5 sinais para identificar fraudes no processo de reembolso de despesas

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Você sabia que uma empresa perde em torno de 5% do lucro todos os anos por conta de fraudes internas? Um processo de reembolso de despesas corporativas que abre precedentes para fraude pode ser o grande vilão para as finanças da companhia.

Isso parece assustador, não é mesmo? Os dados apresentados pela ACFE’s (Association of Certified Fraud Examiners, Inc.) nos mostram o quão comuns são essas pequenas fraudes.

O problema maior é que elas podem se tornar uma ‘bola de neve’ e prejudicar a empresa como um todo.

Erros no processo, irresponsabilidade ou até mesmo má fé do colaborador. Esses são apenas alguns dos motivos que podem gerar complicações para o caixa da organização.

Além do colaborador, o grande culpado também será o gestor financeiro. Aliás, é ele quem se responsabiliza pela operação do reembolso de despesas.

É importante frisar, porém, que a fraude nem sempre está ligada a roubos diretos.

A maioria das falhas envolvendo o reembolso corporativo acontece pelo mau uso do dinheiro em viagens e reuniões externas. Muitas vezes, ocorre pela falta da comunicação adequada ou até mesmo uma política de reembolsos pouco explicativa.

Em grande parte das organizações, é possível notar quando os colaboradores estão fazendo uso indevido dos ativos da empresa.

Por isso preparamos esse conteúdo para te ajudar na prevenção de fraudes nos reembolsos de despesas corporativas.

Acompanhe a leitura e veja 5 sinais de que fraudes estão acontecendo nos reembolsos da sua empresa:

Sinal de fraude 1: Falta de comunicação e informações sobre a política de reembolsos

Se comunicar de forma clara com todos os colaboradores é essencial dentro de uma empresa. Isso faz com que a relação seja cada vez mais próxima, incentivando a honestidade entre os funcionários.

Essa comunicação tem impacto direto na eficácia dos reembolsos.

Quando a informação não é passada corretamente, os colaboradores podem não entender como funciona o método e cometer erros e exceder gastos.

Se não há uma política de reembolsos bem explicativa, essa situação pode ser ainda pior.

Sem contar com um gestor para tirar dúvidas e explicar, e diante de diretrizes que não são claras, o colaborador fica desamparado.

Essa é fórmula perfeita – ou imperfeita, no caso – para que fraudes sejam geradas e o processo de reembolsos não seja eficaz.

Sinal de fraude 2: gastos sempre no limite do orçamento de reembolsos

Definir um valor prévio é o primeiro passo para uma boa política de reembolso. Seja por quilometragem percorrida – no caso da viagem de carro – ou quantidade de refeições, o gestor precisa ter uma base de custos para atividades externas.

O colaborador precisa ser informado sobre quanto será o orçamento previsto disponível.

Ao estabelecer o custo básico, você poderá identificar como estão os gastos em relação a esse nível.

Os funcionários têm gasto sempre o limite do orçamento ou até excedendo o valor? Que tal conversar com eles para entender mais sobre o que foi gasto e as escolhas feitas, por exemplo.

Neste caso, ao subir o custo básico pode ser uma boa ideia até para identificar como se comportarão a seguir.

Ainda estão gastando todo o dinheiro e às vezes até mais do que o previsto? Esse pode ser um sinal de fraude.

Reúna os colaboradores, fale sobre a importância de seguir a política de reembolsos e como a empresa pode otimizar os gastos. É fundamental que eles saibam o quão importante é colaborar para manter as viagens dentro do custo estimado.

Você ainda pode limitar o orçamento. Assim, o colaborador ficará ciente de quanto pode ser gasto e estará atento para não ultrapassar o valor pré-definido.

Sinal de fraude 3: ausência de tecnologia no processo de reembolso

Recolher os comprovantes físicos, controlar e registrar os gastos com uma planilha de Excel e ressarcir os colaboradores. Sem tecnologia, esse processo pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça.

Quando há poucos funcionários, isso pode ser simples. Mas imagine fazer esse controle com mais de 100 colaboradores na empresa.

Nada amigável, certo?

A quantidade de informações aumenta muito e um profissional já não é mais suficiente para controlar essa parte.

É por esse motivo que a tecnologia se torna necessária: tornar as vidas do gestor financeiro e do colaborador mais fáceis.

Há várias maneiras de utilizá-la a favor da gestão interna de empresas. Com o reembolso de despesas não é diferente.

Ferramentas de gestão de reembolsos ajudam a organizar, validar e gerenciar as despesas de todos os funcionários da companhia. Isso otimiza o trabalho dos responsáveis pelo setor financeiro e também do funcionário que solicita os reembolsos.

Com a ExpenseOn você conta com diversas funcionalidades e recursos para ajudar no reembolso de despesas corporativas.

Cálculo de quilometragem para viagens, aprovação de despesas, integração contábil e emissão de relatórios são apenas algumas dessas funções.

Sinal de fraude 4: falta de comprovantes para garantir reembolsos

Do gasto até o retorno de viagem, o colaborador pode perder comprovantes. Isso pode acontecer.

O que inadmissível é essa situação se tornar uma desculpa rotineira. Ao ver cenas recorrentes como essa, ligue o alerta das fraudes no processo de reembolso de despesas corporativas.

É necessário ter muita atenção nesse ponto para identificar quando isso é proposital, ou não.

Sem uma cobrança mais forte por faturas e extratos, um colaborador pode usar de má fé para se aproveitar da situação. Omitir gastos que estão fora da política de reembolso da empresa pode gerar problemas graves.

Mas como solucionar problemas como esse?

Neste caso, você precisará de uma ferramenta de digitalização de recibos. Os clientes ExpenseOn contam com essa funcionalidade, que facilita o controle e aumenta a transparência no setor financeiro.

Sinal de fraude 5: excesso de comprovantes

Assim como não apresentar comprovantes é um sinal de que algo pode estar errado, o inverso também é alarmante.

Colaboradores podem inserir recibos extras na solicitação e receber um reembolso mais alto do que o valor gasto. Isso pode envolver comprovantes falsos, duplicados ou até mesmo de despesas que não condizem com a política de reembolso da empresa.

Em processos menos organizados e tecnológicos, o excesso de comprovantes é um agravante.

Isso pode afetar diretamente nos gastos da empresa, além de abrir pretexto para prejudicar o responsável pelo setor financeiro.

Para solucionar esse problema é necessário definir quais despesas são reembolsáveis. O limite de valor a ser gasto também precisa ser decidido.

Desta maneira, as auditorias são facilitadas, ajudando a identificar possíveis fraudes.

Ter uma política de reembolso clara e atualizada é essencial para todas as empresas

A política de reembolso de despesas é o guia que auxilia o gestor e os colaboradores. É este documento que define o que pode e o que não pode quando falamos sobre gastos durante as atividades relacionadas ao trabalho. Alguns exemplos são:

  • Viagens;
  • Visitas à clientes;
  • Reuniões externas;
  • Refeições;
  • Materiais de trabalho.

Se não houver um planejamento estratégico por parte da empresa, a política de reembolso de despesas será falha. Assim, pode abrir brechas para que os funcionários cometam fraudes como as que citamos acima.

Ao definir todos os parâmetros de reembolso, os colaboradores estarão por dentro do processo e das regras. Só assim será possível reduzir a margem de erros e irresponsabilidades com o dinheiro da organização.

Lembre-se também de que é importante revisar a política de reembolsos de tempos em tempos. Alguns motivos para realizar essa atualização constante são as próprias brechas encontradas no método e na política de reembolsos.

Como uma ferramenta pode ajudar no controle de reembolsos?

Atualizar o procedimento de reembolso é essencial para evitar ao máximo as fraudes. Também por esse motivo, nossa ferramenta é a melhor solução para trazer mais segurança para os reembolsos da sua empresa.

Na ExpenseOn, as despesas são digitalizadas, evitando perda de recibos e comprovantes. Além disso, é possível configurar os parâmetros de aprovação das despesas que serão cadastradas no sistema.

Outro benefício é a integração com ERP para automatizar tarefas e a emitir relatórios digitais. Tudo simples e fácil para facilitar o dia a dia do financeiro e do colaborador.

Quer saber tudo sobre essas e as outras funcionalidades da nossa ferramenta? Clique abaixo e agende uma demonstração grátis.

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