Quando o uso indevido do cartão corporativo é crime e como evitar isso na sua empresa

Gestor tendo problema pelo uso indevido do cartão corporativo e seus crimes

A popularização dos cartões corporativos facilitou a gestão de despesas corporativas em empresas por todo o mundo. No entanto, muitas ainda enfrentam o desafio de lidar com o uso indevido do cartão corporativo, que, em alguns casos, pode até representar um crime.

Mais do que a demissão por justa causa, a empresa pode processar o responsável pelas irregularidades na utilização do cartão empresarial. Tudo isso, no entanto, passa por diretrizes pré-estabelecidas em uma política de uso do cartão da empresa. Esse é o documento que vai estipular regras para quem utiliza o recurso.

Por isso, é importante deixar claro que fazer compras pessoais com o cartão corporativo pode ser um erro e gerar muita dor de cabeça. A própria empresa é responsável por ditar o que pode e o que não pode ser comprado, e as condições devem constar na política interna, além das possíveis penalidades para quem infringir as regras.

É claro que nem toda infração significa um crime. Assim, é fundamental que gestores conheçam a fundo como as infrações impactam a empresa e criar mecanismos para evitá-las para garantir a longevidade da organização.

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar mais sobre os crimes envolvendo o mal uso do cartão empresarial e como evitá-los para garantir longevidade à empresa e segurança para todos os envolvidos.

Os crimes mais comuns pelo uso indevido do cartão corporativo

As leis que regem o assunto vão desde o Art. 482 da CLT até os Crimes Contra a Administração Pública e a Lei Anticorrupção. A diferença se dá porque uma rege o setor público e outra o privado, tendo as suas intersecções.

As infrações estão relacionadas à improbidade e condescência criminosa, e as punições podem ser reclusão, multas ou demissão por justa causa. A seguir, mostramos em detalhes os 3 crimes mais comuns pelo uso indevido do cartão da empresa:

  • improbidade;
  • apropriação indébita;
  • corrupção ativa.

Improbidade

É caracterizada pelo enriquecimento ilícito e lesão a patrimônio de forma dolosa. É considerado um ato de desonestidade e afeta, principalmente, o setor público, mas também é um risco nas empresas privadas.

Essa irregularidade está prevista tanto nos Crimes Contra a Administração Pública quanto na Lei Anticorrupção. Entretanto, as empresas ou agentes privados que forem enquadrados nela são punidos apenas por uma.

De qualquer forma, a pena para empresas que infringem a lei são a proibição de participar de licitações por quatro anos e a responsabilização das empresas conforme os efeitos econômicos e sociais.

Além disso, os sócios e diretores podem ser responsabilizados, em caso de participação comprovada.

Como evitar a improbidade com o cartão corporativo?

Se no setor governamental, a improbidade administrativa pode aparecer na forma de desvio de recursos públicos, no privado pode ser com o cartão corporativo.

Caso um responsável pelos gastos com o cartão, por exemplo, aprovar despesas incoerentes que o beneficiem, a improbidade é caracterizada por meio de uma fraude.

Dessa forma, para contornar esse problema, seria necessário um agente externo, já que o infrator tem alta posição dentro da organização. Por isso, as auditorias externas são fundamentais, sendo um dos princípios da governança corporativa, inclusive.

Para fazer uma auditoria externa é preciso contratar um serviço especializado ou entrar em contato com um setor independente da organização. É importante que o departamento tenha liberdade e quem for fazer não seja subordinado ao violador.

No entanto, o processo de averiguação é complexo, exigindo atenção e cuidado. Montar um relatório a ser feito pode ser demorado, demandando horas extras.

Assim como acontece em relação ao cartão, também é preciso se atentar às fraudes nos reembolsos. E nesse caso, as auditorias voltam a ser uma opção essencial para evitar problemas financeiros e jurídicos.

Apropriação indébita

É caracterizada por tomar posse e fazer uso de bens ou recursos que não são do infrator. Essa irregularidade se difere do roubo e furto porque não há esforço para ter em mão o bem, tendo como pena a reclusão de um a quatro anos e multa.

Em casos de apropriação indébita, o bem é entregue ao transgressor, que faz uso de forma indevida. Então, se um colaborador se apropria do cartão corporativo e usa os recursos destinados ao trabalho para benefício próprio e sem necessidade, o crime pode ser caracterizado.

Como evitar a apropriação indébita no cartão da empresa?

Uma das melhores formas de evitar essa infração é fazer uso do cartão pré-pago corporativo nas empresas. Com ele, os colaboradores têm um saldo que pode ser usado e, caso ultrapassado, não efetua mais pagamentos.

Dessa forma, as regras da política são mais respeitadas e o gestor financeiro tem maior controle sobre as contas. Entre outros motivos, porque é preciso fazer o cálculo da média de gastos antes de fazer a recarga, com base nos históricos anteriores.

Para desenvolver esses históricos, os responsáveis financeiros podem usar algumas ferramentas, como o relatório de despesas de viagens (RDV) quando o assunto for deslocamentos a trabalho. Além de ajudar a prestar contas, ele reúne informações valiosas sobre como o dinheiro foi usado.

Com isso em mãos, passa a ter uma ideia de quanto é preciso transferir com base nos lugares em que o funcionário vai visitar. No entanto, para constituir esse documento, é preciso uma série de dados e histórico dos profissionais, seja pela atuação ou mesmo pelo cargo.

Os encarregados da área já se dividem em diversas funções, o que não deixa tempo sobrando para outras atividades. Com isso, diversos processos que poderiam ser melhores ficam obsoletos. Por isso, baixe nosso modelo Gratuito de Relatório de Despesas de Viagem Corporativa para aproveitar melhor seu dia.

Corrupção ativa

É caracterizada por prometer, dar ou oferecer vantagem a um funcionário público, nacional ou internacional, para ganhar algum benefício. Essa vantagem pode aparecer na forma de omissão, conclusão ou prática de uma transação.

Em outras palavras, uma pessoa oferece algo para que um representante público feche, adie ou encerre um acordo.

A pena é de um a oito anos de reclusão e multa, de 0,1% a 20% do faturamento bruto do último exercício, podendo aparecer no meio corporativo de algumas formas.

Entre outras ocasiões, caso uma empresa tenha área de atuação na qual é preciso passar por fiscalização sanitária, trabalhista ou tributária, a situação é conveniente.

Nessas situações, um colaborador pode tentar bater uma meta, conseguir uma promoção ou outros benefícios usando o cartão empresarial. Dependendo do cartão que está sendo usado e seu limite, essa infração pode ser facilitada.

Como evitar a corrupção ativa com os cartões corporativos?

Além de contar com regras para o uso do cartão corporativo nas empresas e um modelo pré-pago para limitar os gastos, uma plataforma de gestão eficiente é de grande ajuda. 

Unida à política de cartão de crédito corporativo para funcionários, um software de gestão de despesas eficiente garante o máximo de compliance ao financeiro.

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O colaborador pode usar o cartão no Brasil e também em viagens ao exterior para compras no modo crédito, enquanto o responsável pode checar tudo de forma unificada e totalmente detalhada. Além de um facilitador, promove segurança à gestão financeira para uma prestação de contas eficiente e simplificada. 

A gestão eficiente através dos cartões corporativos Flash Expense

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Soluções como a digitalização de despesas corporativas facilitam a prestação de contas, uma vez que colaboradores não precisam se preocupar com a perda de recibos. Já os gestores podem checar as notas em tempo real sem precisar guardá-las aos montes.

Por outro lado, a funcionalidade de Analytics e Relatórios reúne todas as informações referentes aos gastos corporativos em um único lugar e a poucos cliques da busca desejada para conferências.

Com todos os relatórios em um painel intuitivo, é possível montar gráficos automáticos, exportar dados e criar personalizações. 

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