Entenda como funciona um software de reembolso corporativo

a falta de um software de reembolso

Quem procura por um software de reembolso corporativo quer entender não apenas como funciona, mas também em quê ele pode ajudar sua empresa. Esse, provavelmente, é o seu caso, não é mesmo?

Como especialistas no assunto – a ExpenseOn foi apontada entre os melhores softwares de reembolso do Brasil pelo B2B Stack – podemos afirmar que esse tipo de solução é o futuro para todas as companhias, independentemente do porte.

Sejam pequenas, médias ou grandes empresas, lidar com o processo de prestação de contas e ressarcimento de despesas é sempre um desafio.

Gestores e analistas gastam horas para dominar o controle de reembolso. Muitas vezes, precisam encarar sistemas defasados e que não apenas dificultam as tarefas, mas também acabam criando riscos de fraude para os processos internos.

Quem vive o dia a dia da gestão financeira empresarial sabe quão grande é a dor de cabeça para enfrentar os desafios dessa rotina.

O sistema de reembolso corporativo vem para facilitar tudo isso.

Além de simplificar os processos, da digitalização de recibos e notas fiscais à emissão de relatórios, torna a gestão de reembolsos mais segura e eficiente.

Um software com plataforma digital integrada automatiza e torna todo o procedimento muito mais natural. Além disso, ainda permite que os colaboradores se concentrem em atividades que têm muito mais importância.

É o fim das tarefas repetitivas. Chegou a hora de utilizar a tecnologia a seu favor!

Software de reembolso de despesas: como os sistemas e a tecnologia transformam a gestão financeira

Um sistema de gestão, além de agilizar e otimizar o curso das operações administrativas e financeiras, também permite que os gestores se concentrem em questões chave para a empresa.

Os procedimentos são automatizados e simplificados, tornando toda a administração mais instintiva e eficaz.

Fazer um relatório ou verificar recibos, por exemplo, é algo muito cansativo e, na correria do dia a dia, algumas coisas podem passar despercebidas.

Com a tecnologia, saem de cena os erros humanos para a entrada da assertividade e agilidade. Diante da crescente necessidade de fortalecer o compliance, o auxílio de uma plataforma digital potencializa a atuação do departamento financeiro.

O que faz um software de reembolsos corporativos?

O sistema é desenvolvido com a finalidade de facilitar o dia a dia de uma organização e de seus colaboradores. Seja ajudando a produzir relatórios, na conferência da prestação de contas ou na redução de gastos, o objetivo é potencializar a atuação do setor financeiro.

A ferramenta chega para suprir necessidades que, na maioria das vezes, demandam tempo e atenção de analistas e gestores.

Em vez de despender tempo realizando tarefas repetitivas, a ideia é automatizar os processos e torná-los mais eficientes.

Controlar as despesas de um colaborador que viajou a trabalho deixa de ser algo complexo. O software possibilita a gestão em tempo real, mostrando quanto foi gasto, quais foram as despesas e se o colaborador cumpriu as regras da política de viagens corporativas.

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Com a funcionalidade cartão de crédito corporativo, o gestor ainda acompanha todas as despesas assim que são lançadas. Isso facilita a fazer o faturamento de despesas empresariais do dia a dia e também de viagens a trabalho.

A digitalização de documentos é outro benefício prático que ajuda muito na rotina. Os funcionários podem registrar recibos e notas fiscais pelo aplicativo mobile e salvá-los no armazenamento em nuvem.

Tudo fica organizado, registrado e seguro dentro de um único ambiente digital, de onde poderão ser gerados relatórios para análises.

Esses são apenas algumas das vantagens de um sistema de reembolsos corporativos.

Vantagens e benefícios do software de reembolso de despesas

Qualquer empresa lida, diariamente, com a gestão de despesas. Logo, as ferramentas tecnológicas surgem como solução para reduzir erros e prejuízos, tornando a operação financeira mais assertiva e otimizada.

Ou seja, companhias que buscam ser mais competitivas precisam investir na tecnologia para colher os frutos de uma gestão mais eficiente.

Dentre os benefícios do software de reembolsos, podemos listar:

  • minimizar a chance de erros e falhas;
  • reduzir custos;
  • integrar setores e melhorar o fluxo de informações;
  • aproveitar melhor o capital humano;
  • otimizar processos.

Minimizar a chance de erros e falhas

Um bom software de gestão de reembolso organiza, agrupa e facilita tudo o que envolve dados e informações. Além disso, automatiza tarefas e proporciona agilidade sem a perda de qualidade.

Em vez de as pessoas registrarem cada movimentação, gasto ou despesa, a tecnologia garante que as regras sejam cumpridas em cada detalhe.

Os erros humanos, muitas vezes cometidos pela repetição de tarefas, deixam de existir. Os envolvidos no processo podem se dedicar a analisar e melhorar cada etapa, o que favorece a evolução e melhorias constantes.

Reduzir custos

Com o melhor aproveitamento dos colaboradores e do tempo, os recursos necessários que mantinham um sistema rígido agora podem ser investidos em outras áreas.

Desta forma a empresa pode destinar essa parte da receita para a capacitação de seus funcionários, expansão do negócio ou desenvolvimento de novas soluções e produtos.

Integrar os setores e melhorar o fluxo de informações

Ao contar com todas as informações reunidas em um só lugar, colaboradores de diferentes departamentos e níveis podem alinhar suas ideias e ter uma comunicação mais efetiva.

Funcionários e gestores passam a ter um processo mais fluido e claro para ambas as partes. Seja em relação aos gastos corporativos ou até mesmo em como proceder diante de situações atípicas em uma viagem de negócios, tudo fica mais simples.

Aproveitar o capital humano

Com o tempo otimizado e menos tarefas mecânicas, o colaborador pode dedicar seu tempo a desafios mais complexos dentro da companhia.

Direcionar seus esforços para os pontos que necessitam de mais atenção resulta em uma melhora de produtividade e ajuda no crescimento da organização.

Agilizar processos

Junto à maior segurança, ter mais agilidade nos processos pode ser apontado como o grande benefício do software de reembolso corporativo.

Em uma realidade onde cada minuto gasto com algo pouco relevante significa que a empresa está deixando de encontrar novas soluções para aumentar a lucratividade, o ganho de tempo faz com que todos possam voltar suas atenções para o que realmente importa: potencializar o ganho da companhia.

Se você chegou até aqui, com certeza deve estar se perguntando: qual o próximo passo? Clique no banner abaixo e saiba como a ExpenseOn vai ajudar a revolucionar a gestão de despesas corporativas na sua empresa.

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