Os 5 principais problemas das planilhas manuais em empresas

Gestor tendo problema com planilhas manuais

As planilhas manuais são utilizadas para organizar o setor financeiro há muitos anos, e apresentam suas vantagens, como serem gratuitas para as empresas. Entretanto, podem representar mais perdas do que ganhos, não só atrapalhando estratégias de redução de custos, como gerando problemas para a gestão financeira.

As diversas horas dedicadas ao controle manual, por exemplo, são um tempo que poderia ser investido em outra atividade. Os valores economizados com softwares de gestão financeira nem se comparam às oportunidades perdidas.

As planilhas manuais ajudam a estruturar o setor, fazer controle do fluxo de caixa e organizar os processos financeiros, por exemplo, desde que bem construída.

Entretanto, somente até determinado ponto que, quando ultrapassado, passa a ser prejudicial à organização. Em outras palavras, depende do tamanho e do momento de cada negócio, da necessidade de otimização de processos e de melhorar a gestão de custos.

5 problemas das planilhas manuais

As planilhas manuais, apesar de facilitar a rotina financeira no começo, ao longo do tempo se tornam burocráticas e passíveis de erros. Além disso, se não houver uma padronização na construção dos documentos, o que geraria ordem causa confusão.

A dificuldade de exportação e compartilhamento de informações também dificulta a colaboração, gerando atrasos e comprometendo a produtividade. Confira a seguir 5 problemas das planilhas manuais:

Burocracia

O controle feito manualmente através de planilhas torna a rotina mais devagar. Caso seja necessário conseguir uma informação, um gestor precisa pedir a outro ou um funcionário a um colega.

Em algumas organizações, a liberação de um documento é um longo processo, que atrasa todo o planejamento financeiro. Além disso, a exportação das informações contidas nela são, geralmente, mais difíceis.

Falta de segurança

As planilhas manuais não oferecem medidas de segurança contra ataques ou acidentes, o que é um risco para o compliance e produtividade. Como elas não possuem backup, caso o computador seja corrompido, os registros serão perdidos permanentemente.

Quando dados importantes para a operação são perdidos, a recuperação pode ser difícil e custosa. Depois, como esses materiais não têm medidas de segurança, como limite de acesso por hierarquia ou setor, informações valiosas podem estar expostas.

Maior incidência de erros

Com as alterações feitas manualmente, a chance de erros acontecerem é maior e com isso, os retrabalhos, e até mesmo prejuízos, são recorrentes. Apenas um erro ao copiar e colar uma informação no Excel já custou U$ 24 milhões à TransAlta, em 2003.

Uma forma de se esquivar da situação é automatizar alguns processos que apenas tomam tempo e não trazem resultados. A automação por meio de um software de controle e gestão financeira, evita que o mesmo registro precise ser feito mais de uma vez, por exemplo.
Além disso, os lançamentos podem ser feitos de forma automática, diminuindo drasticamente a chance de erros. Baixe nosso Guia com 5 ferramentas para automatizar o financeiro da sua empresa e evite o desperdício de dinheiro

Pouca colaboração

A falta de cooperação na construção dos documentos torna a rotina ainda mais burocrática e devagar. Não há integração de informações e o controle feito pelas planilhas manuais é totalmente individual.

Dessa forma, caso uma informação precise ser atualizada, revista ou compartilhada, o colaborador precisará copiar e colar todos os dados. Isso desperdiça tempo, tornando o dia a dia pouco eficiente, e dificulta a comunicação entre os setores.

Falta de padronização

Caso a organização não instrua os colaboradores sobre a construção das planilhas, os registros serão uma colcha de retalhos. Isso vai piorar ainda mais a colaboração entre os setores, vai aumentar a chance de erros e dificultar a consulta de informações.

Com os números reais escondidos, a gestão financeira e do orçamento empresarial se torna mais complicada. Mesmo assim, existem soluções que podem ajudar, seja por meio da tecnologia ou da padronização das planilhas.

4 vantagens das planilhas manuais

Fazer o controle manual representa um risco para grandes organizações, principalmente se não for algo pontual e secundário, mas determinante e peça-chave para resultados. Usar uma planilha para calcular custos fixos e variáveis, por exemplo, não é um problema.

Entretanto, usá-las para calcular projetos inteiros, sim. Ainda assim, as planilhas feitas à mão não são totalmente ruins, sobretudo se for uma empresa de menor porte. Confira a seguir 4 vantagens das planilhas manuais:

  • fácil implementação: implementar planilhas no dia a dia não é difícil e requer pouco treinamento. Comprando o pacote Office, as empresas já podem usufruir do Excel e não precisam de outros softwares específicos para isso;
  • grande flexibilidade: o controle manual feito através desses registros apresenta alta flexibilidade, já que pode ser usado para diversos departamentos. Do setor de marketing e CRM até o financeiro, todos se beneficiam;
  • integração parcial: há alguns programas, como o zapier, que permitem integrar sistemas. Dessa forma, caso algum sistema registre uma atualização, o software envia a informação para a planilha;
  • baixo custo: o custo envolvido com o uso de planilhas manuais é, geralmente, o do pacote Microsoft e, como não exige treinamentos, se torna econômico.

Os registros manuais também são benéficos, mas construí-las do zero pode ser trabalhoso. Calcular os custos fixos, custos variáveis, fluxo de caixa e outros mais se torna uma dor de cabeça sem essa organização.

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Com a integração contábil e ERP da Flash Expense, os dados financeiros são integrados em uma única plataforma. A automatização dos lançamentos de despesas evitam fazer o mesmo registro em diferentes sistemas e eliminam trabalhos repetitivos.

Assim, as chances de erros diminuem e o compliance financeiro aumenta. O analytics e relatórios, por outro lado, reúne os dados pertinentes à gestão financeira em um único lugar para facilitar as análises, dando aos relatórios de despesas uma visualização simplificada.

Ele também permite a criação de personalizações, construção de gráficos automáticos e exportação de dados com facilidade. Com a Flash Expense você:

  • economiza tempo e evita retrabalhos;
  • elimina informações duplicadas;
  • torna os colaboradores mais produtivos;
  • mitiga os riscos causados por falhas humanas;
  • fortalece o compliance;
  • analisa gastos detalhadamente com filtros de usuário, categoria, cliente, projeto e outros;
  • reduz o risco de fraudes;
  • valida o cumprimento das políticas;
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