5 táticas eficientes para controle de despesas na sua empresa

Gestor usando o computador para controle de despesas.

Em um cenário econômico em que reduzir gastos é fundamental para qualquer negócio, ter um controle de despesas dentro da sua empresa se torna indispensável.

Companhias que não contam com um controle eficiente, provavelmente, terão problemas financeiros.

Sejam gastos de colaboradores em viagens corporativas, despesas operacionais e administrativas ou mesmo negociações com fornecedores, o gestor precisa encontrar maneiras eficientes de controlar tudo isso.

Não fazer esse controle corretamente significa prejuízo. Logo, isso se acumula e reflete diretamente no desempenho financeiro da empresa.

A “bola de neve” se forma e, quando menos você espera, se apresenta como um buraco gigante no caixa da empresa.

Com este conteúdo, nosso intuito é mostrar o controle de despesas como solução preventiva para eventuais problemas.

Antes de partirmos para as táticas, no entanto, vamos ao conceito principal.

Como funciona o controle de despesas em uma empresa?

O controle está relacionado diretamente à gestão das despesas, destino dos investimentos e dos recursos. Envolve usar técnicas e ferramentas que investigam, analisam e controlam a rota do dinheiro ao sair do caixa da empresa.

Essa prática busca melhorar a situação da companhia ao conseguir mostrar aos gestores como o ativo está sendo gasto. Isso também permite a identificação de onde é possível otimizar custos e investimentos para tornar a empresa mais lucrativa, facilitando atividades como a prestação de contas, por exemplo.

Ao controlar as receitas e despesas da empresa, os responsáveis entendem o que é gasto e como é gasto. Passam a ter uma visão mais clara de todo o panorama financeiro da companhia, coletando dados que poderão ser utilizados como base para a tomada de decisões.

Como medir a saúde financeira com base nas despesas

Para entender como está a situação da sua organização, é preciso levar em conta alguns indicadores chave, como:

  • fluxo de caixa;
  • lucro bruto;
  • receita operacional.

Fluxo de caixa

Este indicador vai permitir visualizar a diferença entre entradas e saídas de dinheiro na organização em um determinado período de tempo.

Essa métrica é essencial para entender a saúde do negócio a curto e médio prazo, e também para poder fazer projeções.

Lucro bruto

Isto é importante para entender se está valendo a pena ou não desenvolver um serviço ou produto. Se este indicador for negativo, significa que é necessário minimizar os custos diretos ou reajustar valores de venda.

Receita operacional

Ao subtrair as despesas operacionais do lucro bruto, já é possível ter uma ideia mais clara sobre a saúde financeira do negócio.

Quanto maior for a receita operacional, maior será o valor monetário que a organização está gerando com seus produtos e serviços.

Táticas para um controle de despesas eficiente na empresa

Saber como controlar as despesas corporativas é um passo fundamental para praticar uma boa gestão financeira dentro de uma companhia.

Do planejamento à administração de reembolsos dos colaboradores, tudo precisa englobar o controle de despesas.

O gestor precisa saber onde estão os gargalos para, então, tomar as decisões corretas e potencializar a operação visando maior lucratividade.

Um bom controle de gastos passa, necessariamente, por alguns pilares básicos:

  • planejamento financeiro;
  • categorização dos gastos;
  • fluxo de controle de despesas;
  • sistema de gestão financeira;
  • relatórios para acompanhamento.

1. Crie e siga o planejamento financeiro

Se planejar é a primeira etapa para um controle eficiente. Dentro de um planejamento financeiro, a empresa conta com todas as informações necessárias para guiá-la ao longo dos próximos meses.

A equipe financeira, juntamente com os sócios da companhia, vão traçar o caminho e fazer uma previsão, baseada em dados, métricas e objetivos, para o futuro.

Ao desenvolver esse documento, é essencial que haja um espaço dedicado exclusivamente para o controle de despesas.

É preciso que todos os envolvidos tenham a visão sobre quanto pode ser gasto para que a saúde financeira da empresa não corra riscos.

2. Categorize as despesas e os gastos

Fazer uma planilha no Excel com todas as despesas, separados por categoria, dia do gasto, valor e pessoa que gastou vai te ajudar com o controle.

A categorização simplifica os registros e análises, reduz o tempo gasto para a compilação de informações e reduz o risco de erros ou fraudes.

Ao praticar essa separação, você conseguirá entender, de maneira simples, quanto dinheiro está indo para cada departamento e o quanto é gasto por setor e categoria.

Quer saber mais? Confira nosso conteúdo completo sobre como classificar despesas da sua empresa e aprenda como fazer na prática.

3. Monte um fluxo de controle simples, mas eficaz

Ao implementar uma política de controle de despesas, é preciso saber como funcionará o operacional antes de colocá-lo em prática.

Quem fará os registros? Qual o tempo máximo até a inserção de uma despesa no controle? Quais serão as categorias? De quanto em quanto tempo será feita a análise de resultados?

Essas são apenas algumas das perguntas que você precisa responder ao montar o fluxo de controle de despesas dentro da empresa.

O modelo servirá como guia para todos os envolvidos, dos analistas aos gestores.

4. Invista em um sistema de gestão financeira

Um software de gestão ou ERP vai ajudar, e muito, a organizar todos os gastos. Em vez de se perder em diversas planilhas, você passa a ter, no sistema, a centralização de informações.

A tecnologia evoluiu para facilitar as nossas vidas, então aproveite isso!

Além de simplificar os processos, também garante maior segurança aos registros financeiros, tornando a operação mais assertiva.

Com o controle de gastos e despesas, não é diferente. Deixe para trás as dezenas de arquivos e versões que colocam em risco sua organização e use a tecnologia a seu favor.

5. Analise resultados e métricas constantemente

Analisar os resultados é uma parte fundamental do processo. Se você não medir, não saberá se as ações estão gerando frutos.

Sem mensurar os resultados, o gestor fica “no escuro”. Todo o esforço feito na implementação e operação do controle de despesas será em vão.

Por isso, crie uma rotina de análises frequentes, escolha bem as métricas que serão analisadas e defina ações após cada revisão periódica.

Potencializando o controle de despesas com a ExpenseOn

Controlar as despesas e gastos da organização não precisa ser difícil. Por isso, milhares de empresas já confiam na ExpenseOn para otimizar processos e tornar a gestão financeira corporativa muito mais eficiente.

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