Recuperação de despesas: o que é e como funciona?

gestor analisando a recuperação de despesas da empresa

A recuperação de despesas é um método que estipula circunstâncias para o reconhecimento de receita. Com ela, é possível declarar imposto com mais facilidade e planejar seu orçamento com mais precisão.

Trata-se de um modelo que estabelece as condições necessárias para o reconhecimento de receitas incertas. Sem ele, a quantidade de valor sendo gerado ou o custo benefício de um serviço, ou investimento, deverá ficar nebuloso.

Entretanto, para conseguir chegar à recuperação dos gastos é preciso saber os Custos dos Produtos Vendidos (CPV). Isso envolve a mão de obra, matéria-prima, despesas diretas e indiretas, além dos custos fixos e variáveis.

Este indicador é diretamente proporcional à receita e à medida que ela aumenta, mais riquezas são destinadas à produção do produto ou serviço.

Quando falamos de recuperação, a receita de um bem ou serviço vendido não é reconhecida até que o valor ultrapasse os custos relacionados a ele.

Se você não tem uma fábrica que produza bens de consumo, não tem problema. O conceito também se aplica à prestação de serviços, por exemplo, e a diversos outros segmentos.

Quando falamos do contexto de viagens corporativas a recuperação de despesas diz respeito aos custos da viagem, por exemplo. Todos os gastos que envolvem a venda ou prestação de serviço entram na conta pois afetam a viabilidade dele.

O que é recuperação de despesas e o que diz a lei?

A recuperação de despesas é uma forma de reconhecer gastos incertos tanto para fins da receita quanto de gestão orçamentária. Isso quer dizer que ela trabalha com fluxos que não podem ser definidos com exatidão, mas permite certo controle.

Dessa forma, outra coisa que pode influenciar o custo dos produtos é a depreciação dos instrumentos. No contexto das viagens, se relaciona diretamente com processos obsoletos que geram perda de dinheiro ou custam muito caro no fim das contas

A Norma Contábil IAS 18 define que a receita só pode ser reconhecida quando o valor puder ser medido e o fluxo de caixa provado.

Entre outros assuntos, também aborda sobre o reembolso não configurar pagamento pelo serviço prestado. Quando essa condição é atendida, a recuperação de despesas não é refletida na contribuição de PIS/PASEP e Cofins, desde que apurada pelo regime cumulativo.

Só se aplica para empresas que reembolsam colaboradores?

A recuperação de despesas também funciona para pessoa jurídica. Empresas que prestam serviços e arcam com as despesas em um primeiro momento também têm esse direito. Neste caso, tudo que for gasto para realizar o trabalho é reembolsável por meio da nota de débito.

modelo de nota de débito para baixar

No entanto, para fazer o reembolso de despesas é preciso seguir algumas normas para que não sofra encargos e esteja em conformidade com a lei.

Para as organizações, assim como acontece com o ressarcimento de funcionários, o reembolso deve ser acompanhado de prestação de contas.

A mesma diretriz que delimita as ações para colaboradores, orienta como deve ser feito entre empresas para que não aconteçam desvios. 

A Norma IAS 18 aponta que se não configurar pagamento por serviço prestado e as despesas objeto de reembolso forem necessárias e normais nas atividades das organizações:

  • O reembolso não é considerado receita para IRPJ apurado com base no lucro presumido;
  • não é considerado receita para fins da CSLL com base no resultado presumido; 
  • não é considerado receita para fins da Cofins apurada com base no regime cumulativo.

Como funciona a recuperação de despesas?

Suponhamos que uma empresa tenha R$200.000 em ativos circulantes dos quais R$60.000 entraram na conta da empresa por causa de viagens. Entretanto, ela gastou um terço deste valor para poder realizar negócios.

Se isso não bastasse, R$40.000 dos 60 foram comercializados por crédito, então a organização não tem o valor cheio ainda. Ou seja, não recuperou os gastos da viagem.

Como dissemos, o lucro líquido não é reconhecido antes que o valor recebido supere os custos relacionados a ele. Com isso, a empresa decide fazer a recuperação de custos para reconhecer a receita.

Para poder reconhecê-la é bom organizar as coisas e separar tudo em períodos, seja mensal, trimestral ou semestral.

Imagine que no primeiro período de um trimestre, essa empresa teve um fluxo de caixa vindo das vendas de R$15.000 e mais R$15.000 em cada intervalo seguinte.

Como todo custo relacionado à obtenção do dinheiro deve ser coberto antes que qualquer lucro possa ser identificado, o lucro seria reconhecido somente no segundo trimestre.

Isso porque ela gastou 20 mil para realizar essas viagens e no primeiro período entraram 15 mil, deixando-a sem lucro ainda.

No momento seguinte entraram mais 15, diferenciando um lucro de 5 mil. Somando os 15 mil de cada intervalo subsequente, a empresa tem R$35.000 de lucro reconhecido

Como funciona entre empresas?

O raciocínio a ser seguido deve ser o mesmo e a conta da recuperação de despesas é bastante simples. Se uma organização arca com as despesas de um serviço prestado, ela também deve separar em períodos.

Suponhamos que uma construtora prestou serviço a uma incorporadora para realizar uma obra e o pagamento pelo trabalho será de R$600.000 dividido em 12 vezes.

A prestadora de serviços assumiu R$200.000 de custos para realizar a tarefa, e a incorporadora diz que só efetuará o reembolso quando a obra estiver completa.

Neste caso, pense em cada período como um mês. No primeiro, a construtora recebe R$50.000 reais e começa a erguer o edifício. Com 50 mil mensais, até o 4º mês, os custos para realizar a obra só se pagariam.

A partir do 5º, a prestadora de serviço começaria a reconhecer ganho. Sendo R$50.000 todos os meses, totalizando R$400.000 no fim dos 12 de obra.

Com a obra finalizada, a incorporadora reembolsa os gastos que ocorreram com a construção por meio de uma nota de débito e a prestadora de serviços reconhece os R$600.000 de receita.

Como a recuperação de despesas se relaciona com as viagens corporativas?

Pense no exemplo da empresa que tem ativos circulantes e tem um time de colaboradores para fechar acordos. Recapitulado:

  • esta organização tem R$200.000 destes ativos;
  • desse total, R$ 60.000 vieram de acordos fechados em viagens;
  • gastou R$20.000 para realizá-las;
  • R$40.000 foram vendidos a crédito..

Ou seja, a empresa não conseguiu recuperar seus gastos. Nas viagens corporativas é importante saber quanto do dinheiro investido nelas está gerando receita. Isso garante maior controle e também é fundamental para a saúde financeira do negócio.

Sem ter este controle, não se sabe quanto dinheiro vem delas. Isso é ruim para a gestão orçamentária e financeira, pois não se tem ideia do custo benefício.

Imagine uma viagem que custou R$2.000, mas trouxe R$4.000 de retorno. Quando se tem isso bem detalhado, fica mais fácil de procurar por saídas.

Se o retorno vindo de viagens está baixo é possível pensar em reduzir custos nela, por exemplo. Além disso, você começa a visualizar quanto se gasta para fechar um negócio, o que te dá mais insights e abre possibilidades.

Ebook e planilha de despesas corporativas com o título Passo a passo para calcular despesas de viagens corporativas.

É possível fazer a recuperação de despesas de forma rápida?

Para fazer a recuperação de despesas é preciso saber os custos envolvidos com um produto ou serviço prestado. Como tudo que envolve eles tem que entrar na conta, muitas vezes pode ser trabalhoso reunir todas as informações.

Para uma empresa é fundamental ter agilidade nos processos, isso garante que seu pessoal seja mais bem aproveitado, inclusive.

Com analistas e gestores fazendo essas questões mais burocráticas de forma rápida, eles podem se concentrar no que é mais importante e gerar receita.

Felizmente, a ExpenseOn consegue te ajudar em diversos momentos referentes à recuperação de despesas.

Depreciação e processos obsoletos

O conceito de depreciação que usaremos é: o processo de perda de utilidade ou perda de eficiência gerado pelo desgaste comum ou obsoletismo.

Quando algo passa por esse processo de depreciação e se torna ultrapassado, ele gera um custo adicional difícil de medir e que atravanca o ganho de capital.

Como medir o quanto pagamentos duplicados e fraudes afetam o seu retorno, afinal? Esse dinheiro gasto que não pode ser recuperado ou calculado atrapalha o planejamento orçamentário e a gestão financeira.

Para a recuperação de despesas ser feita corretamente é preciso ter todos os custos referentes a um bem ou serviço. Se houvesse uma ferramenta que reúne tudo em um único seria muito bom, né?

Com o Analytics e Relatórios é possível ver todas as informações importantes para a gestão financeira e de despesas em um único lugar.

Enquanto isso, com a Integração Contábil & ERP, o gestor pode automatizar o lançamento de despesas sem precisar registrar em mais de um sistema. O que minimiza os riscos de fraudes e pagamentos duplicados.

Fora isso, ainda é possível usar a funcionalidade Emissão de Nota de Débito, que permite gerar este documento de forma automática, agrupando as despesas por meio de filtros.

Não perca mais mais tempo nem dinheiro com processos demorados, facilite a prestação de contas e reembolso de despesas. Aumente sua produtividade e potencialize seus lucros com a ajuda da tecnologia.

Descubra como a ExpenseOn transforma a sua gestão de despesas e financeira de forma simples, descomplicada e prática.

O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".
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