O que é workflow de aprovação de despesas e como fazer?

o que é um workflow de aprovação de despesas

Muitas organizações têm problemas com fluxos de trabalhos burocráticos e demorados. Quando esses processos são entroncados, a paralisação de um documento resultante de viagens corporativas, por exemplo, é sentido pelo colaborador e pelo gestor.

Quando tratamos de workflows como o de aprovação, a demora de uma resolução pode resultar em insatisfação por parte dos funcionários. Ao mesmo tempo que para o gestor implica em dor de cabeça e trabalho acumulado.

Empresas que têm a necessidade de enviar representantes para filiais ou clientes em outras cidades ou mesmo redondezas, sabem que muitos gastos aparecem. As despesas envolvem alimentação, hospedagem, combustível, transporte, entre outros.

Dessa forma, ao falar de fluxo de trabalho, fala-se da evolução de determinada papelada. Inclui o acompanhamento de negociações ou, no caso de reembolsos de despesas, a supervisão das aprovações e negativas de gastos em deslocamentos a trabalho.

Para conduzir esse procedimento da melhor forma, é aconselhável adotar alguma medida que automatize partes dele. A negação de uma restituição pode ser automática de acordo com o valor ou tipo de gasto, por exemplo. Isso evita “idas e vindas”, situação chata com a qual a ExpenseOn te ajuda.

Continue lendo porque aqui você encontrará 3 tipos de workflow de aprovação, como implementar o modelo sequencial de fluxo de trabalho e quais ferramentas podem te ajudar nesse processo. Confira!

O que é um fluxo de aprovação de despesas?

O fluxo de trabalho é um padrão para que processos se desenrolem de forma eficiente e sem precisar de um acompanhamento muito próximo. Em um workflow de aprovação eficaz não existem muitas preocupações.

Diferente de procedimentos manuais, no workflow bem feito o gestor não fica preocupado com comprovantes de despesas a todo momento. Dependendo do quão bem construído for, as políticas de reembolso estão incorporadas nesse processo.

O fluxo de trabalho, seja como for construído, permite que atividades aconteçam de forma fluida. Isso pode acontecer de maneira sucessiva – uma após a outra -, paralela – mais de um acontecendo simultaneamente – e de outras formas que ainda abordaremos.

Modelo de política de reembolso

3 tipos de workflow

Existem alguns tipos de fluxos de trabalho, sendo que uns são mais ou menos complexos que outros. Trataremos aqui de 3 de 21 tipos de fluxos de trabalho relatados em um artigo da IBM Corporation, são eles:

  • sequencial;
  • paralelo;
  • escolha única.

Sequencial

O workflow sequencial é o mais comum e mais simples de todos. Consiste na progressão das etapas, na qual uma leva até a outra. Pense em uma série de atividades que se desenrolam e onde uma termina, a outra começa.

Pensando no fluxo de aprovação, ele começa no pedido de reembolso, que termina quando os documentos são apresentados. Então, começa a análise que caminha até o momento em que as despesas são aceitas ou reprovadas.

Esse esforço culmina na aprovação ou reprovação, procedimento encerrado no momento que o colaborador é restituído ou não.

Paralelo

O fluxo de trabalho paralelo, mesmo sendo intuitivo, é um pouco mais complexo e exige automatização de processos. Nesse modelo, mais de uma atividade acontece ao mesmo tempo, por isso o nome.

Dessa forma, a solicitação e a análise ou a análise e a aprovação podem acontecer paralelamente. Uma não precisa terminar para que a outra comece, situação que garante ainda mais dinamismo.

Imagine que exista uma solução capaz de digitalizar documentos e disponibilizá-los em tempo real para que o gestor veja. Ao lançar mão desse recurso, o trabalho de análise, pedido e aprovação acontecem simultaneamente.

Já que os gastos podem ser reprovados assim que são feitos, economiza-se o tempo de uma análise longa e exclusiva. Felizmente, essa solução existe e a ExpenseOn a oferece.

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Escolha única

No modelo da escolha única há um gatilho que dá início ao fluxo de trabalho. Em determinado momento, no entanto, acontece uma bifurcação na qual só um caminho é válido para aquele evento.

O processo de reembolso começa pela solicitação e caminha até a análise, depois disso existem possíveis trilhas a serem percorridas. Imagine que determinada organização tem mais de um nível de aprovação.

Ela recebeu uma solicitação de nível 1 que deve ser aprovada por alguém do RH, o caminho a ser feito será diferente do que aquele caso fosse de nível 2 e precisasse ser aprovado pelo gestor financeiro.

Dessa forma, as escolhas são excludentes e únicas. Se um fluxo está sendo seguido, não há necessidade de acionar o outro.

Como criar um workflow de aprovação de despesas?

pessoa montando workflow de aprovação de despesas

Para ter procedimentos eficazes é preciso contar com ferramentas que auxiliem as diferentes etapas desse workflow. Essas ferramentas ajudam na gestão das demandas e controle das atividades e responsabilidades.

É preciso que os procedimentos sejam claros e tenham informações bem definidas sobre o que, como, quando, porquê e quem deve fazê-los. Para fazer isso é necessário determinar as diferentes etapas desse fluxo, quem é o responsável por ela e por monitorá-la.

Quando falamos de um fluxo de aprovação, o trabalho engloba a solicitação de um reembolso, a análise em diferentes níveis e a aprovação ou negação dele. Com a ExpenseOn é possível automatizar partes desse processo.

A funcionalidade Regras e Alertas, por exemplo, envia mensagens ao colaborador assim que uma regra da política de viagens é quebrada. Situação que preza não só por ela, mas otimiza o fluxo de aprovação por não haver demandas desnecessárias.

Para criar um fluxo de aprovações será necessário seguir alguns passos básicos e intuitivos. Abordaremos aqui um fluxo de trabalho linear ou sequencial bem simples para facilitar o entendimento. De forma resumida, as etapas são:

  1. definir etapas: geralmente ocorre seguindo o caminho de pedido, análise e devolutiva. A primeira envolve prestar contas e apresentar as notas e recibos, a segunda abarca a checagem dos documentos e a terceira a negação ou aprovação do reembolso;
  2. estipular responsabilidades: tão importante quanto definir as fases é determinar os responsáveis por elas. A prestação de contas é responsabilidade do colaborador, a análise pode ser feita por um gestor financeiro ou de RH e a devolutiva também. Seja como for, é importante que haja confiança e estabilidade no processo;
  3. definir documentação: aqui é preciso deixar claro quais são os documentos aceitos para comprovar gastos. Extratos bancários, notas fiscais, recibos, etc. A política de reembolso é de grande ajuda nesse momento;
  4. determinar o período das etapas: Feito tudo isso basta determinar em quanto tempo se encerra as etapas. Períodos de 5 dias úteis, 1 semana ou 2 semanas para que tudo esteja resolvido garante o dinamismo do trabalho e satisfação de todos.

4 vantagens de um fluxo de aprovação eficiente

Um workflow de aprovações automatizado traz vantagens tanto para viajantes quanto para os gestores. Confira a seguir alguns dos benefícios que um bom fluxo de trabalho pode trazer:

  • redução de custos: com um fluxo eficiente, os erros operacionais são minimizados, a política de reembolsos é mais respeitada e o dinheiro não é gasto desnecessariamente; 
  • aumento do controle: com o acompanhamento de todos os esforços, desde seu início até o encerramento, é possível medir a performance dele. Isso possibilita insights sobre pontos de melhoria e otimização, bem como verificar se as diretrizes estão sendo seguidas;
  • agilidade: com um fluxo de trabalho eficiente, a burocracia diminui ou pelo menos ganha outra roupagem. Isso traz mais agilidade para o dia a dia e resulta em aumento de produtividade, inclusive;
  • aumento de produtividade: quando gestores de viagens corporativas não precisam gastar horas e mais horas checando comprovantes e os colaboradores construindo relatórios, a produtividade aumenta. Com mais facilidade e praticidade nesses processos, ambos podem se concentrar em assuntos que realmente trazem retorno.

Quais ferramentas a tecnologia fornece que ajudam na criação de um workflow eficiente?

Para criar um workflow é fundamental que a tarefa de aprovação seja pensada desde antes que o pedido seja feito. O primeiro passo de qualquer processo de aprovação de despesas de viagens é o planejamento desse deslocamento.

A comparação de hospedagens e passagens aéreas é fundamental para que o orçamento seja respeitado e não haja surpresas desagradáveis. Felizmente, a ExpenseOn consegue te ajudar com algumas dessas questões.

A funcionalidade Travel lhe permite reservar hospedagens e passagens aéreas com apenas um clique, além de oferecer suporte 24h. Tudo o que a sua empresa precisa para realizar as viagens corporativas com prática e sem burocracia está aqui.

Feito o planejamento da viagem, é preciso garantir que os esforços se mantenham eficientes durante ela. Esperar a volta do colaborador para reunir os comprovantes e só assim examiná-los é contraproducente ou no mínimo demorado.

Com a Digitalização de Despesas, o viajante pode digitalizar todos os documentos e enviá-los para a nuvem. O gestor, por sua vez, pode checá-los em tempo real, assim que o upload é feito. Dessa forma, as despesas podem ser negadas ou aprovadas com mais facilidade, mantendo um fluxo de aprovação contínuo sem sobrecarregar ninguém,

Por último, existe a Alçadas de Aprovação, que garante acesso limitado e hierarquizado às informações. Essa funcionalidade garante que as diretrizes sejam seguidas porque estipula responsáveis para os diferentes níveis de despesas.

Determinados profissionais aprovam gastos menores e outros profissionais aprovam os gastos maiores. Isso assegura que somente as pessoas necessárias tenham contato com as informações e que um responsável seja acionado caso uma despesa ultrapasse determinado valor.

Falamos aqui de apenas algumas soluções que a ExpenseOn oferece para ajudar o seu dia a dia na gestão de despesas. Nós transformamos o seu jeito de gerir finanças com praticidade e eficiência. Está pronto para abraçar a mudança?

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