Quais são os tipos de fraude mais comuns nas empresas?

executivo fazendo análise de fraudes da empresa

Empresas que precisam praticar o reembolso de despesas aos colaboradores correm o risco de desperdiçar dinheiro com fraudes. Quando falamos de processos obsoletos e que não utilizam qualquer tipo de tecnologia, a possibilidade de lesar o caixa é ainda maior.

A prevenção aos diferentes tipos de fraude é uma necessidade, independentemente do porte da companhia.

Se vistos de maneira isolada, podem parecer gastos irrelevantes, como uma refeição em um restaurante caro durante uma viagem corporativa. Quando isso acontece com recorrência, ferindo as regras da política de reembolsos, pode se tornar uma ‘bola de neve’ e impactar negativamente a gestão financeira da organização.

Por isso, analisar os processos e resultados são tarefas fundamentais para o departamento e o gestor financeiro.

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O que é fraude?

Em resumo, fraude é uma ação de uma ou mais pessoas, seja colaborador, membros da administração ou responsáveis pela governança, que envolve dolo para obter vantagem ilegal ou injusta.

As fraudes estão entre os fatores que mais prejudicam a saúde de uma instituição e, ainda que tenhamos grande acesso à informação, sempre aparecem vulnerabilidades que permitem ações ou permissões que, propositalmente, procuram benefício próprio ao prejudicar o outro.

Mais do que comprometer as finanças de uma empresa, as fraudes também podem atingir diretamente as pessoas que estiverem envolvidas, que podem até vir a ser responsabilizadas e responder criminalmente.

Tipos de fraude mais comuns nas empresas

Não é tão incomum quanto parece encontrar empresas onde há o uso de documentos com valores falsos ou notas frias para registros. Procedimentos propícios a falhas ou práticas mal intencionadas são uma realidade que, muitas vezes, pegam profissionais de surpresa.

Além disso, pode acontecer a destruição de documentos para atrapalhar uma auditoria e ainda a omissão ou inserção duplicada de lançamentos para manipular os demonstrativos da contabilidade. As fraudes em uma empresa podem ter fins e métodos diversos, mas as formas mais comuns são:

  1. furto;
  2. apropriação indébita;
  3. desvio financeiro;
  4. sabotagem;
  5. desperdício voluntário.

Abaixo, vamos descrever melhor o que é cada um dos tipos de fraude.

1. Furto

É a apropriação de algo para ter benefício próprio. Um colaborador que leva um ativo ou documento para casa, roubando dados e fazendo uso dessas informações para obter vantagem é um exemplo.

2. Apropriação indébita

Nesse tipo, não acontece o furto do material, mas o seu uso sem o consentimento do proprietário.

A apropriação do dinheiro da empresa para um adicional de viagem que fuja do pré-acordado na política de reembolsos pode ser interpretada como uma fraude.

3. Desvio financeiro

Ocorre quando qualquer valor da instituição tem seu destino alterado. Reembolsos duplicados, por exemplo, são vistos dessa maneira.

4. Sabotagem

Acontece quando alguém planeja causar mal à empresa sem necessariamente se beneficiar, com o único intuito de prejudicá-la.

5. Desperdício voluntário

Em uma instituição, o desperdício é algo que não deve ocorrer. Quando um colaborador desperdiça recursos de forma proposital, isso se configura como fraude. Pode ocorrer com alimentação, transporte, insumos, produtos, ao fazer uma compra inflacionada, entre outros.

As propriedades mais lesadas pelas fraudes

Geralmente, o objeto que é subtraído ou visado para ser fraudado é o dinheiro. No entanto,há muitas outros tipos de propriedades que podem ser subtraídos, como:

  • contratos e alterações contratuais;
  • apólices de seguro;
  • correspondências;
  • registros de propriedade;
  • patentes e marcas;
  • relatórios e fichas de controle;
  • demonstrações financeiras e contábeis;
  • títulos de crédito;
  • entre outros documentos.

Quais são as consequências de uma fraude na empresa?

As fraudes são muito prejudiciais para a saúde financeira de uma instituição. Além de promoverem perdas monetárias, também propiciam um clima de insegurança no ambiente organizacional.

No que diz respeito à gestão financeira da companhia, as desconfianças cairão sobre as lideranças, principalmente quando sua imagem é comprometida com seus colaboradores e clientes.

Auditorias e monitoramentos frequentes dos processos são essenciais para evitar fraudes e manchas na imagem da empresa. Abaixo, você confere nosso Guia Completo de Auditoria de Reembolso de Despesas, totalmente gratuito e pronto para te ajudar a prevenir a organização de quaisquer problemas do tipo.

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Como o compliance e a tecnologia ajudam a reduzir o risco dos diversos tipos de fraude

Ter algo que norteie os padrões éticos é fundamental para todos os negócios, independentemente do mercado de atuação e do tamanho. Para garantir essa segurança, surge a necessidade do compliance.

Liderado pelo Chief Compliance Officer, o departamento tem como objetivo assegurar que as normas, sejam elas financeiras ou de outra natureza, sejam cumpridas.

A missão do compliance é agregar valor para a empresa, garantindo que os colaboradores estejam cumprindo todas as regras do código de conduta que foi estabelecido.

O termo comply, em inglês, vem do verbo cumprir. Significa que a equipe dessa área existe para criar e reforçar padrões na organização, tanto internos quanto externos.

Além de evitar fraudes, o compliance é fundamental para preservar o cumprimento de todas as regras ambientais, trabalhistas, financeiras, de segurança do trabalho e operacionais que a empresa precisa estar de acordo.

Ao diminuir os riscos de fraudes e corrupção dentro do ambiente corporativo, o compliance também reduz a incidência de ações judiciais. Isso evita representações tanto de funcionários no âmbito trabalhista quanto da Receita Federal.

A tecnologia como ferramenta para diminuir riscos de fraude e prejuízos para a empresa 

Os processos de reembolso de despesas são os mais suscetíveis a fraudes e corrupção nas empresas que não controlam da maneira correta.

É por isso que a ExpenseOn existe. Facilitamos o dia a dia dos gestores financeiros, unificando uma plataforma automatizada e sincronizada ao seu ERP, digitalizando despesas, criando relatórios e muitas outras funcionalidades.

Dentro da plataforma, os reembolsos e adiantamentos são solicitados pelo app para celular, com regras pré-definidas visando fortalecer o compliance e barrar pedidos irregulares.

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