O que é um plano financeiro? Exemplos e 3 dicas para fazer corretamente

gestora financeira fazendo o plano financeiro da empresa

O plano financeiro é fundamental para garantir a longevidade e saúde financeira de uma organização. O planejamento é igualmente importante, sendo que o primeiro só é possível a partir do segundo, pois fornece as informações necessárias.

É o planejamento das finanças que vai permitir que um plano eficiente seja realizado, já que faz um estudo sobre possibilidades. O plano, por sua vez, é uma ferramenta que funciona como roteiro para atingir os objetivos.

Esse documento detalha a ‘vida financeira’ do empreendimento com perspectivas para as diferentes fases. Dessa forma, é estipulada uma visão orçamentária do futuro dessa organização, uma estimativa de lucratividade e rentabilidade, além de diversos outros KPIs fundamentais.

Não ter um planejamento nem um plano é como caminhar no escuro. Para empresas de pequeno porte, isso pode significar falência. Já para grandes organizações, apresenta altos riscos financeiros.

O que é um plano financeiro?

O projeto financeiro é englobado no plano de negócios, que faz a análise da organização, sua viabilidade e potencial de implantação ou crescimento, seja do ponto de vista comercial ou financeiro.

Dessa forma, o plano é feito por meio de projeções que demonstrem sua viabilidade. Ao fazer isso, são definidas as diretrizes para que essas metas sejam atingidas e as métricas de controle para garantir isso.

É preciso, no entanto, saber da necessidade da organização. Geralmente, para checar se as demandas estão sendo atendidas são empregados alguns indicadores, como fluxo de caixa, margem bruta e líquida, ponto de equilíbrio, investimento e balanço.

Alguns desses KPIs são projetados para cinco anos normalmente, outros são checados antes de dar sequência ao plano.

Como o plano se relaciona com o planejamento financeiro?

Um bom planejamento financeiro é uma ferramenta que traz transparência às atividades operacionais. Junto do plano, ele demonstra quais são os melhores financiamentos, por exemplo, e permite comparar possíveis situações.

Essa organização é necessária para demonstrar como esse dinheiro deve ser gerido e gasto. O plano, por outro lado, está mais relacionado com a ação, ele vai mostrar o que deve ser investido, onde e quando.

Todas as informações que foram levantadas durante o planejamento, como o balanço patrimonial, margem líquida, fluxo de caixa, entre outras, são o que permitem encontrar caminhos e priorizar tarefas ou investimentos.

É aí que entra o projeto financeiro. Caso uma empresa deseje aumentar sua lucratividade, por exemplo, mas para isso precisa reduzir o tempo e dinheiro gasto na produção, a aquisição de novos equipamentos pode ser a solução para o problema.

Entretanto, para atingir tal objetivo é necessário ter um cronograma, saber o tamanho do investimento, o dinheiro disponível, além de saber a hora de revisá-lo e como fazer isso para verificar se o caminho está certo

4 exemplos de plano financeiro para se inspirar

Há algumas formas de fazer o plano das finanças de uma empresa e cada uma tem as suas vantagens. Conforme a necessidade, cada um vai se encaixar de uma melhor forma.

O importante é conhecer todos eles e compreender a realidade da companhia para se utilizar das vantagens de cada formato. São exemplos de plano financeiro:

  • ciclo PDCA;
  • 5W2H;
  • análise SWOT;
  • estudo de viabilidade.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta para reconhecer oportunidades de aprimoramento e auxiliar na verificação e demonstração de resultados. Com esse recurso é possível uma melhoria contínua nos processos financeiros e no planejamento deles.

Esse modelo é dividido em quatro partes correspondentes às letras que dão nome a esse instrumento. São eles: planejar, fazer, verificar e agir – traduzidos do inglês (Plan, Do, Check e Act)

A primeira etapa determina os objetivos, que em sua maioria foram traçados do planejamento estratégico e dão base para o desenvolvimento de procedimentos e processos para atingi-los. 

O ‘Do’ envolve a aplicação daquilo que foi traçado e abrange desde o treinamento dos funcionários até a coleta de dados para melhor entendimento. O importante é que o time esteja engajado e o plano comece a ser executado.

A checagem exige a verificação das informações que foram levantadas, bem como a comparação das metas traçadas e atingidas até o momento. Para isso é importante ter os KPIs financeiros bem estabelecidos e acessíveis.

Por último, o ‘Act’, trata-se de medidas corretivas e análise de resultados. Depois de comparar o objetivo traçado com o que foi conseguido, é possível enxergar falhas e evitar que elas aconteçam novamente.

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5W2H

O método 5W2H é um recurso usado para superar as dificuldades em identificar o problema a ser resolvido e suas causas. Ele inicia respondendo perguntas, que podem ser aplicadas a qualquer momento, para reconhecer os motivos dos obstáculos e construir o plano.

Ele leva esse nome porque as perguntas são: What, Who, When, Where, Why – o que, quem, quando, onde e por quê? -, How e How Much – como e quanto.

O modelo é bastante intuitivo, ao responder as perguntas e atribuir as informações, a organização do plano é facilitada.

Análise SWOT

A análise SWOT é bastante conhecida e consiste em identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças à empresa. Essa ferramenta leva em consideração o momento atual da instituição.

Bem simples de ser aplicada, ao identificar as questões da qual ela trata, é possível começar a traçar um plano de ação para corrigir os problemas, aproveitar oportunidades e melhorar o posicionamento financeiro da empresa.

Se uma das fraquezas são os processos obsoletos que demandam muito tempo hábil, custando dinheiro lá na frente, e uma oportunidade é um software de gestão financeira com bom custo-benefício, há um caminho a ser seguido.

Estudo de viabilidade

O estudo de viabilidade financeira é fundamental para entender se um negócio é sustentável ou não. Com esse recurso o gestor consegue saber se o investimento a ser feito é vantajoso

Toda organização faz investimentos de tempos em tempos, sem os quais não sobrevive. Seja no desenvolvimento de um novo produto, criação de um novo serviço ou elaboração de uma campanha, esse estudo é necessário. Ele leva em consideração fatores como:

  • capital necessário;
  • atividade alvo de investimento;
  • caixa necessário para funcionamento;
  • receitas e despesas esperadas.

Dicas para montar um plano financeiro

O exemplo de construção de projeto financeiro que traremos aqui será baseado no estudo de viabilidade. É um método comum e eficiente para checar se um investimento ou planejamento é eficaz. Confira!

Identifique o capital necessário e alvo de investimento

No primeiro momento é preciso identificar onde o dinheiro precisa ser investido.

Imagine uma empresa que tem altas despesas com restituição de quilometragem e problemas com fraudes no reembolso. Para resolver o problema, ela cogita investir em veículos para os colaboradores que viajam.

Logo, para acomodar uma frota de 5 carros, é necessário também uma reforma no estacionamento. Fora o seguro, IPVA, entre outros. O cálculo seria o seguinte:

  1. 5 carros: R$ 150 mil;
  2. reforma no estacionamento: R$ 50 mil;
  3. seguro: R$ 10 mil;
  4. IPVA R$ 12 mil;
  5. outros: R$ 7,5 mil.

Defina o caixa necessário para funcionamento

O caixa mínimo é a quantidade de dinheiro em reserva necessário para que a empresa mantenha suas operações. O cálculo que faremos leva em consideração os custos fixos e variáveis dos veículos ao longo de um mês. Nessa conta consideramos os seguintes itens:

  1. custos fixos mensais: R$ 5 mil;
  2. custos variáveis mensais: R$ 4 mil;
  3. custo total da empresa: R$ 9 mil;
  4. custo diário total (total/30): R$ 300;
  5. caixa mínimo necessário: R$ 300.

Perceba que o caixa mínimo necessário para que o investimento feito na frota seja sustentável é de R$ 300. Para calcular o prazo de retorno do investimento é preciso ter o total do investimento feito dividido pelo aumento das vendas ou economia feita, que você pode checar no próximo tópico.

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Receitas e despesas esperadas

Caso haja mais despesas, elas devem ser incluídas aqui, mas, nesse caso, elas foram estimadas no tópico anterior. Além disso, na situação que traçamos, o investimento não gera receita, mas redução de custos.

Geralmente, quando uma empresa adquire uma frota, os carros são acessíveis, com baixo custo de manutenção, diferente dos colaboradores que realizam o trabalho com veículo próprio.

Imagine que o reembolso de quilometragem de 5 funcionários que usam seu próprio bem para trabalhar seja de R$ 20 mil ao ano. Multiplicando pelos 5 funcionários, o valor total é de R$ 100 mil.

Reembolsar os quilômetros rodados é trabalhoso, muitos fatores entram na conta, afinal. Economize o tempo do setor financeiro e otimize sua gestão. O reembolso de quilometragem é mais fácil com a nossa planilha. Baixe e facilite sua rotina.

Como os carros comprados pela organização são populares, a taxa de reembolso é menor. Dessa forma, a estimativa de economia seria:

  1. carro (un): R$ 10 mil;
  2. carro (5): R$ 50 mil.

Nessa situação, o gasto e a economia total é de R$ 50,000, cortando pela metade os custos tidos antes do investimento. Como dissemos, o prazo de retorno do investimento é obtido ao dividir o investimento pela receita ou economia. Nessa situação ficaria da seguinte forma:

  1. investimento total: R$ 229 mil e 500
  2. economia total: R$ 50 mil;
  3. tempo para o retorno (inv. total / econ. total): 4,5 anos.

Conforme a tabela acima, a economia gerada pela aquisição da frota começaria a pagar o investimento feito após 4,5 anos.

Facilitando o plano financeiro com a tecnologia

Fazer um plano financeiro não é uma tarefa fácil, é necessário calcular os indicadores e ter todos os dados financeiros de prontidão. Quando o gestor só conta com processos manuais, o tempo gasto pesquisando relatórios é grande.

Esse tempo poderia ser investido em ações mais estratégicas que realmente trazem retorno financeiro. Felizmente, a ExpenseOn oferece diversas soluções para contornar esse problema.

A funcionalidade Analytics e Relatórios traz todas as informações e relatórios pertinentes em um único lugar. Além disso, cria personalizações, monta gráficos automáticos e exporta dados conforme a necessidade.

A Integração Contábil & ERP, por outro lado, automatiza todos os lançamentos de despesas no sistema. Isso evita mais de um registro e a duplicidade, assim ganha-se tempo e os erros diminuem.

Gestores financeiros não precisam investir tanta energia em processos burocráticos e que não trazem ganhos, concentre-se em assuntos mais importantes e que trazem rendimentos.

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