Qual é a diferença entre home office e teletrabalho? Conheça características e 5 dicas para os principais desafios

mulher realizando home office e teletrabalho

As discussões sobre home office e teletrabalho ganharam ainda mais importância a partir de 2020, com as restrições impostas pela pandemia de COVID-19. Durante esse período, cerca de 11% de toda a força de trabalho do Brasil passou a executar suas atividades de forma remota.

O equivalente a 8,2 milhões de profissionais estavam trabalhando de casa. Com tantas pessoas nesse modelo, surgiu a necessidade de elaborar políticas de home office para garantir a eficiência do dia a dia.

A novidade levantou dúvidas sobre como conduzir o teletrabalho e o home office. Quais são os direitos e deveres da empresa e do colaborador? Que tipo de ajuda de custo a empresa precisa oferecer ao trabalhador em home office?

A melhor forma de conduzir vai depender do modelo adotado, que pode ou não ter vínculo com o empregador, o que implica em diferentes direitos e deveres para cada um. Tanto em um modelo quanto no outro, a organização deve fornecer suporte ao funcionário. Ou seja, o empregador deve arcar com as despesas da atividade.

Assim, a empresa precisa garantir estrutura, seja com uma ajuda de custo ou dando valores destinados a custear energia elétrica e internet. Quer saber mais sobre o home office e teletrabalho? Acompanhe a leitura.

As diferenças entre teletrabalho e home office

Há muita confusão entre essas duas modalidades, mas existem algumas características que as distinguem. A principal diferença entre as duas é a questão da jornada de trabalho. Confira outras questões pertinentes no assunto.

Quais são as características do teletrabalho?

Essa modalidade de trabalho ocorre preponderamente fora das dependências da empresa com a utilização de tecnologias para comunicação.

A forma mais comum de viabilizar esse modelo é por meio da internet, podendo ser realizado em coworkings, cafeterias ou mesmo durante viagens corporativas. No entanto, o teletrabalho não deve ser confundido com o trabalho externo.

Não é configurado telebralho se as atividades desempenhadas pelo empregado exigem que ele esteja em um ambiente externo. Nessa situação se encaixam representantes e alguns prestadores de serviço.

Além disso, o teletrabalho acontece em local que não tem vínculo com a empresa e não há controle da jornada de trabalho. Entre uma das implicações disso está a inexistência de horas extras nesse modelo.

O que diz a lei sobre esse modelo?

O regime de teletrabalho é regido por duas leis: 12.551/2011 e 13.467/2017. A primeira fez uma alteração no artigo 6º da Consolidação das Leis Trabalhistas, já a segunda veio com a reforma trabalhista e acrescentou um capítulo inteiro sobre o tema.

A Lei 13.467/2017 regula a forma de adesão, os limites de aplicação, os meios tecnológicos usados e traz um conceito legal sobre o assunto. Entre outras questões o capítulo explica que:

  • comparecer nas dependências da empresa para executar uma atividade específica que exige sua presença não desconfigura o regime de teletrabalho;
  • para prestar serviços nesse modelo é necessário um contrato individual de trabalho que especifique o regime e as atividades a serem desempenhadas;
  • pode ser feita a mudança no regime de trabalho, desde que haja acordo mútuo ou, em caso de determinação do empregador, um prazo mínimo de 15 dias para transição com aditivo contratual em ambas situações;
  • é de responsabilidade do empregador adquirir equipamentos, fornecer infraestrutura necessária e adequada, bem como reembolsar despesas pertinentes ao exercício da função.

Quais são as características do home office?

O home office é o trabalho realizado em casa, mas atualmente não há legislação que regule esse modelo. Dessa forma, não há a obrigatoriedade de alterar o contrato de trabalho ou formalizar tal mudança, apesar de ser recomendado.

Diferente do teletrabalho, esse modelo de trabalho é parte de uma política interna da organização, sendo visto como um diferencial por garantir flexibilidade.

O funcionário não está nas dependências do empregador no home office, mas aos olhos da lei é como se estivesse. Então, ele deve receber os equipamentos necessários para trabalhar de forma segura, devendo ter a mesma estrutura que na organização.

O colaborador deve ter em mente que se trata de uma extensão da empresa, seja no home office ou modelo híbrido. Ou seja, é necessário o registro da jornada de trabalho, entre outras questões pertinentes.

Para garantir que a casa do colaborador seja essa extensão é preciso fornecer computadores, itens ergonômicos como cadeiras, instrução para evitar acidentes de trabalho e a ajuda de custo home office, que falaremos mais à frente.

O que diz a lei sobre o home office?

Não há uma lei específica para o assunto, pois o trabalho de casa é muito recente. O legislativo entende que o funcionário está nas dependências da empresa. Isso faz com que as leis que controlam essa modalidade sejam as mesmas do trabalho presencial

Entre outras questões, essa definição implica na obrigação do empregador registrar jornada de trabalho, pagar horas extras e fornecer a mesma infraestrutura que existe dentro da organização.

Os 5 principais desafios do home office e teletrabalho

Um levantamento do IBGE registra que, mesmo antes da pandemia, 3,8 milhões de pessoas trabalhavam no regime de home office. No entanto, foi a partir de 2020 que surgiu a necessidade urgente de implementar o modelo, visando o distanciamento social.

Para garantir a segurança dos colaboradores e conter o avanço do vírus, muitas instituições adotaram o modelo remoto sem nunca ter cogitado essa possibilidade antes.

A mudança brusca do cotidiano e de procedimentos gerou muitos desafios para gestores financeiros e de RH, funcionários e empreendedores. O home office e o teletrabalho dividem muitas dificuldades, salvo aquelas relacionadas ao controle de jornada. 

O dia a dia da área financeira, por exemplo, foi bastante afetado, já que muitas organizações só tinham seus documentos guardados no formato físico. Além disso, contavam com rotinas executadas diariamente pelos colaboradores no escritório.

Com isso surgiu a necessidade de melhorar processos financeiros no modelo home office. O gestor que quiser fazer isso pode optar por usar um sistema ERP ou contar com o armazenamento na nuvem

Demos aqui apenas dois exemplos de como melhorar a rotina financeira de uma empresa. Quer saber como fazer isso em 7 passos simples? Baixe nosso infográfico gratuito.

Além disso, muitas companhias não contavam com um meio de comunicação rápido e eficiente, o que dificultava a evolução das tarefas. Confira a seguir os principais desafios:

  • controle de ponto;
  • aprender novas tecnologias;
  • comunicação;
  • vida pessoal e profissional;
  • resultados.

Controle de ponto

Como o trabalho não é mais presencial, há certa dificuldade em fazer o registro de horas. Algumas empresas optam por meios pouco eficientes que não trazem um bom controle para os gestores.

A falta de uma gestão eficaz leva à queda de desempenho e demora dos processos. é possível adotar um sistema de ponto eletrônico remoto para contornar a situação e, assim, garantir a performance das rotinas mesmo com os colaboradores longe da empresa.

Aprender novas tecnologias

Com a implementação do trabalho em casa surge a necessidade de se comunicar por meios tecnológicos. A falta de conhecimento sobre aplicativos para gestão de tarefas e problemas no computador são empecilhos que surgem ao adotar o home office.

A empresa pode oferecer um breve treinamento sobre as ferramentas de gerenciamento de tarefas, acompanhamento de projetos e outras questões pertinentes ao trabalho

Em relação a problemas no computador, o ideal é fornecer ajuda técnica via telefone, terceirizada ou da equipe de TI interna

Comunicação

No modelo presencial, um colaborador pode chamar seu gestor, ir até sua mesa e ter respostas de forma rápida. No home office, uma mensagem pode não ser vista e a resposta para algo urgente pode demorar.

É fundamental que sejam adotados aplicativos de mensagens e vídeo. A organização pode estabelecer reuniões diárias e um limite de tempo para responder mensagens como uma forma de manter a comunicação mais eficiente.

Vida pessoal e profissional

Quando o funcionário trabalha em casa há a divisão do tempo entre tarefas domésticas, como cuidar dos filhos, cozinhar, etc, e cumprir seus deveres. Para a empresa é difícil checar essa questão, mas geralmente a régua dos seus compromissos são os resultados.

O colaborador que está nesse modelo muitas vezes precisa ajudar os filhos com tarefas de casa ou resolver outras questões. Nem por isso ele deixa de ser responsivo e atender às chamadas do empregador.

De forma natural, o trabalhador tende a mostrar mais resultados, uma vez que o controle de horas está sendo satisfatório.

A organização precisa estipular metas para garantir que a concorrência entre as duas esferas da vida não diminuam a eficiência do trabalho. No entanto, é importante lembrar que elas não podem ser irreais

Resultados

O home office traz a dificuldade em medir o esforço de trabalho, já que o gestor não vê os colaboradores, somente o que fazem. É importante estipular metas verificáveis e realistas sobre o que deve ser feito a cada dia, semana e mês.

Vantagens e desvantagens do home office e teletrabalho

Os dois modelos têm vantagens e desvantagens em comum, algumas delas como possibilidade de fazer tarefas de casa são exclusivas do home office. 

A proximidade com a família também é característica do trabalho remoto realizado em casa, já que o teletrabalho não acontece na residência do colaborador, podendo ser em um coworking, café, entre outros. Confira a seguir.

Vantagens

  • tempo: No trabalho de casa ou em outros ambientes, o colaborador economiza tempo e dinheiro com locomoção. Além disso, ele pode descansar mais entre as jornadas de trabalho e não se desgastar em transportes públicos;
  • flexibilidade: o funcionário tem mais flexibilidade em relação a sua jornada, já que não está no escritório. Ele pode se dedicar a tarefas de casa ou outras, com ou sem controle de horas, já que a rotina é pautada por resultados;
  • conforto: há muito mais conforto em relação a vestimenta, ambiente e locomoção, seja trabalhando de casa ou em coworkings;
  • aumento de produtividade: o trabalhador em modelo home office ou teletrabalho, geralmente, produz mais, já que ele é avaliado de acordo com os resultados obtidos.

Desvantagens

  • sobrecarga: as metas atribuídas para quem trabalha em modelo remoto tende a ser de 10% a 20% maior. Além disso, se as regras não forem bem definidas, o funcionário pode ser acionado com mais frequência e ser sobrecarregado;
  • ergonomia: a organização coloca os colaboradores em risco quando não disponibiliza equipamentos adequados. Móveis e cadeiras improvisadas podem lesionar a coluna, por exemplo.
  • interrupções: o modelo remoto está sujeito a interrupções, principalmente quando feito em casa, apesar de gerar bons resultados.

Como funciona a ajuda de custo home office e como reembolsar os gastos da melhor forma?

A ajuda de custo home office é utilizada para custear os gastos que o funcionário tem para desempenhar suas tarefas diárias. Por lei, é proibido que as despesas das atividades que enriquecem o empregador sejam transferidas para o empregado.

Ou seja, o colaborador não pode arcar com os valores de internet, telefone e energia elétrica na íntegra, já que estão sendo usados em prol da empresa.

Essa especificação da lei não diz que a organização deve pagar tudo, somente reembolsar o que é usado durante o trabalho. Fazer o cálculo da ajuda de custo home office é trabalhoso, já que é necessário saber a média de dados gasta com internet, por exemplo. 

O gasto com internet, energia elétrica e telefone pode flutuar bastante, mas o analytics e relatórios da ExpenseOn permite ao gestor reunir todas as informações referente às despesas em um único lugar.

Dessa forma, é possível checar os gastos dos meses anteriores e fazer uma média para transferir o valor antecipadamente.

Já as alçadas de aprovação de despesas permitem que o gestor tenha mais dinamismo para aprovar solicitações de reembolso, fazendo com que o colaborador receba os valores com mais velocidade.

Restituir os gastos de home office dos seus funcionários não precisa ser demorado nem criar gargalos. A gestão financeira é facilitada com o uso da tecnologia e tanto gestores quanto colaboradores podem aproveitar melhor o tempo com ela, se concentrando em assuntos importantes.

Evite que o home office e o teletrabalho sejam sinônimos de processos demorados, instabilidade ou falta de suporte.

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