de modalidade, ou seja, é o máximo da praticidade;
• reclassificar compra: caso uma compra seja feita no modo errado, seja no corporativo ou benefício, o colaborador poderá reclassificá-la. Então, basta mudar de onde deve ela ser debitada, benefício ou corporativo. Entretanto, há um máximo de três vezes para isso, visando evitar fraudes;
• despesas internacionais: para facilitar o uso do cartão em viagens para o exterior;
• boleto ou Flash Cash: há duas formas de fazer o depósito nas contas dos colaboradores. Uma é por meio do boleto bancário diretamente na conta, que leva até 3 dias úteis. A outra usa o boleto para transferir à carteira digital da empresa que disponibiliza os valores e acontece em tempo real;
• relatório completo e extrato: a empresa pode baixar o relatório completo dos gastos e do extrato dos cartões de cada funcionário, facilitando a prestação de contas.

Cartão pós-pago

O cartão pós-pago é o de crédito como conhecemos. Nele, os valores gastos não existem e são "emprestados" pelo banco para serem pagos no dia da fatura. Ele não exige recarga ou saldos, então é preciso definir tetos.

Vantagens do cartão pós-pago

Mesmo possibilitando certa praticidade, os limites de gastos não são tão precisos quanto os valores calculados pelo gestor. Então, se não houver um acompanhamento e controle de gastos bem feitos, os valores desembolsados podem ser muito altos. Ainda assim, essa modalidade apresenta algumas vantagens:

• praticidade: com o cartão pós-pago, os gestores não precisam checar relatórios de despesas de viagens ou calcular as médias de gastos;
• maior liberdade: com esse tipo, os colaboradores podem fazer compras parceladas, que podem facilitar a aquisição de alguns produtos.

As vantagens de contar com o cartão corporativo Flash Expense

O cartão corporativo da Flash Expense dá aos colaboradores toda a facilidade da Flash com a experiência e especialidade da Expense. A maior plataforma de gestão de despesas do Brasil dá aos gestores a maior praticidade possível.

As soluções vão desde a digitalização de despesas corporativas para facilitar a prestação de contas até uma plataforma que puxa todas as transações feitas no período.

Com a digitalização, os colaboradores não precisam se preocupar em perder notas e recibos, já os gestores podem checar as notas em tempo real sem precisar guardar um monte delas.

O analytics e relatórios, por exemplo, é uma funcionalidade que reúne todas as informações referentes aos gastos corporativos em um único lugar.

Com todos os relatórios em um painel intuitivo, é possível montar gráficos automáticos, exportar dados e criar personalizações.

Além disso, a plataforma do cartão corporativo da Flash Expense permite checar o extrato em poucos cliques. Com ela, o colaborador preenche os campos faltantes para otimizar a prestação de contas. Essas são apenas três das mais de 10 funcionalidades que oferecemos.

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