Tipos de despesas: Saiba como se organizar

Sem dúvidas, cada organização possui seus próprios métodos e estratégias para organizar os diversos tipos de despesas corporativas. Para os responsáveis pelo setor, o que importa, nesse sentido, é o nível de controle que podem ter sobre os gastos e recursos da empresa.

Entretanto, promover mudanças positivas exige que uma série de fatores sejam considerados.

E então, em um momento ou outro uma pergunta crucial surge: “É possível garantir ao colaborador flexibilidade e praticidade, sem colocar em risco a integridade e a segurança da gestão de despesas?

Sim, é possível. E o sistema de gestão ExpenseOn é a prova de que isso pode trazer vantagens para todos os envolvidos.

Quer saber como os recursos oferecidos pelo ExpenseOn podem ajudar a organizar as despesas de sua empresa? Continue a leitura e fique por dentro!

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Importância de uma boa organização de despesas

As despesas dos colaboradores são os custos inerentes ao desempenho de suas funções. O funcionário fica na expectativa de que o empregador seja o responsável por pagar tais despesas, que podem ir de um simples almoço até itens necessários as suas atribuições.

Até mesmo no campo das viagens corporativas temos as despesas fixas e variáveis. E, claro, os custos oscilam de acordo com as necessidades do negócio, sua estrutura e o tamanho de sua equipe.

Se a empresa não entende o real peso da organização dos tipos de despesas que possui, dificilmente terá meios para avaliar se seu modelo é o mais eficiente, se as viagens estão custando mais caro do que deveriam ou ainda, se existem fraudes sendo cometidas por funcionários mal-intencionados.

Sistema ExpenseOn na organização das despesas

Softwares de gestão de despesas é um mercado que tem crescido muito nos últimos anos. E não é por acaso, afinal, é cada vez maior o número de organizações que reconhecem que, sem essa ferramenta, as falhas não podem ser evitadas e muito menos, os processos serem otimizados.

Nesse sentido, algumas das principais frentes nas quais o sistema de gestão ExpenseOn atua na organização das despesas envolvem:

Facilitando as etapas

O princípio básico da organização de despesas é o detalhamento das informações. Se no início do processo elas estão incompletas, todas as outras etapas serão prejudicadas, abrindo espaço para erros, pagamentos indevidos e retrabalho.

Com o sistema de gestão ExpenseOn não importa a origem ou finalidade da despesa realizada durante uma viagem corporativa, a praticidade torna tudo mais eficiente.

Por exemplo, com o aplicativo em seu aparelho o funcionário pode fazer o cadastro das notas sem perder tempo, garantindo que ele não se esqueça ou perca nenhum documento, uma vez que não precisa guardar nada no decorrer da viagem para apresentar na empresa quando retornar.

Captura de recibos online

Complementando o tópico acima, o sistema de gestão de reembolso ExpenseOn oferece uma solução de captura de recibos e movimentação de despesas online.

Isso permite que o gestor tenha em mãos uma ferramenta ágil para o gerenciamento com funcionalidades para verificação, aprovação e análise de transações. Como resultado, a organização das despesas se torna muito mais eficiente.

No aplicativo, por exemplo, é possível fazer o rastreamento das despesas analisando cada pagamento com dados completos. E tudo isso, com máxima segurança, garantindo tranquilidade para o responsável pela aprovação do reembolso e para o funcionário, que tem certeza de que nem ele e nem a empresa estão falhando em algum ponto.

De forma simples, o sistema ExpenseOn otimiza o envio de recibos reduzindo drasticamente o tempo de verificação e o processamento administrativo para o pagamento do reembolso.

Rapidez na identificação de falhas

Conseguir identificar e corrigir falhas em tempo hábil é um dos diferenciais oferecidos pela plataforma ExpenseOn, sendo fundamental para a organizar os vários tipos de despesas.

Como sabemos, problemas são inevitáveis, isso é um fato. Entretanto, a única maneira de não deixar que afetem a rotina e o equilíbrio da boa gestão de despesas é resolvê-los de forma mais eficiente e rápida possível — esse ponto se torna ainda mais importante quando consideramos as fraudes.

E tem mais: ao implantar essa ferramenta na rotina de sua empresa menos recursos serão gastos (humanos e financeiros) e, com isso, mais positiva será a economia em relação às despesas de viagens.

Integração na gestão

O sistema de gestão de despesas ExpenseOn permite um excelente nível de personalização. Isso significa que não importa qual o tamanho ou as necessidades da empresa, o sistema vai conseguir atender.

Além disso, estamos falando de uma ferramenta especializada na gestão de gastos que centraliza todos os dados. Dessa forma, o gestor pode gerenciar e avaliar a alocação de recursos, aprovação de orçamentos e detalhes dos pagamentos de reembolso sem precisar perder tempo procurando ou aguardando informações.

Aplicando insights

O ExpenseOn oferece o total controle dos gastos com viagens corporativas. Com esse sistema de gerenciamento, além de rastrear as despesas, definir limites e gerenciar os recursos, ainda é possível obter insights que podem ser aplicados rapidamente nos fluxos de aprovação. Ou seja, mais uma forma de organizar as despesas de acordo com as necessidades atuais da empresa.

Relatórios otimizados

Quando falamos sobre como organizar tipos de despesas, os relatórios, ou melhor, como eles são gerados é algo de extrema importância. É por meio desse documento que será possível garantir transparência em todas as etapas do fluxo de aprovação, o que melhora a relação com o colaborador. Os relatórios também são fundamentais para que o gestor possa basear melhor suas decisões futuras.

O sistema ExpenseOn foi desenvolvido para que os responsáveis pelos recursos e despesas possam gerar, facilmente, relatórios personalizados. Todas essas possibilidades auxiliam na contabilidade da empresa, agilizando o fechamento do mês e permitindo que a linha de trabalho seja consolidada e que não haja divergências entre a gestão de despesas e os livros financeiros.

Como você pode acompanhar até aqui, o sistema de gestão de despesas ExpenseOn vai muito além de uma ferramenta para reunir dados. Todas as vantagens e funcionalidades oferecidas garantem que a empresa atue melhor sem precisar fazer esforços desnecessários, aumentando a eficiência em gerenciamento e tendo meios eficazes para organizar tipos de despesas sem perder tempo.Então, quer saber como o sistema ExpenseOn pode ajudar a transformar a organização das despesas de sua empresa? Faça uma demonstração grátis e conheça todas as possibilidades de nossa plataforma!