6 passos para montar uma ótima planilha de gestão financeira

planilha financeira sendo montada

A gestão financeira é um dos principais desafios encontrados na rotina de uma empresa. Para manter a saúde da operação, no entanto, é preciso organização e disciplina.

Uma pesquisa realizada em 2019 pela Gartner aponta que 61% das PMEs do Brasil utilizam o Microsoft Excel ou outros softwares de planilhas em sua gestão.

Ao mesmo tempo que muitas estão adotando soluções tecnológicas, 25% das empresas ainda utilizam papel e caneta, mas esqueça essa ideia.

Pensando nisso, uma das formas mais ágeis, fáceis e eficientes é a planilha. Você deve estar se perguntando: “certo, mas por onde eu começo?”

Ao longo deste conteúdo vamos mostrar, de maneira simples, como montar uma planilha de gestão financeira para controlar os ativos da sua empresa.

Antes, porém, é preciso entender o porquê e como ela vai auxiliar sua rotina.

Primeiramente, você verá que é neste documento que terá o domínio sobre os números, métricas e informações necessárias para não deixar passar nenhuma movimentação.

O melhor caminho para uma gestão mais eficiente é a transformação digital.

Por esse motivo, a planilha é a solução com o melhor custo-benefício para trazer mais tecnologia para os processos financeiros.

Montar uma para a sua empresa pode parecer difícil no primeiro momento, mas há alguns passos simples para elaborar uma que atenda perfeitamente às suas necessidades.

Acompanhe a leitura e veja o passo a passo que preparamos para te ajudar a montar uma planilha de gestão financeira e ganhar muito mais tempo.

1. Estruture a planilha da forma mais simples possível

Nem todos têm habilidades avançadas em Excel ou outras ferramentas do tipo. Pense em uma estrutura simples, para que todos os colaboradores consigam alimentá-la e acompanhá-la.

O ideal é que o documento seja apenas preenchido quando estiver pronto. Use fórmulas e outras facilidades que mantenham o arquivo o mais automatizado possível.

2. Defina as categorias das receitas e despesas

Para organizar tudo que entra e sai é preciso ter um padrão para cada tipo de movimentação que a empresa faz.

Muitos costumam separar apenas em despesas e receitas. Se você busca mais detalhamento e controle, porém, vá além e crie categorias diversas para cada entrada e saída.

Confira alguns exemplos abaixo:

Despesas

  • Tributárias
  • Trabalhistas
  • Operacionais
  • Administrativas

Receitas

  • Serviços
  • Vendas de mercadoria
  • Operacionais
  • Eventuais

Esses são alguns exemplos utilizados por diversas empresas, mas lembre-se: personalize a planilha ao máximo para a realidade da sua empresa.

Mesmo utilizando modelos prontos, adapte-a de acordo com as necessidades individuais do seu negócio.

Dica extra: não se esqueça de criar uma aba apenas para as categorias, assim fica muito mais fácil de relembrá-las e também ensinar o processo para novos funcionários.

3. Crie um padrão para detalhar os itens

Ao definir as colunas da planilha, confira os dados necessários para ter o controle adequado de cada movimentação. Informações como data, histórico, categoria, tipo e também o saldo são essenciais.

Essa dica é importantíssima para o momento de colocá-la em prática. Uma vez que há um padrão definido, o preenchimento do conteúdo será mais rápido e eficiente, alinhando o processo de registro e também o acompanhamento.

4. Separe uma aba para cada mês

Na maioria das vezes, o balanço financeiro é feito mensalmente. Por isso, esse modelo de organização provavelmente funcionará perfeitamente para o seu negócio.

Após definir a estrutura inicial, a copie em novas abas e separe uma para cada mês. Organizar dessa maneira facilitará tanto no momento do registro das movimentações quanto nas análises posteriores.

Mesmo que haja uma coluna para a data, ao separar os meses para fazer alguma revisão ou relatório, o recorte já estará feito. Isso evita possíveis erros humanos e reduz o risco de falhas na análise.

5. Crie uma seção de metas

Esse conjunto de dados é muito interessante para a sua planilha. Investimentos, contratações e outros gastos de maior valor poderão ser registrados e acompanhados de perto nessa seção.

Ao criar metas, é possível monitorar o quão perto a empresa está de conseguir arcar com os custos previstos sem comprometer outras despesas.

É claro que os objetivos mudam com o tempo. Contudo, uma vez que você define metas como essas, fica claro quais devem ser os próximos passos e também apontar erros e acertos até o momento da análise.

Não se esqueça: de tempos em tempos, as metas devem ser revisadas para entender o momento atual da companhia e se elas ainda fazem sentido.

6. Coloque instruções ao longo do arquivo

Se a planilha for utilizada por outros colaboradores, é fundamental que haja instruções de uso. Sem isso, o registro de movimentações pode acabar sem padrão e o documento perderá seu propósito.

Colocar caixas de instruções simples e lembretes no arquivo ajuda a manter a organização, fazendo com que todos consigam preencher da forma correta.

Pense em frases rápidas e gatilhos simples. A ideia central é apenas lembrar de detalhes e outras ações que passam despercebidas com frequência. Assim, aqueles pequenos erros serão evitados.

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