O que é OCR? Como funciona a tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres

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Na gestão financeira de uma empresa, os documentos são uma constante impossível de ser superada. A tecnologia de OCR vem para tornar esse desafio mais simples a gestores e analistas.

Guardar registros da melhor forma, organizados e categorizados, no entanto, é uma tarefa complexa diante de uma necessidade cada vez maior de arquivos, seja no financeiro, no RH ou em qualquer outro departamento da companhia.

Por isso, a digitalização destes registros vem ganhando espaço ao se mostrar como a alternativa ideal para guardar documentos de forma simples e segura. Entretanto, a digitalização está evoluindo e abrindo caminho para outras tecnologias ainda mais eficientes como o OCR, o Reconhecimento Óptico de Caracteres.

Trata-se de uma  tecnologia capaz de distinguir os caracteres de uma imagem. Em outras palavras,  essa ferramenta permite converter imagens de um texto em texto de fato.

A sigla derivada do conceito, em inglês, Optical Character Recognition representa uma revolução para a gestão de informações. Com essa tecnologia, é possível extrair informações de documentos para consultar e organizar  de maneira simples, facilitando a estruturação de grandes volumes de dados que estariam escritos no formato de arquivos digitais. ,

Dessa forma, quando for necessário buscar por alguma informação digitalizada, basta buscar por palavras-chave para encontrar rapidamente o que for necessário. Além disso, é uma tecnologia assistiva, pois permite que pessoas com deficiência visual tenham acesso ao conteúdo.

O OCR abrange diversos formatos de registros, arquivos em PDF, documentos escaneados, imagens de celular e etc. Assim, estes documentos se tornam legíveis e editáveis, o que economiza tempo com transcrições, por exemplo.

Como funciona o Reconhecimento Ótico de Caracteres?

O que permite a tecnologia OCR funcionar é uma mistura de software e hardware capaz de transformar um arquivo físico em algo decifrável por um sistema. Trata-se de uma ferramenta de reconhecimento de imagens de texto que examina o que há no documento e traduz para códigos, que podem ser lidos, processados e editados. 

Enquanto o hardware funciona como scanner para fazer a cópia e leitura, o software se encarrega de fazer o processamento. Geralmente, esse processo é feito de forma que a máquina consiga ler as áreas claras e escuras do documento e diferenciá-las. 

Essa leitura binária diferencia aquilo que é preto para definir padrões de o que é figura (letras) e o que é branco como o fundo do papel. É isso que permite a leitura do documento e, posteriormente, sua leitura. O caminho que a maioria dos softwares fazem para atingir esse objetivo é:

  • preparação do documento;
  • reconhecimento de caracteres;
  • tratamento de dados.

Preparação do documento

A primeira fase prepara a imagem para distinguir os caracteres. Alguns softwares não precisam de contraste, mas ícones, sombras, marcas d’água e imagens são suprimidas para que os caracteres possam ser reconhecidos.

Reconhecimento de caracteres

O programa usa diversos recursos para reconhecer as letras, um caminho comum é comparar o que há no documento com uma base de símbolos já identificados para encontrar semelhanças.

Tratamento de dados

Depois que os sinais são reconhecidos, o sistema compara os dados com uma referência do idioma. Depois da verificação feita com base nas informações que ele já tem, o OCR encontra padrões e confirma o material obtido.

Quais são as vantagens do OCR?

Com documentos digitalizados e editáveis, você pode usar as informações de diversas formas. É possível buscar termos específicos, copiar trechos, fazer alterações , enviar uma parte por e-mail ou qualquer outro canal apenas utilizando um “copiar e colar”..

Tudo isso permite otimizar a rotina e ser mais produtivo, já que não é necessário gastar tempo procurando em todo o documento a informação que você precisa.  Além disso, compartilhar informações e materiais se torna uma tarefa mais simples e ágil,

Além da otimização e ganho de tempo operacional, a companhia pode implementar processos automatizados graças ao reconhecimento automático de caracteres.

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Como a tecnologia OCR impacta seu dia a dia?

Programas como o IRIS são ferramentas OCR capazes até de converter o arquivo, o que é grande vantagem no dia a dia. Caso tenha um relatório escaneado ou vá fazer a migração das pilhas de papel para a nuvem, se torna um grande aliado.

Muito tempo pode ser tomado no dia a dia procurando uma informação em algum documento. Tempo este que poderia estar sendo investido em outra coisa mais importante e estratégica.

O mesmo vale para comprovantes, que podem ser difíceis de pesquisar. Caso você precise consultar os gastos de um dia específico, pesquisar um monte deles até achar o certo seria cansativo e contraproducente.

Felizmente, a ExpenseOn oferece a Digitalização de Despesas, funcionalidade que permite que o colaborador fique tranquilo e que o gestor verifique os comprovantes assim que o upload é feito. Para facilitar ainda mais a rotina, esta ferramenta conta com a tecnologia OCR.

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