Como funciona o reembolso de despesas no exterior? Confira boas práticas de gestão

As viagens corporativas para o exterior permitem a expansão de negócios, a oportunidade de investimentos e a colaboração com parceiros internacionais. Por essa razão, as boas práticas para o reembolso de despesas em dólar, ou demais moedas estrangeiras, é essencial.

As viagens corporativas internacionais podem ser para intercâmbio, participação de eventos ou apenas para cumprimento de rotina de trabalho. Saber diferenciar as despesas reembolsáveis das não reembolsáveis ajuda no controle de custos e na prevenção de fraudes. Para isso, elabore uma política de reembolso condizente com as necessidades da sua empresa e os tipos de viagens corporativas realizadas.

As viagens corporativas variam de propósito e duração. É importante realizar uma gestão de despesas eficiente para que os reembolsos sejam realizados corretamente. Continue a leitura e descubra quais são, como receber e lançar reembolso de despesas internacionais. Além disso, entenda como um sistema de reembolso de despesas pode agilizar a gestão de despesas de viagens da sua empresa.

Quais são as despesas reembolsáveis em viagens corporativas internacionais?

O que difere despesas reembolsáveis e não reembolsáveis é a finalidade dessas despesas. Por exemplo, as despesas não reembolsáveis são de gasto particular do colaborador ou aquelas causadas por algum descumprimento legal, como:

• bebidas alcoólicas;
• passeios em viagens a trabalho;
• compra de presentes e itens pessoais;
• multas de trânsito, em veículo próprio ou alugado.

Já as despesas reembolsáveis contemplam os direitos e deveres da viagem a trabalho estipulada. Até aqui, a mesma regra é aplicada para viagens corporativas nacionais e internacionais. As despesas reembolsáveis mais comuns em viagens corporativas são:

• transporte;
• hospedagem;
• alimentação;
• ingressos para eventos.

É importante documentar e comunicar essas despesas para que a política seja assertiva e a gestão de reembolso facilitada.

A maioria das despesas de viagens corporativas são as mesmas, por terem finalidades e necessidades semelhantes. Dessa forma, os aspectos que diferenciam o reembolso de despesas em viagens nacionais e internacionais são:

• custo médio;
• moeda utilizada;
• conversão para moeda local;
• taxas e vistos.

Como funciona o reembolso de despesas no exterior?

Entre essas diversas despesas de viagens, também diferem-se o reembolso de despesas de viagens nacionais e internacionais. Em viagens corporativas nacionais usa-se a moeda local. Ou seja, as despesas e os reembolsos são em real, sem a necessidade de conversão.

Para viagens corporativas internacionais, alguns processos precisam ser considerados. A seguir, listamos os principais passos para reembolsar despesas realizadas em dólar ou em qualquer outra moeda estrangeira.

Políticas de reembolso

Como já mencionado antes, o primeiro passo é elaborar e compartilhar a política de reembolsos determinada pela empresa. Vale ter esse documento para viagens nacionais e outro para viagens no exterior. Ou inserir uma diretriz a respeito de como as mesmas regras se aplicam quando a moeda for estrangeira.

Nesse documento deve conter o limite de gastos, as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis e os procedimentos para solicitar o reembolso. Entre outras informações relevantes que você pode encontrar no nosso modelo de política de reembolso.

Comprovantes de despesas

Os funcionários devem documentar suas despesas em dólar. Isso inclui a coleta de recibos, faturas ou extratos de cartão de crédito que mostrem claramente os valores das transações. Estes comprovantes são importantes para que o gestor financeiro realize as conversões e os pagamentos exatos das despesas.

Conversão de moeda

Para converter a despesa realizada em dólar para real, a empresa pode optar por utilizar a taxa de câmbio do dia da transação ou uma taxa média pelo período da viagem.

Uma vez que a taxa de câmbio é determinada, o valor em dólar é multiplicado para obter o valor equivalente em reais. Por exemplo, se a taxa de câmbio for R$5,00 por US$1,00 e a despesa for de US$100, o valor em reais seria R$500,00.

É importante verificar se existem taxas por parte do banco para esse serviço. Caso haja, essas taxas devem ser consideradas no valor final em reais a ser reembolsado.

Realização do reembolso

Após a revisão e aprovação das despesas, a empresa emitirá o reembolso em dólar. O pagamento pode ser feito por meio de transferência bancária, depósito em conta ou por meio de um sistema de gestão de reembolso.

Como lançar reembolso de despesas na contabilidade?

O departamento contábil deve registrar o reembolso realizado. Feito isso, esse valor deve ser identificado na categoria de despesas correspondente. "despesas de viagem" ou "reembolso de despesas de viagem", por exemplo, dependendo da estrutura de contabilidade da sua empresa.

Com base nas classificações corretas, o reembolso é lançado na contabilidade da empresa. Isso geralmente envolve o débito na conta de despesa correspondente e o crédito na conta de ativo ou passivo apropriada. Como "contas a receber" ou "caixa", por exemplo.

Para garantir a precisão e a integridade desses lançamentos é feita a conciliação financeira. Essas informações são fornecidas pelos comprovantes e documentos de despesas.

Por último, é realizado o relatório de despesas de viagens, também conhecido como RDV. Nele estarão todas as despesas realizadas durante a viagem para a prestação de contas e reembolsos. Esse histórico é importante para a auditoria de despesas e a otimização da gestão financeira.

Para facilitar a sua rotina de gestão, também temos um modelo gratuito de relatório de despesas de viagem corporativa. Com ele você conseguirá padronizar os seus relatórios com facilidade.

Como um sistema de reembolso de despesas agiliza esses processos?

Um sistema de reembolso de despesas automatizado tem como objetivo reduzir custos e otimizar a eficiência desses processos. O que pode facilitar as operações financeiras das empresas que realizam remessas ao exterior.

Para viagens corporativas nacionais e internacionais, os benefícios de automatizar processos são os mesmos. A seguir, confira as principais funções de um sistema de reembolso de despesas como a Flash Expense.

Economia de tempo e recursos

Ao automatizar o processo de reembolso de despesas, as empresas podem processar as solicitações de reembolso e gerar relatórios de forma precisa. Isso diminui custos operacionais, a necessidade de preenchimento manual, documentos físicos, erros e retrabalho por parte dos gestores.

Controle de despesas

Um controle de despesas corporativas eficiente ajuda principalmente no controle de fraudes. Esse controle automatizado permite armazenar, acessar e analisar as despesas e reembolsos de maneira ágil e simplificada. Ele pode ser configurado conforme a política de reembolso estabelecida para apenas aprovar os valores recebidos em conformidade. Isso evita pagamentos indevidos e em maior escala riscos financeiros para a empresa.

Prestação de serviços

Tornar os funcionários responsáveis pelo próprio reembolso de despesas agiliza esses processos. Já que, seja durante ou após a viagem a trabalho, o ressarcimento das despesas serão correspondentes aos comprovantes anexados na ferramenta. Novamente, cumprindo com as regras estabelecidas na política de reembolso.

Um sistema de reembolsos automatizado é ideal para reduzir atrasos. Os funcionários são responsáveis pelas solicitações de reembolso e os gestores pela aprovação das despesas. Tudo isso ocorre de forma rápida e com mais eficiência através da automação.

Obrigações fiscais

No que diz respeito às obrigações fiscais, um sistema de reembolso automatizado pode auxiliar no cumprimento das regulamentações da Receita Federal. Ele registra todas as transações financeiras relacionadas aos reembolsos de despesas. Isso simplifica o processo de prestação de contas às autoridades fiscais e ajuda a evitar problemas de conformidade.

O reembolso de despesas no exterior é um processo complexo, mas pode ser facilitado por meio de sistemas de automação. Digitalizar as despesas e os reembolsos da sua empresa melhora a comunicação e a transparência entre os gestores e os funcionários.

Com sistemas inteligentes, as empresas podem aprimorar a gestão de despesas de viagens corporativas. Isso significa otimizar recursos e garantir que os reembolsos de despesas no exterior sejam mais assertivos.

Aproveite e conheça também nosso cartão corporativo, com ele você pode realizar adiantamentos aos funcionários e controlar as despesas em viagens corporativas nacionais e internacionais pelo nosso app. O cartão corporativo Flash Expense é integrado ao nosso sistema e oferece ainda mais mobilidade e autonomia para a sua gestão de despesas.

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