Regras para uso do cartão corporativo: confira as principais

Você já se perguntou sobre a importância das regras para uso de cartão corporativo? Essas normas são a estrutura das políticas de cartão corporativo. Devem ser desenhadas para gerenciar as finanças empresariais, minimizar custos, delimitar quais despesas podem ser pagas com o cartão e prevenir qualquer possibilidade de fraude nas despesas da empresa.

O cartão corporativo representa uma ferramenta financeira de valor inestimável, beneficiando tanto empresas quanto colaboradores, ao cobrir gastos como materiais de escritório e outros essenciais para o funcionamento da empresa.

Em viagens corporativas, o cartão se torna um aliado indispensável, simplificando a administração e reembolso de despesas, além de contribuir significativamente para a gestão financeira da organização.

Prossiga na leitura para descobrir o porquê de as regras para uso do cartão corporativo serem cruciais, suas diretrizes, as implicações de seu uso indevido, e como eles se alinham à política e ao compliance empresarial.

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A importância das regras para uso do cartão corporativo nas empresas

As regras para uso  do cartão corporativo definem os procedimentos para pagamentos de despesas empresariais, iniciando pela identificação de quais gastos podem ser efetuados com o cartão e seguindo com a comunicação das regras de seu uso.

Estas diretrizes são fundamentais para assegurar a transparência e a autonomia na gestão de despesas, proporcionando aos colaboradores a responsabilidade direta sobre seus gastos, o que agiliza a elaboração de relatórios de despesas e movimentações financeiras, fortalecendo a cultura de conformidade e ética empresarial.

Quais são as 9 regras do cartão corporativo?

Cada empresa dita as suas regras e políticas. As orientações para o uso do cartão corporativo são claras e obrigatórias para todos, desde os colaboradores até a liderança, na hora de avaliar despesas.

Confira dez regras fundamentais que não podem ser esquecidas no momento de estruturar sua política do cartão corporativo:

• Delimitação de uso e gastos;

• Proibição de saques em dinheiro;

• Política de reembolso;

• Documentação adequada;

• Aprovação prévia;

• Responsabilidade individual;

• Devolução do cartão;

• Consequências por uso indevido;

• Monitoramento.

1. Delimitação de uso e gastos

Deve ser explicitamente estabelecido que o cartão corporativo só pode ser usado para despesas relacionadas ao trabalho, delimitando exatamente quando e para o que poderá ser utilizado. Além disso, defina as limitações de gastos para cada um dos tipos despesas ou por período estipulado. 

Por exemplo: despesas realizadas semanal ou mensalmente de determinado colaborador, como passagens aéreas, hospedagens, aquisição de suprimentos e ingressos para eventos corporativos.

2. Proibição de saques em dinheiro

Os cartões corporativos não devem ser utilizados para saques em caixas eletrônicos. Isso pode dificultar o rastreamento adequado das despesas.

3. Política de reembolso

Estabeleça diretrizes claras sobre como solicitar o reembolso de despesas. Esse processo é utilizado quando os colaboradores arcam com as despesas autorizadas do próprio bolso.

4. Documentação adequada

Exija que todas as despesas sejam devidamente documentadas. Seja por meio de recibos ou declarações, esses comprovantes tem como finalidade o reembolso ou um relatório de despesas atualizado.

5. Aprovação prévia

Algumas despesas precisam de aprovação prévia por parte do gestor ou departamento responsável antes de serem realizadas. As aprovações devem ser anexadas aos demais comprovantes, bem como devidamente registradas. 

6. Responsabilidade individual

Uma orientação importante é deixar claro e ciente para cada colaborador, que cada um é responsável por suas despesas e pelo uso apropriado do cartão corporativo.

7. Devolução do cartão

Estabeleça prazos e procedimentos para a devolução do cartão corporativo. Seja quando o colaborador não faz mais parte da empresa ou quando não há mais necessidade de seu uso.

8. Consequências por uso indevido

Determine e exemplifique as punições em caso de uso indevido do cartão corporativo. Uma dica para gerir despesas de cartão corporativo é aplicar treinamentos aos funcionários sobre o uso correto.

9. Monitoramento

A empresa deve realizar auditorias periódicas para verificar o cumprimento das políticas e garantir conformidade das regras para uso do cartão corporativo, bem como realizar a devida prestação de contas. 

Por que é preciso estabelecer punições para quem não cumpre as regras?

É inegável o impacto negativo que o uso indevido do cartão corporativo pode trazer consequências prejudiciais, tanto para empresa, quanto para o colaborador. Para que o uso indevido do cartão corporativo seja evitado, é necessário comunicar a política juntamente as devidas punições de descumprimento. 

Comunicar claramente as punições por descumprimento é essencial para prevenir o uso inadequado do cartão. Dessa forma, assegura-se que todos estejam cientes das consequências, que podem variar desde advertências até demissões por justa causa, dependendo da gravidade da infração.

O Art. 482 da CLT lista diversas inadimplências, entre elas a má conduta, uso em benefício próprio e descumprimentos da lei, por exemplo. Entre as principais punições podemos citar advertência verbal ou escrita, suspensão temporária do cartão ou, dependendo do caso, demissão. Também pode-se responsabilizar financeiramente o colaborador pelos gastos indevidos ou acionar as autoridades legais.

A relação das regras com a política de cartão corporativo

A política de cartão corporativo é vital para definir as normas de uso do cartão, determinando as despesas permitidas, os limites de gasto e os procedimentos de uso. Este documento é crucial para informar aos funcionários sobre as condições de uso, requerendo a assinatura de um termo de responsabilidade.

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