4 passos para reduzir gastos de viagens corporativas em sua empresa

reduzir custos de viagens financeiras

Que a pandemia da COVID-19 mudou a forma de trabalho em 2020 não é segredo para ninguém. As viagens corporativas viraram raridade, aderimos ao home office todos os dias e as chamadas de vídeo se tornaram rotineiras.

A maioria das empresas viu a necessidade de se reestruturar. Com a desaceleração da economia e dos negócios, foi preciso reduzir custose fazer outros tipos de investimento para não deixar a operação ser abalada.

Em vez do preço de passagens aéreas e diárias de hotel, o gestor financeiro passou a se preocupar com valores para implementação de novos softwares de comunicação e outras tecnologias.

A gestão de viagens corporativas foi imediatamente afetada. Ou seja, esse tipo de despesa foi reduzido quase que naturalmente, mas tudo deve voltar à normalidade nos próximos meses.

Isso significa que as viagens a trabalho também voltarão a acontecer, e esse fato pode conflitar com o atual momento das empresas.

Para muitos negócios, a viagem e as reuniões externas são fundamentais. Com elas, mais negócios são fechados, cria-se um relacionamento lucrativo com clientes, entre outros benefícios.

Mas como conciliar o retorno desse custo com uma realidade financeira mais restritiva?

Esse é um dos grandes desafios do gestor financeiro para 2021.

Em tempos incertos, economizar é extremamente importante para a saúde financeira da corporação.

Foi pensando nisso, criamos uma lista para te ajudar a reduzir gastos com as viagens corporativas em sua empresa.

Siga a leitura e confira o conteúdo que preparamos para te ajudar nessa empreitada.

Adapte a política de viagens corporativas

Momentos difíceis pedem por medidas certeiras. Por isso, não pense duas vezes em adaptar a política de viagens corporativas da empresa. Independentemente de quando ela foi criada, a situação atual pode necessitar de mudanças para que a situação financeira não fuja do controle.

Sua empresa ainda não possui uma política de viagens corporativas? Então você precisa cria-la imediatamente. Confira nosso conteúdo completo sobre esse assunto e aprenda como montá-la.

Defina bem as diretrizes para todos os tipos de viagens. Sejam saídas para visita a clientes, ida a feiras e eventos, mas também premiações a colaboradores, tudo precisa estar dentro da política para que haja um melhor controle.

Lembre-se de que, nesse documento, é preciso descrever detalhadamente o que pode e o que não pode ser custeado pela companhia. Determine limite de gastos, tipos de custos reembolsados, entre outras diretrizes necessárias.

Com a criação e execução dessa política, torna-se muito mais fácil organizar o custo com as viagens de colaboradores. Assim, também ficam mais fácil cumprir a difícil tarefa de contenção de gastos dispensáveis.

Invista em um controle os reembolsos eficiente

Além de uma política de viagens corporativas, também é indispensável criar uma política de reembolso de despesas. Deixe claro quais reembolsos os funcionários têm direito e explique o passo a passo do processo a eles.

Você também precisará de ajuda para gerenciar e controlar o ressarcimento dos colaboradores. Para isso, use a tecnologia como aliada para otimizar procedimentos.

Novas soluções tecnológicas fornecem plataformas digitais integradas que simplificam toda a gestão de reembolsos. Da digitalização de recibos a registros automatizados, a plataforma te auxilia a ter mais segurança, reduzir risco de fraudes, eliminar custos desnecessários e ganhar agilidade em todas as etapas do processo.

A ExpenseOn oferece tudo o que uma empresa precisa para garantir uma gestão de reembolso de despesas eficiente. Clique aqui e solicite uma demonstração gratuita da nossa ferramenta e saiba como podemos te ajudar.

Planeje as viagens com antecedência

É de comum entendimento de que comprar passagens, alugar carro e reservar hotel em cima da hora é muito mais caro do que quando tudo é planejado com antecedência. Por isso, o planejamento prévio é fundamental para amenizar as despesas e conseguir preços melhores.

Leve em conta a quantidade de dias necessários, tipo de transporte, valor para alimentação e tipos de hospedagem. Ao fazer isso, para a patente do funcionário, valor para alimentação, entre outros. Tudo isso é a base para um bom plano.

Quanto mais pesquisa e planejamento, mais economia. Analise diversas alternativas para cada um dos pontos citados acima e busque sempre o melhor custo benefício.

É válido alugar uma hospedagem via aplicativo – como Airbnb, por exemplo – no lugar de um hotel para baratear?

Que tal deixar o avião de lado e custear um transporte terrestre para distâncias menores? Hoje, há diversas opções mais em conta, além da possibilidade de o próprio colaborador viajar com o carro e receber o reembolso do gasto com a gasolina.

Busque por parcerias

Uma alternativa é fechar parcerias com serviços de recompensas. Assim, no caso de executivos que viajam muito, algumas viagens podem ser garantidas apenas com milhas no futuro.

Outra opção é buscar um acordo com clientes. Em alguns casos, há o rateio de despesas para viagens de colaboradores, sendo parte paga pela companhia e outra parte custeada pelo próprio cliente que receberá a visita.

Todas as dicas citadas acima têm como objetivo ajudar gestores e empresas a reduzir custos com viagens corporativas. Quer saber como podemos te ajudar? Entre em contato conosco ou solicite uma demonstração gratuita da nossa solução.