Como montar um recibo de reembolso de viagem + modelo para usar

modelo de recibo de reembolso de viagem expenseon

Muitas empresas necessitam reembolsar seus colaboradores por despesas em viagens corporativas. Para fazer isso de maneira correta, é preciso fazer um recibo de reembolso padrão para ser usado pelos funcionários que viajam.

Esse documento é fundamental para a prestação de contas do colaborador após o fim da viagem.

Esqueça aquele velho processo em que o funcionário precisa guardar as notas fiscais para entregá-las quando voltar. 

Seja um deslocamento para reunião de negócios, participação em eventos e feiras ou até mesmo visitas a clientes, ter um modelo de recibo vai facilitar toda a gestão de reembolsos.

Isso significa simplificar o dia a dia do gestor, mas também dos colaboradores.

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar porque sua organização precisa de um recibo de reembolso de viagem e apresentar um modelo para que você possa utilizá-lo imediatamente.

Acompanhe a leitura.

O que é um recibo de reembolso?

O recibo de reembolso de viagem corporativa é um documento emitido pela empresa para padronizar a prestação de contas. Seu objetivo principal é aumentar o controle sobre os gastos, evitar fraudes no reembolso e possíveis prejuízos por duplicidade nos pagamentos.

Neste documento, precisam estar descritas informações sobre o colaborador que viajou, detalhes sobre as despesas e também sobre a viagem em si.

No recibo, serão apontadas diárias de hospedagem, alimentação, transporte e outros tipos de gastos realizados durante o período. Tudo de forma detalhada para que não haja erros.

Se por um lado há mais segurança e transparência para o financeiro da empresa, por outro o funcionário não precisa ter dor de cabeça na hora de solicitar o reembolso.

Esse documento padronizado facilita todo o processo para ambos os lados. Todos saem ganhando.

É claro que o processo de reembolsos pode variar de empresa para empresa, mas seguir um padrão com as necessidades do seu negócio será fundamental para obter melhores resultados.

Abaixo, listamos alguns dos comprovantes válidos para a prestação de contas:

  • notas fiscais;
  • cupons fiscais;
  • recibos de pagamento;
  • fatura de cartão de crédito.

Caso esses comprovantes não sejam apresentados, a empresa, por lei, não tem obrigatoriedade de ressarcir os gastos.

Por que montar um recibo de reembolso de despesas de viagem?

A premissa mais forte é eliminar fraudes e pagamentos duplicados. Esse prejuízo não pode ser admitido dentro de uma gestão financeira eficiente.

Quando o assunto é viagem corporativa, essa gestão de despesas é essencial.

Saber exatamente quanto e como foi gasto o dinheiro da companhia é um fator fundamental. Assim, quando é necessário aplicar estratégias para reduzir gastos de viagens corporativas, fica muito mais fácil identificar onde é que estão os maiores gargalos desse custo. 

Quando aliado a uma boa política de reembolso, o modelo de recibo auxilia a encontrar corrigir falhas no processo.

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Como fazer um recibo para reembolso de viagens?

Ele pode ser feito à mão ou impresso, mas o importante é o conteúdo que tem nele.

Devem constar, no documento, informações como:

  • nome do colaborador que será ressarcido;
  • descrição detalhada de todos os gastos;
  • a data em que a despesa foi feita;
  • período da viagem ou reunião externa;
  • dados da empresa e do restituído;
  • assinatura do funcionário.

Uma vez ciente do que é preciso ser descrito no recibo, você já pode começar a montar o documento correto para a sua empresa.

Siga a leitura e confira o modelo pronto de recibo de reembolso de viagens que preparamos.

Modelo de recibo de reembolso pronto

Eu, (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome da empresa), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de (quantidade) diárias referente a viagem à (cidade) – (UF), incluindo hospedagem, alimentação e combustível, no período de (data inicial) à (data final), com a finalidade de (objetivo da viagem).

Estão contempladas no valor recebido o ressarcimento dos gastos durante a viagem como:

  1. (descrição da despesa com data)
  2. (descrição da despesa com data)
  3. (descrição da despesa com data)

(cidade) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome do recebedor)

A importância do recibo

Sem os comprovantes de gastos, a empresa não tem a obrigação de reembolsar o funcionário.

Mas, se isso acontecer com frequência, a imagem da empresa pode se desgastar com os próprios colaboradores.

Imprevistos acontecem. A chuva pode molhar um recibo, furtos e roubos ocorrem, e pessoas perdem coisas todos os dias. O importante é que isso não se torne rotineiro.

Uma ótima forma de trazer mais segurança aos documentos para reembolso é realizando a digitalização dos comprovantes. Além de facilitar totalmente na organização, ainda torna o processo mais ágil, prático e seguro.

Segundo a Lei nº 9430/1996 – artigo 37, os comprovantes devem e precisam estar conservados. 

A digitalização promove maior segurança e simplicidade para obter as informações necessárias. Além disso, uma imagem serve como prova e, por isso, muitas empresas optam por um sistema de reembolso que permite a digitalização.

A plataforma ExpenseOn conta com um aplicativo mobile que facilita o ato de digitalizar notas fiscais e recibos, enviando os arquivos para um armazenamento em nuvem que pode ser acessado a qualquer momento pelo gestor.

Você ainda pode consultar os gastos do funcionário em tempo real, configurar alçadas de aprovação automáticas e até validar solicitações e adiantamentos.

Quer conhecer nossa solução? Solicite uma demonstração grátis e saiba como a ExpenseOn pode te ajudar a revolucionar a gestão de despesas corporativas.

Demonstração ExpenseOn

Como aumentar a eficiência dos reembolsos?

Agora que ficou claro do que se trata este tipo de recibo e sua importância para o controle de gastos, confira algumas dicas de como melhorar o processo de reembolsos na sua empresa.

Trabalhe com prazos

É importante que o responsável financeiro estipule prazos. Com dias marcados para o colaborador entregar os comprovantes das despesas, há um controle maior.

Estabeleça limites

É importante ter regras referentes ao que ée o que não é considerado ressarcível. Se a empresa não tiver diretrizes claras, o funcionário pode apresentar despesas exorbitantes para o setor financeiro e pedir reembolso.

Defina os documentos

É responsabilidade do gestor financeiro definir quais são os documentos que podem, ou não, ser aceitos para confirmar os gastos.

Nestes documentos devem haver a quantia gasta, forma de pagamento, dia de compra e descrição do serviço ou produto comprado.

Sendo assim, geralmente os gestores aceitam cupons fiscais, notas fiscais, recibos e faturas (com algumas ressalvas).