O que é pagamento corporativo e como funciona nas empresas?

gestor financeiro realizando pagamentos corporativos na empresa

Toda empresa lida diariamente com pagamentos corporativos. Muitas, porém, podem até não usar essa nomenclatura para as transações referentes a gastos dos colaboradores – ou mesmo usar instrumentos como o cartão corporativo –, mas trata-se de algo constante na rotina do gestor financeiro.

O pagamento corporativo é tudo o que a companhia paga ao colaborador, além de seu salário e benefícios, para que ele possa desempenhar sua função. Ou seja, quando o funcionário vai a uma reunião de negócios externa ou faz uma viagem de negócios, o conceito enquadra valores gastos com alimentação, hospedagem e custos adicionais.

As despesas externas são cobertas com o dinheiro da empresa e contabilizadas como pagamentos corporativos.

Também podemos citar o investimento em novas unidades de negócio neste cenário. Uma vez que a empresa gasta para desenvolver a operação de uma nova área, pode-se fazer a manutenção dos gastos e medir se o retorno está sendo positivo ou negativo.

Na maioria das organizações, o cartão de crédito corporativo é o principal controle para garantir maior transparência para a gestão corporativa do financeiro.

Com este recurso em mãos, o funcionário pode usá-lo da maneira mais eficiente, sempre respeitando, é claro, a política interna estabelecida pela instituição.

Também há outras maneiras de fazer esse controle. O adiantamento de despesas, por exemplo, é outro artifício bastante utilizado por empresas em todo o Brasil.

É importante sempre manter as despesas controladas para que não haja prejuízos ou surpresas desagradáveis na prestação de contas. Aproveite e conheça nosso guia completo para auditoria de reembolso de despesas e aplique já na sua companhia.

Ebook e checklist O guia completo de auditoria de reembolso de despesas.

Como funciona o processo de pagamentos corporativos?

Como citamos acima, há diferentes formas de trabalhar com pagamentos corporativos dentro de uma companhia.

Os responsáveis pela gestão financeira do negócio precisam entender qual delas faz mais sentido e aplicá-la da forma mais eficaz possível. Abaixo, detalhamos um pouco mais sobre como funciona o processo de pagamentos corporativos em cada um dos principais modelos:

  • pagamento tradicional;
  • cartão de crédito corporativo;
  • adiantamento de despesas.;

Pagamento corporativo tradicional

Esse é o jeito mais utilizado, mas não necessariamente o mais eficiente. Quando há gastos externos, o colaborador precisa apresentar as notas fiscais para comprovar as despesas e, então, ser reembolsado.

Neste cenário, surgem riscos como fraudes e até mesmo pagamentos duplicados. Isso se dá, principalmente, quando há um alto volume de despesas a serem pagas pelo financeiro e tudo acaba se misturando em diversas planilhas de controle.

O correto é centralizar tudo em um único documento para reduzir as possibilidades de prejuízo para o caixa da empresa.

Mesmo assim, não é a maneira ideal de controlar os pagamentos corporativos.

O ideal é que haja um sistema onde todas as informações são centralizadas e gerenciadas de maneira automatizada. Só assim será possível eliminar os riscos e ainda otimizar a gestão do financeiro.

Cartão de crédito para pagamentos corporativos

O cartão corporativo não é novidade. Muitas organizações disponibilizam cartões para seus gestores e executivos, mas acabam não explorando todo o potencial dessa ferramenta.

Ao unir todos os pagamentos corporativos com o cartão de crédito, o departamento financeiro passa a ter muito mais controle sobre os gastos externos.

Quando falamos de despesas variáveis, por exemplo, pode haver uma forte flutuação nos valores a serem pagos pela empresa ao longo dos meses.

Com a unificação dos dados financeiros, gerenciar tudo isso passa a ser uma tarefa muito mais simples e eficiente.

Quer saber mais? Nossa plataforma oferece um controle completo, integrado ao seu ERP, para cartões corporativos. Fale agora com um de nossos consultores e agende uma demonstração totalmente gratuita.

Pagamento corporativo por adiantamento

Como o próprio nome já diz, o adiantamento de despesas é a prática de pagar antecipadamente os gastos ao funcionário.

Em vez de o colaborador gastar, guardar o recibo e depois ser reembolsado, ele recebe o pagamento antes de utilizar o dinheiro.

Desta forma, a empresa estima e adianta os valores, seja em espécie ou via transferência, e, quando for necessário gastar com alguma coisa, o funcionário paga com os recursos da instituição, não precisando recorrer ao processo de reembolso.

Mesmo assim, é fundamental que o funcionário guarde as notas fiscais – ou as digitalize utilizando um aplicativo mobile – para comprovar o que foi gasto e, depois, prestar contas com os gestores.

Essa é uma prática eficiente para evitar despesas desnecessárias ou maiores do que as planejadas pelo financeiro. É claro que pode haver gastos extras em algumas situações. Por isso, comprovar o gasto com o recibo fiscal é muito importante.

Como aprimorar o gerenciamento dos pagamentos corporativos

Controlar as despesas e gastos da organização não precisa ser difícil. Por isso, milhares de empresas já confiam na ExpenseOn para otimizar processos e tornar a gestão financeira corporativa muito mais eficiente.

Seja no reembolso de despesas após uma viagem corporativa ou mesmo gerenciar os gastos com cartão corporativo, nossa plataforma facilita a vida dos profissionais financeiros dentro das companhias.

Uma vez que a companhia centraliza sua operação de despesas, é possível acompanhar de perto toda a movimentação financeira, ter uma visão mais ampla sobre os gastos e planejar melhor o orçamento a partir desses dados.

  • Centralize todos os gastos de cartão de crédito da empresa
  • Organize as despesas dos colaboradores
  • Analise informações em tempo real e descubra onde é possível otimizar gastos

Quer saber como a ExpenseOn pode ajudar a revolucionar sua gestão financeira empresarial? Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo e conheça tudo o que podemos oferecer para te ajudar.

O título em destaque é "Otimize a sua gestão de reembolso". Abaixo, lê-se "Escaneie notas fiscais, solicite adiantamentos, acompanhe aprovações em tempo real e muito mais" com o botão "Agendar demonstração".