Por quanto tempo você deve guardar documentos da empresa? Entenda os diferentes casos

prazo para guardar documentos da empresa

A gestão financeira empresarial demanda muita organização para que os riscos sejam evitados. Diante da alta quantidade de documentos, que vão de notas fiscais e recibos a contratos, uma dúvida comum paira no ar: “por quanto tempo devo guardar documentos da empresa?

Essa resposta não é tão simples, uma vez que há diferentes tipos de documentos a serem arquivados. Logo, o tempo recomendado para guardá-los pode variar entre 1 e 30 anos.

Digitalizar notas fiscais e outros arquivos pode ser uma solução para as pilhas e pilhas de papel, mas falaremos disso depois.

O importante agora é saber que existe uma lei que define o tempo que se deve guardar cada tipo de documento antes de limpar as mesas e armários de arquivo.

Alguns deles são imprescindíveis para estar em conformidade com leis trabalhistas e tributárias. Além disso, muitos são necessários para declaração de impostos, e jogá-los no lixo antes do momento pode gerar sérios riscos financeiros para a companhia.

Ao longo deste artigo, vamos por quantos anos é necessário guardar esses registros. Também vamos explicar a importância de guardá-los e falar sobre as vantagens de manter arquivos digitais. Confira!

Qual a importância de guardar os comprovantes?

Qualquer organização tem muitos cupons, recibos e notas fiscais que podem acabar gerando até certa confusão. Por este motivo, não é difícil de entender quando algum colaborador resolve se livrar de parte dessa papelada. No entanto, é preciso cuidado.

Alguns papéis são relevantes para comprovar serviços e produtos para um futuro reembolso e possíveis conferências de prestação de contas do financeiro.

Diversos desses registros são imprescindíveis para estar de acordo com as normas. Isso acontece porque todos os documentos têm o seu valor, mas a falta de alguns pode trazer problemas com a lei e até processos, por exemplo.

Além disso, quando não se tem comprovantes e documentos guardados, a organização corre o risco de ter problemas com a Receita Federal ou se prejudicar com uma eventual fiscalização. Essa situação pode resultar em multas, inclusive.

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Por quanto tempo você deve guardar um comprovante?

Como você pôde ver, é necessário guardar alguns comprovantes de pagamento para que sua empresa possa agir despreocupada. No entanto, o tempo varia de acordo com o tipo de registro, o que vamos detalhar abaixo:

  • imposto de renda: 5 anos;
  • água, luz e telefone: 5 anos;
  • IPTU, IPVA e similares: 5 anos;
  • aluguel e taxas de condomínio: 3 anos;
  • faturas de cartão: 1 ano;
  • multas: 2 anos; 
  • INSS: até ser feito o pedido de aposentadoria;
  • seguro: 1 ano, enquanto estiver em vigor;
  • financiamentos e dívidas: até terminar todas as quitações.

Quais outros documentos guardar e por quanto tempo?

Os documentos e comprovantes relacionados aos trabalhadores exigem mais cuidado. Tudo que envolve a folha de pagamento, informações previdenciárias e trabalhistas devem ser guardadas por 10 anos.

documentos ainda mais importantes, aqueles que envolvem o Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS) e Guia de recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP).

Além do Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC), que devem ser mantidos de forma segura por 30 anos.

Há ainda os documentos que não precisam ser armazenados por longos períodos de tempo, mas nem por isso podem ser desprezados. Uma parte deles aconselha-se que sejam armazenados por 5 anos e outros por 2 anos.

Os registros que exigem 5 anos de prazo de guarda são:

  • contribuição previdenciária (GPS);
  • contribuição sindical (GRCSU);
  • recibo de pagamento de salário, 13o salário, férias e controle de ponto;
  • cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Já os que precisam ser guardados por 2 anos são:

  • termos de rescisão de contrato de trabalho;
  • pedido de demissão;
  • aviso prévio.

Qual a melhor forma de guardar esses documentos?

As empresas lidam com muitos papéis que podem acabar se acumulando em pilhas que dificultam os processos. A tecnologia ajuda e muito em diversas áreas da vida e dos negócios, com os comprovantes de pagamento e documentos não é diferente.

A ExpenseOn acredita e incentiva o conceito paperless com recursos de digitalização e  permitindo automatizações significativas no financeiro.

Com tudo salvo na nuvem, é possível separar em pastas, simplificando processos muito mais fácil de encontrar. Além disso, ajuda o meio ambiente ao diminuir o consumo de papel.

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Quais são as vantagens da digitalização para a guarda de documentos?

A digitalização da ExpenseOn garante diversas vantagens para os gestores, colaboradores e para os processos da empresa, alguns deles são:

  • redução de gastos: quando se coloca na ponta do lápis quanto de dinheiro é colocado fora com xerox, envio de documentos via correio e afins, é possível ver como são altos os valores;
  • otimização de tempo: quanto mais uma empresa diminui o consumo de xerox no ambiente corporativo, mais eficiência nos processos ela terá. Obviamente, tudo isso na prática, significa maior lucro;
  • menos burocracia: saber por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento é importante, mas saber como guardá-los é melhor ainda. A digitalização que a ExpenseOn disponibiliza reduz totalmente a burocracia de uma empresa. 

Se você chegou até aqui na leitura, pôde perceber que é muito importante guardar os documentos para evitar problemas. Também pôde perceber que a tecnologia é uma importante aliada para qualquer organização.

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