Gestão orçamentária: Entenda como implantá-la no controle das despesas de viagens corporativas

Como já mencionamos em um post anterior que você não pode deixar de conferir, o orçamento empresarial é uma área estratégica para o bom desempenho dos negócios. Hoje iremos falar especificamente da gestão orçamentária para controle de despesas com viagens corporativas.

Toda grande empresa necessita continuamente realizar viagens corporativas, seja para enviar colaboradores para realizar cursos, captar novos investidores, reunir-se com clientes ou participar de congressos importantes em outras localidades. Se você quer saber mais sobre como realizar o controle de viagens em sua empresa, continue acompanhando!

O que é gestão orçamentária?

A gestão orçamentária é uma ferramenta administrativa que visa auxiliar o gestor quanto à saúde financeira do negócio. Esse tipo de gestão é composta por três etapas: a elaboração do plano orçamentário, a análise de cenários e o acompanhamento dos resultados.

Na primeira etapa ocorre o planejamento da empresa a partir da observação do comportamento de dados financeiros dos exercícios anteriores. Deste modo, é possível prever as entradas (vendas) e saídas (despesas, impostos) de recursos para o próximo ano.

Na segunda etapa é realizada a simulação de possíveis cenários para que a empresa esteja planejada financeiramente caso algum deles aconteça. Geralmente, as organizações elaboram três cenários: um realista, um pessimista e um otimista.

Se porventura ocorrer algum imprevisto, a empresa estará preparada para agir de forma rápida e solucionar o problema e, caso surja alguma grande oportunidade, o empreendimento também estará preparado para aproveitar dessa conjuntura.

A última etapa compreende o monitoramento e avaliação mensal dos resultados obtidos. Desta forma, é possível verificar o andamento do planejamento e mudar de estratégia se for necessário.

Para realizar cada uma das etapas mencionadas é essencial o uso de recursos tecnológicos que facilitem a reunião de grande número de dados, projeção de cenários e a análise de resultados a partir de ferramentas estatísticas e uso de gráficos.

Como a gestão orçamentária auxilia no controle de despesas de viagens?

Veja a seguir como implantar a gestão orçamentária especificamente para o gerenciamento de despesas de viagens corporativas. Confira!

Faça um planejamento de viagens

Como mencionado anteriormente, a gestão orçamentária exige o planejamento de gastos. Sendo assim, aplicado especificamente para o controle de viagens corporativas é necessário que o gestor verifique dados sobre o histórico dos exercícios anteriores e descubra a média de viagens corporativas realizadas em um ano, quantos profissionais são transportados e quais os custos envolvidos.

A partir dessas informações, é possível que o gestor consiga estabelecer um teto para os gastos com viagens corporativas, apure quais são as maiores despesas e se esse investimento apresenta resultados. Além de verificar quanto de recurso estará disponível para ser empregado em outros setores estratégicos da empresa.

Esteja preparado para distintos cenários

Embora muitos imprevistos felizmente estejam cobertos por seguros de viagens, como doença, acidente, atraso e cancelamento de voo, nem todas as circunstâncias possíveis de ocorrerem estão resguardadas por essa proteção.

Deste modo, possuir uma gestão orçamentária que contenha um caixa extra para eventuais imprevistos é fundamental para a saúde financeira do negócio. Durante o planejamento, o gestor levanta a média de gastos baseado nos exercícios anteriores para planejar o próximo ano e, do mesmo modo, pode verificar o quanto de despesas geraram imprevistos para prever a quantia necessária para destinar a um orçamento extra que sirva para essas circunstâncias.

Elabore um calendário de viagens corporativas

Após realizar a primeira etapa da gestão orçamentária e o planejamento, o gestor tem a possibilidade de elaborar um calendário de viagens corporativas de modo a poder contratar com antecedência passagens e pacotes por menores custos.

Além disso, entrando em contato com as agências de viagem com antecedência é possível dialogar por mais tempo e adquirir vantagens no preço dos serviços solicitados.

Realize pesquisas de preços

Uma das tarefas mais importantes que todo gestor financeiro deve realizar é uma boa pesquisa de preços pelos serviços que a empresa deseja contratar. Além disso, é fundamental que o responsável pela gestão orçamentária de um empreendimento esteja atento não somente para a diferença de preços entre distintas agências de viagens, mas também ao período do ano que esses serviços estão mais baratos.

Tenha fornecedores parceiros

Como algumas organizações possuem um número expressivo de colaboradores e diversos negócios e projetos espalhados pelo território nacional e internacional, viagens corporativas são constantemente realizadas. Sendo assim, é fácil para uma empresa estabelecer parcerias com fornecedores, sejam eles companhias aéreas, hotéis, restaurantes, locadoras de automóveis, dentre outros. Dessa forma, é possível reduzir os seus custos e apresentar um bom desempenho da gestão orçamentária.

Possua uma política de viagens corporativas

É de extrema importância que toda empresa possua uma política de viagens corporativas, pois é esse conjunto de regras que estabelecerá informações essenciais para o bom desempenho da gestão orçamentária.

É na política de viagens corporativas que estará prescrito qual a forma correta de contratar serviços de viagens, quais tipos de serviços podem ser solicitados, qual o teto de gastos para cada funcionário, qual o modo de comprovar os custos de viagens, dentre outras especificações.

Utilize recursos tecnológicos para auxiliar na gestão orçamentária

Como mencionado anteriormente, os recursos tecnológicos são fundamentais para auxiliar na gestão orçamentária de uma empresa. Mas, não é somente no planejamento que eles se comprovam como um mecanismo fundamental.

Por exemplo, muitas empresas apresentam em sua política de viagens corporativas a possibilidade de reembolso pelos custos do deslocamento. Deste modo, sistematizar sem o auxílio de uma ferramenta tecnológica eficaz pode comprometer a administração do negócio e proporcionar prejuízos para o colaborador ou para a própria empresa. Daí a importância de usar um sistema de controle eficaz.

Quais as vantagens de implantar a gestão orçamentária?

Como você pode perceber, a gestão orçamentária auxilia o gestor a sistematizar estratégias de controle de despesas de modo eficiente. A partir do planejamento financeiro, é possível estar preparado para distintas situações, programar as viagens corporativas, conseguir os melhores preços através de diálogo com fornecedores e elaborar uma política de viagens corporativas consistente, eficaz e realista.

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