OCR: o que é e como funciona este sistema de reconhecimento óptico de caracteres

Você sabe o que é OCR (reconhecimento óptico de caracteres)? É uma tecnologia que desempenha um papel fundamental na conversão de documentos em papel ou imagens em texto digital. A sigla em inglês OCR tem significado "Optical Character Recognition".

Essa tecnologia utiliza algoritmos e técnicas de machine learning para extrair texto de imagens ou documentos digitalizados, permitindo que o conteúdo seja editado, pesquisado e armazenado de maneira eletrônica.

O principal benefício da tecnologia OCR é a automatização de processos, reduzindo custos e tempo gasto na digitalização de despesas. Além da otimização do fluxo de trabalho e da facilidade em recuperar informações.

O processo de OCR contempla um pré-processamento de imagens, como a correção de distorções e aprimoramento do contraste para garantir resultados precisos. Aplicativos populares, como o Microsoft Word, incorporam funcionalidades de OCR documentos para permitir a extração de texto de imagens.

A Flash Expense realiza a leitura de recibos e comprovantes com muito mais agilidade e eficácia. É o fim dos problemas com posicionamento da imagem, textos ilegíveis e erros na transcrição.

Para saber mais, clique aqui e assista ao nosso vídeo sobre a leitura automática de comprovantes da Flash Expense com Product Marketing Manager, Gabi Prota.

Acompanhe a leitura e descubra como a Flash Expense facilita o lançamento e a aprovação de despesas e a customização de todo o fluxo de relatórios.

Como funciona um sistema de OCR?

O OCR funciona através do reconhecimento de caracteres, isso significa que ao analisar um documento, como um OCR PDF ou uma imagem escaneada, ele identifica padrões que correspondem a letras, números e outros caracteres.

Basicamente, o software de OCR utiliza algoritmos avançados para reconhecer texto legível. Isso é especialmente útil ao digitalizar imagens, uma vez que possibilita o armazenamento e a busca eficiente de informações em um banco de dados eletrônico.

Os diferentes usos do OCR para empresas

O OCR ajuda empresas de diversos setores a converter documentos físicos em formatos digitais. Essa automação é essencial para o armazenamento, a organização e a rastreabilidade de informações. Ao tornar documentos físicos, como contratos, faturas e comprovantes de pagamento rastreáveis, a empresa pode reduzir erros e esforços manuais.

O OCR pode ser usado para reconhecer e extrair informações de formulários, como pesquisas, inscrições e questionários. Isso serve para agilizar a análise de dados e permitir respostas mais rápidas.

Para empresas que monitoram sua presença online, o OCR serve como identificador de menções da sua marca em imagens ou capturas de tela compartilhadas nas mídias sociais.

Em hospitais e clínicas, o OCR pode ser aplicado para digitalizar registros médicos, receitas e formulários de admissão, agilizando o atendimento e reduzindo o uso de papel.

No setor jurídico, o OCR digitaliza documentos legais, facilitando a pesquisa e análise de casos. Outros principais benefícios da digitalização de documentos incluem:

• documentos etiquetados e categorizados automaticamente;
• integração com sistemas de gestão e reembolso de despesas;
• tradução automática de idiomas;
• validação e verificação de inconsistências nos documentos.

Facilidade no dia a dia: como o app Flash Expense utiliza OCR para digitalizar recibos e facilitar reembolsos?

Nos pedidos de reembolso de despesas ou na gestão de viagens corporativas, por exemplo, a utilização de OCR simplifica os processos de reembolso e a organização financeira. Isso faz com que o processo de digitalização de recibos fique mais ágil, prático e funcional. Assista ao vídeo completo:

Saiba mais sobre como é na prática.

Como o OCR da Flash Expense irá funcionar com a atualização?

A partir de setembro, com a Flash Expense, qualquer recibo poderá ser lido pelo sistema em menos de 1 segundo. Isso significa que, mesmo que o papel esteja rasgado, rasurado e com iluminação deficiente, nosso software irá realizar a leitura desse documento.

Antes, com a leitura do OCR, o documento era escaneado por uma foto arquivada no celular ou tirada na hora, mas apenas uma foto. A novidade é que agora teremos uma funcionalidade mais avançada chamada Lens, ele realiza:

• detecção automática de documentos;
• detecção de borda aprimorada;
• aprimoramento automático de imagem;
• captura de recibos longos.

Os funcionários podem usar o aplicativo Flash Expense para tirar fotos dos recibos físicos de suas despesas. Esses recibos podem ser contas de restaurantes, passagens aéreas, combustível em viagens a trabalho, etc.

Feita a captura dos recibos, o aplicativo permite que essas imagens sejam enviadas diretamente para o sistema de gestão. É nesse momento que o OCR analisa os dados relevantes da imagem e transcreve em texto digital para o sistema.

Ao realizar a leitura do recibo, o sistema Flash Expense verifica a precisão das informações e aplica as diretrizes estabelecidas pela política de reembolso. A leitura automática da Flash Expense é capaz de reconhecer diversos tipos de recibo, como:

• ticket de estacionamento;
• nota fiscal;
• cupom fiscal;
• recibo pedágio;
• notas e recibos de moedas diferentes do real.

O Flash Expense garante que os recibos enviados estejam dentro da política de reembolso da sua empresa

Com a atualização do OCR em nosso sistema, o financeiro ganha ainda mais vantagens.

Será possível cadastrar no sistema todos os itens que qualificam uma nota válida para a empresa. Ou seja: o financeiro escolhe todos os pré-requisitos para que o recibo seja aceito e validado pelo nosso sistema, oferecendo ganho de tempo na conferência desses documentos.

Isso porque o novo OCR da Flash Expense conta com uma inteligência artificial que está em constante evolução. Nosso sistema é capaz de reconhecer diversos tipos de informação com maestria, por exemplo:

• CNPJ;
• valor total da fatura;
• nome e endereço da empresa;
• itens descritos na nota;
• moeda da fatura;
• moeda de conversão;
• data e hora da emissão da fatura;
• número da nota;
• taxas;
• entre outros.

É importante padronizar os pedidos de reembolso através de um modelo para categorizar as despesas e gerar relatórios eficientes. Esses relatórios servem como referências futuras, controle financeiro e para fins contábeis.

Com os relatórios de reembolso prontos, os funcionários podem solicitar os devidos ressarcimentos por meio do nosso app. A Flash Expense calcula automaticamente o valor total a ser reembolsado com base nas despesas aprovadas e registradas internamente.

Nossa plataforma, integrada ao OCR e IA, está em constante evolução. Isso significa que o preenchimento de planilhas, extravio de comprovantes e problemas com o cumprimento das políticas da empresa podem ser solucionados em um só lugar. Conheça a Flash Expense.

Os diferentes tipos de OCR: onde mais é possível encontrar essa tecnologia?

Além do uso em ferramentas como o Flash Expense, existem várias opções de OCR disponíveis, tanto pagas quanto gratuitas. Esses OCR podem oferecer diferentes níveis de aplicação e qualidade de reconhecimento para o dia a dia.

OCR online gratuito

Este serviço permite fazer o upload de imagens ou documentos PDF e receber o texto extraído. Geralmente, oferece uma opção gratuita com algumas limitações, como número de páginas ou tamanho do arquivo. Dois exemplos de documento OCR online são o Google Drive e o FreeOCR.

O Google Drive oferece uma funcionalidade de OCR integrada ao fazer upload de imagens ou PDFs. Ele pode reconhecer texto em documentos em vários idiomas. Já o FreeOCR é um software gratuito que permite a conversão de imagens em texto. Ele pode lidar com uma variedade de formatos de imagem e PDF.

Software de OCR gratuito

O Tesseract é um mecanismo de OCR de código aberto que é amplamente usado. Embora possa exigir alguma configuração, ele é capaz de reconhecer texto em várias línguas e pode ser incorporado em aplicativos.

Outros exemplos de softwares são o SimpleOCR e o OCRmyPDF. Eles são soluções mais simples e especializadas em converter OCR imagem em texto editável a partir da criação de novos PDFs.

Serviços de OCR pagos

Aqui podemos citar o Adobe Acrobat, o ABBYY FineReader e o Readiris. Esses sistemas pagos possuem recursos mais avançados que permitem converter imagens e documentos PDF em texto pesquisável. A diferença em relação aos sistemas gratuitos inclui:

• qualidade superior de reconhecimento;
• alta precisão ao identificar diversos idiomas e;
• recursos avançados de edição após conversão.

OCR integrado à aplicativos

O Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) contém a função de OCR e permite extrair texto de imagens diretamente nos documentos. Da mesma forma, o Evernote, um aplicativo de gerenciamento de notas, possui um recurso de OCR que permite pesquisar texto em imagens e PDFs baixados.

Conclusão, ao usar OCR em um aplicativo de gestão de despesas corporativas como a Flash Expense, as empresas podem eliminar a necessidade de lidar com recibos físicos. Além de agilizar os processos de reembolso, reduzir erros e manter registros precisos das despesas.

Com Flash Expense sua empresa economiza dinheiro ao centralizar todos os processos em uma única plataforma. Além de economizar tempo na administração de diversas ferramentas diferentes, considerando o tempo já gasto na rotina de gestão.

Conheça a nossa plataforma e automatize a gestão de reembolso da sua empresa.