Qual é a importância do controle de gastos para as empresas?

planilha de controle de gastos expenseon

A gestão financeira de uma empresa não é tarefa fácil. É preciso ter atenção e conhecer sobre a importância do controle de gastos para que o caixa se mantenha no azul e a companhia seja rentável.

Um bom gestor financeiro precisa saber como gerenciar os ativos da empresa e ter noção do que pode, ou não, ser reduzido ou cortado. Isso faz toda a diferença.

Quando há um bom controle de todos os seus gastos, os resultados são potencializados e a receita economizada pode ser destinada a diversos benefícios internos.

As despesas estão pulverizadas em todas as áreas da empresa. Ou seja, identificá-las e classificá-las de acordo com tipo e importância é o primeiro passo para gerenciar a saúde financeira do negócio.

Depois, o ideal é monitorar todas as movimentações e registrá-las em um sistema de gestão seguindo o planejamento financeiro. A partir disso, ficará mais simples acompanhar os resultados e definir os próximos passos para otimizá-los.

No mundo corporativo, seu negócio precisa estar sempre um passo à frente. As tomadas de decisão corretas são embasadas para que o negócio não perca dinheiro e cresça de maneira saudável.

Isso só se torna possível uma vez que há dados a seu favor.

Com o controle de gastos, você terá um panorama de onde, como e para quê o dinheiro da empresa está sendo utilizado.

Como criar uma estratégia de controle de gastos?

Traçar um plano de controle de gastos trará maior segurança para as suas ações e guiará tudo o que precisa ser feito pensando em um objetivo principal.

Você pode estipular uma meta de reduzir 10%, por exemplo, e, a partir disso, buscar alternativas para alcançar esse número.

Abaixo, listamos os 3 passos principais para montar uma boa estratégia de controle de gastos.

Passo 1: estruture o seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial. É nele em que todas as receitas e despesas da empresa são registradas.

Pode ser feito por meio de uma planilha e entender se a empresa está operando de maneira lucrativa.

Organize todas as movimentações financeiras, sem exceção. Só assim você terá as informações corretas em mãos para analisar os gastos de forma clara.

Passo 2: defina as prioridades dentro do controle de gastos

Cortar e reajustar custos não é tão simples como parece. Por isso, montar uma lista deve te ajudar a definir quais são as prioridades e onde as despesas podem ser reduzidas.

Analise quais gastos são essenciais para a operação e qual é o retorno financeiro de cada um deles.

As viagens corporativas e reuniões externas, por exemplo, podem ser fundamentais para a sua empresa. Neste caso, você não pode cortá-las totalmente, mas pode criar uma boa política de reembolsos e instruir os colaboradores a gastarem menos.

Análises e ações como essas, com certeza, te ajudarão a conter custos onde é possível, melhorando a saúde financeira do negócio.

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Passo 3: faça as adaptações necessárias no controle

Com todos os dados em mãos, é hora de tomar decisões.

Um dos grandes desafios da gestão financeira é gerenciar os gastos. Por isso, saia da zona de conforto, faça testes e crie medidas de redução e readequação.

Após realizar qualquer ação, analise os impactos na operação, no caixa e até mesmo no dia a dia dos funcionários.

É preciso monitorar cuidadosamente e pensar em todos os resultados possíveis, uma vez que remanejar gastos pode ter um impacto negativo.

Mesmo assim, não se assuste. Corrija a rota e faça mais testes até encontrar lacunas que beneficiem o caixa da empresa.

Quais são os tipos de gastos de uma empresa?

Podemos separar os gastos de uma companhia em custos, despesas e investimentos. É importante, no entanto, definir bem o que é cada um e qual a política interna em relação a eles individualmente.

Abaixo, descrevemos com mais detalhes a diferenciação de cada um dos tipos.

Custos

Representam todo o valor que é investido pela empresa para que ela consiga oferecer seus serviços ou fabricar e vender seus produtos. Esse tipo de gasto dá a tração necessária para que a operação seja rentável.

Alguns exemplos de custo são:

  • Contratação de colaboradores;
  • Obtenção de matéria prima e ferramentas;
  • Equipamentos necessários para a entrega.

Sabendo que esse tipo de gasto está diretamente ligado à operação da empresa, tenha cuidado ao analisar possíveis reduções.

É importante buscar alternativas de fornecedores para preços mais baratos, assim como também é preciso ter cuidado ao oferecer baixos salários contratando profissionais. Isso, porém, pode impactar diretamente na entrega de valor ao cliente.

O controle de gastos com custos precisa ser analisado minuciosamente para que não haja resultados negativos no final.

Despesas

Estão ligadas aos gastos administrativos. Aqui, nem sempre há conexão com a operação do negócio, mas tem total influência nos resultados.

Alguns exemplos de despesas são:

  • Aluguel da sede;
  • Materiais de escritório;
  • Investimento em marketing;
  • Comissões de vendedores.

Assim como o primeiro, é preciso pensar de maneira estratégica e avaliar as consequências de cortar despesas como essas. Elas podem não afetar a operação em si, mas desaceleram o crescimento da empresa quando cortadas de maneira irresponsável.

Investimentos

Investimentos são gastos que trará um retorno financeiro no futuro. Ou seja, como o próprio nome diz, é onde o dinheiro será gasto para que, lá na frente, o resultado seja colhido.

Em uma empresa onde funcionários realizam viagens corporativas, por exemplo, um sistema de gestão de reembolsos se torna um ótimo investimento.

O retorno será uma maior agilidade e organização do processo, além da economia com gastos desnecessários ou que excedem a política interna. Outros fatores como maior segurança, fortalecimento do compliance e até a redução do risco de fraudes no ressarcimento de despesas também podem ser apontados como pontos positivos desse investimento.

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