Confira 7 vantagens do cartão corporativo para empresas

Empresário satisfeito com as vantagens do cartão corporativo para a gestão de despesas

Quando se trata de otimizar a gestão de despesas e de reembolsos em uma empresa, as vantagens do cartão corporativo são inúmeras. Trata-se de uma ferramenta capaz de entregar agilidade e controle, otimizar processos e facilitar a rotina, tanto de gestores quanto de colaboradores.

Isso acontece porque, conforme uma organização cresce, as tarefas relacionadas à gestão financeira se tornam mais complexas. Gerir gastos de 20 colaboradores não é tão desafiador como gerir as despesas de 100 pessoas. Mesmo assim, o controle desses recursos pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça quando feito de forma totalmente manual.

Diante desse desafio, o cartão empresarial surge como um facilitador. Conta com opções de crédito e débito, reúne as despesas em um único local para consultas e agiliza diversos processos financeiros.

Ao longo deste conteúdo, vamos apresentar os principais benefícios da utilização de cartões corporativos para empresas, independentemente de seu porte. Acompanhe a leitura e descubra conosco.

Quais são as vantagens do cartão corporativo?

O uso do cartão corporativo, seja pré-pago ou pós-pago, tem vantagens que são comuns a ambos. Esses benefícios impactam diretamente a gestão financeira ao trazer inovação e agilidade para a rotina. De forma geral, as vantagens do uso dos cartões empresariais são:

1. Centralização de despesas

Com os cartões corporativos, as empresas têm todos os gastos referentes às despesas corporativas em um único lugar. O gestor financeiro pode, em poucos cliques, checar as faturas de todos os colaboradores.

Assim, o acompanhamento, fiscalização e atualização da política de uso da ferramenta é facilitada e está sempre acontecendo.

2. Mais segurança contábil e financeira

Reduzir riscos financeiros é um fator fundamental para qualquer negócio. Por isso, assim como acontece no reembolso de despesas, a auditoria dos cartões também se faz necessária.

Entretanto, diferente do primeiro, que é preciso checar diversas notas e diversas planilhas, o segundo olha para faturas, extratos e relatórios mais rápidos. Visto que todas as despesas dos colaboradores estão em um único lugar, a checagem de irregularidades torna-se muito mais fácil.

Além disso, uma boa política de uso do cartão faz com que conte com ainda mais segurança e evite problemas envolvendo quaisquer tipos de fraude na conta da empresa. 

3. Melhor prestação de contas

Empresária feliz pelas vantagens do cartão corporativo na prestação de contas

Diferentemente do reembolso, que exige a apresentação de todos os recibos e notas fiscais, em um processo mais demorado, o cartão é totalmente prático. Não é necessário esperar semanas para uma restituição. O colaborador apenas usa o saldo e justifica os gastos com os comprovantes de despesas.

4. Separação das despesas pessoais e da empresa

Fazer o ressarcimento de despesas pode levar a grandes confusões para empresa e para o funcionário. A mistura entre contas pessoais e empresariais pode prejudicar a verificação do fluxo de caixa e a saúde financeira de uma organização. 

Além disso, as empresas que não têm essa separação clara podem ter dificuldades para declarar o imposto de renda, prejudicando os colaboradores, inclusive. Mas, ensinar aos colaboradores como fazer essa declaração é demorado, já que são muitos detalhes.

Para evitar isso baixe nosso FAQ sobre as principais dúvidas sobre a Declaração de IR com reembolso corporativo, economize tempo e preze pelo Duty of Care.

5. Facilidade para a rotina de todos os envolvidos

Com um cartão corporativo, o dia a dia fica muito mais prático e rápido. Os colaboradores têm menos preocupação, já que o reembolso não vai demandar longos períodos, enquanto o gestor vê a diminuição das burocracias. Para todos, a rotina se torna mais ágil.

6. Redução de fraudes

Com esse recurso corporativo, as organizações conseguem diminuir as irregularidades e desperdícios voluntários. Além disso, o cruzamento de informações entre as notas fiscais digitalizadas e os extratos permite diminuir reembolsos por gastos inexistentes.

7. Melhor planejamento financeiro

A checagem e projeção de gastos futuros se torna mais fácil com os cartões empresariais. Além disso, economiza-se tempo, já que não é preciso construir relatórios à mão e a checagem dos gastos pode ser feita em poucos cliques.

As vantagens com os diferentes tipos de cartões para empresas

Seja para viagens corporativas ou para a rotina empresarial, o cartão pode aparecer de duas formas: crédito ou débito. Cada uma se encaixa melhor conforme a realidade e as regras internas da companhia.

Assim como os cartões de pessoa física – de débito ou crédito –, substituem o dinheiro para a realização de compras. No caso de empresas que contam com colaboradores se deslocando frequentemente, participando de reuniões externas ou até viajando a trabalho, entre outras atribuições, se mostra a solução ideal para facilitar os processos.

Todos os cartões são unificados sob a conta principal, pertencente à companhia. Ou seja, todas as compras acabam registradas no mesmo sistema, garantindo maior facilidade para o gestor financeiro que cuida do controle. O colaborador, por sua vez, deixa de precisar usar dinheiro próprio para, depois, pedir o reembolso.

Confira a seguir as vantagens e desvantagens dos dois tipos:

  • cartão corporativo pré-pago;
  • cartão de crédito corporativo (pós-pago).

Cartão corporativo pré-pago

O modelo do tipo pré-pago é, na verdade, um cartão de débito. Nesse tipo, o gestor disponibiliza quantias que podem ser usadas periodicamente. Geralmente, os valores são liberados todos os meses, funcionando como um adiantamento de despesas.

Dessa forma, se não houver saldo, a compra de um produto ou serviço não é possível. Mesmo assim, o cartão pré-pago funciona no formato crédito, evitando também o saque dos valores disponíveis. 

Diferentes empresas oferecem diferentes formas de efetuar a recarga desta ferramenta, mas a mais comum é o boleto bancário. Apesar de parecer burocrático, esse formato garante maior controle.

Vantagens do cartão corporativo pré-pago

Ele oferece vantagens como maior controle das contas. Como os valores precisam ser transferidos para o cartão previamente, o cálculo prévio da média de gastos deve ser feito.

Assim, o gestor envia valores mais precisos e, mesmo que seja solicitada outra recarga, as quantias são facilmente checadas e cruzadas com os gastos acusados no extrato.

Mas, há aquelas empresas que oferecem ainda mais vantagens, como cartão da Flash Expense. Trata-se de uma ferramenta capaz de ajudar, e muito, a gestão financeira e de despesas porque reúne as seguintes vantagens em um cartão corporativo:

  • saldo corporativo ou benefício: na Flash Expense, o cartão corporativo e de benefícios é o mesmo. Com apenas alguns cliques é possível trocar de modalidade, ou seja, é o máximo da praticidade;
  • reclassificar compra: caso uma compra seja feita no modo errado, seja no corporativo ou benefício, o colaborador poderá reclassificá-la. Então, basta mudar de onde deve ela ser debitada, benefício ou corporativo. Entretanto, há um máximo de três vezes para isso, visando evitar fraudes;
  • despesas internacionais: para facilitar o uso do cartão em viagens para o exterior;
  • boleto ou Flash Cash: há duas formas de fazer o depósito nas contas dos colaboradores. Uma é por meio do boleto bancário diretamente na conta, que leva até 3 dias úteis. A outra usa o boleto para transferir à carteira digital da empresa que disponibiliza os valores e acontece em tempo real;
  • relatório completo e extrato: a empresa pode baixar o relatório completo dos gastos e do extrato dos cartões de cada funcionário, facilitando a prestação de contas.

Cartão pós-pago

O cartão pós-pago é o de crédito como conhecemos. Nele, os valores gastos não existem e são “emprestados” pelo banco para serem pagos no dia da fatura. Ele não exige recarga ou saldos, então é preciso definir tetos.

Vantagens do cartão pós-pago

Mesmo possibilitando certa praticidade, os limites de gastos não são tão precisos quanto os valores calculados pelo gestor. Então, se não houver um acompanhamento e controle de gastos bem feitos, os valores desembolsados podem ser muito altos. Ainda assim, essa modalidade apresenta algumas vantagens:

  • praticidade: com o cartão pós-pago, os gestores não precisam checar relatórios de despesas de viagens ou calcular as médias de gastos;
  • maior liberdade: com esse tipo, os colaboradores podem fazer compras parceladas, que podem facilitar a aquisição de alguns produtos.

As vantagens de contar com o cartão corporativo Flash Expense

O cartão corporativo da Flash Expense dá aos colaboradores toda a facilidade da Flash com a experiência e especialidade da Expense. A maior plataforma de gestão de despesas do Brasil dá aos gestores a maior praticidade possível.

As soluções vão desde a digitalização de despesas corporativas para facilitar a prestação de contas até uma plataforma que puxa todas as transações feitas no período.

Com a digitalização, os colaboradores não precisam se preocupar em perder notas e recibos, já os gestores podem checar as notas em tempo real sem precisar guardar um monte delas.

O analytics e relatórios, por exemplo, é uma funcionalidade que reúne todas as informações referentes aos gastos corporativos em um único lugar.

Com todos os relatórios em um painel intuitivo, é possível montar gráficos automáticos, exportar dados e criar personalizações.

Além disso, a plataforma do cartão corporativo da Flash Expense permite checar o extrato em poucos cliques. Com ela, o colaborador preenche os campos faltantes para otimizar a prestação de contas. Essas são apenas três das mais de 10 funcionalidades que oferecemos. 

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