Como funciona a gestão de custos na empresa e 9 dicas para fazer de forma estratégica

gestão de custos na empresa

Uma boa gestão de custos é fundamental para garantir a saúde e o cumprimento do planejamento financeiro de uma empresa. Quando não é bem feita, a margem de lucro, margem bruta, volume de vendas e a própria longevidade da organização são comprometidas.

A gestão de custos é a atividade que coordena os insumos e produtos ou serviços. Na gestão baseada no custeio ABC, por exemplo, gere a mão de obra, matéria-prima e tecnologia para convertê-las em resultado da forma mais eficiente possível.

Ela se faz tão importante porque o preço final de um serviço ou produto é diretamente influenciado pelos valores investidos nele. Dessa forma, uma otimização ou redução de custos só é possível com uma boa gestão.

Nesse artigo vamos abordar os principais pontos da gestão de custos e vamos explicar como fazê-la sob a perspectiva da administração baseada em custeio por atividade.

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é um conjunto de medidas integradas e particulares que são tomadas para satisfazer questões empresariais. Isso pode ir desde a procura por novos fornecedores até o investimento em tecnologias para automatizar e otimizar processos.

Um dos bens mais valiosos que se existe é o tempo e ele gera muito valor, quando otimizado. Tempo perdido em processos burocráticos, por exemplo, é um tempo perdido que poderia ser investido em questões que trazem retorno financeiro.

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Além disso, a boa gestão de custos tem capacidade de maximizar lucros. A lucratividade e rentabilidade de um negócio não depende somente da receita, mas também das despesas. Pense que o rendimento é o resultado de uma função entre os custos e as vendas.

Dessa forma, quem almeja lucro precisa conter gastos. O lucro e os custos são inversamente proporcionais, ou seja, o lucro só será máximo se os custos forem mínimos.

Para enxergar o que pode ser melhorado é importante calcular os KPIs financeiros, que mostrarão quais gastos estão sendo maiores do que deveriam.

7 tipos de custos em uma empresa

Para fazer uma boa gestão de custos é importante saber quais são os custos decorrentes das atividades da organização. Eles podem ser separados por setor – operacional, de vendas, administrativo, etc -, e conforme sua natureza. Os mais conhecidos são os custos fixos e variáveis, mas traremos aqui mais 5.

  1. Custo fixo: custos fixos são aqueles que não se alteram com o aumento ou diminuição da produtividade
  2. Custo variável: os custos variáveis acompanham e oscilam junto com o aumento da venda ou produção
  3. Custo direto: custos diretos é todo gasto que pode ser diretamente ligado à produção de um bem ou entrega do serviço
  4. Custo indireto: custo indireto é o oposto do direto, ou seja, não é facilmente relacionado à atividade da empresa
  5. Custo total: o valor somado de todos os custos para a produção de um bem ou serviço
  6. Custo marginal: o custo marginal é a mudança no custo total ocorrida pelo aumento de produção de algum serviço ou produto
  7. Custo de oportunidade: é o custo de aproveitar uma oportunidade de mercado ou de perdê-la.

Como funciona a gestão de custos?

pessoas fazendo a gestão de custos da empresa

A gestão estratégica de custos envolve entender diversas questões, como a diferença entre custos fixos e variáveis na empresa, que falaremos um pouco mais à frente. De forma reduzida, a gestão de custos funciona da seguinte forma:

  1. compreensão dos custos: essa etapa envolve identificar quais são os custos fixo e variáveis e quais são as despesas operacionais e administrativas. Gastos esses que envolvem mão  de obra, matéria-prima, energia elétrica, etc;
  2. precificação do produto ou serviço: após compreender quais são todos os gastos envolvidos para produzir um bem ou para realizar um serviço, é necessário precificá-lo. Ao colocar valores muito baixos, o lucro é menor, mas se for muito alto, as vendas podem ser baixas, comprometendo o lucro da mesma forma;
  3. redução de custos: a redução de custos é a melhor forma de maximizar lucros. Para fazer isso, no entanto, é preciso se atentar à qualidade do que é ofertado. Se a qualidade do produto ou serviço cair, as vendas também cairão. A estratégia de redução passa por fazer acordos com fornecedores ou trocá-los, encontrar soluções que otimizem o dia a dia e aumentar a geração de valor dos colaboradores.

Como fazer uma gestão estratégica de custos?

O gestor financeiro sabe que é preciso acompanhar indicadores para medir a eficiência de suas medidas. Mais do que isso, ele conhece diversas formas de fazer gestão de custos e diferentes conceitos.

Você encontrará aqui informações sobre a administração de custos sob a perspectiva da Gestão Baseada em Custeio por Atividade. Essa ideia multidisciplinar foca nas atividades como forma de maximizar lucro e o valor percebido pelos consumidores.

Esse modelo de gestão usa como base o Custeio Baseado em Atividade ou Custeio ABC e apresenta os seguintes princípios: 

  1. os custos não ocorrem, são causados;
  2. as atividades que são geridas e não os recursos e custos;
  3. as atividades devem ser feitas pensando nos clientes;
  4. as atividades dos processos devem ser enxugadas para garantir agilidade, menor custo e mais qualidade;
  5. eliminar ou reduzir atividades que não geram valor e/ou são duplicadas, refeitas e desnecessárias;
  6. buscar melhoria contínua;
  7. executar as atividades corretamente e uma única vez;
  8. otimizar e realizar o processo certo e não a atividade da forma certa.

9 passos para fazer uma gestão estratégica de custos

análise de gestão de custos

O sistema de Gestão Baseada em Atividades ou Gestão ABM, que tem como base as informações do Custeio ABC, visa gerenciar uma empresa de forma que entregue o máximo de valor. Entretanto, para fazer isso é necessário seguir alguns passos, são eles:

  1. análise;
  2. planejamento;
  3. desenvolvimento;
  4. mapeamento;
  5. custeio;
  6. análise de qualidade;
  7. análise de informações;
  8. definição de medidas;
  9. análise de medidas.

1. Análise

A primeira etapa é analisar o ambiente interno e externo da organização. No que diz respeito à parte interna é necessário ponderar o que ela almeja, as estratégias e o que seus consumidores esperam e precisam.

Além disso, é preciso analisar os mercados visados, o ambiente e a cultura organizacional, e os processos internos em que pode haver desperdício. Com isso é possível visualizar os caminhos que podem ser seguidos para fazer o controle de gastos na empresa.

Já no ambiente externo, a análise envolve principalmente acompanhar os concorrentes e verificar quais são as possíveis ameaças.

2. Planejamento

Seja no planejamento de viagens corporativas ou de um orçamento como é o caso aqui, nessa fase é preciso entender os objetivos da gestão, os problemas que se pretende resolver com ela e quais decisões serão tomadas com base em quais informações. 

É necessário também compreender melhor os custos dos processos e bens, bem como quais podem ser melhorados.

Quando se tem todas essas questões alinhadas na etapa de planejamento, os caminhos visualizados anteriormente podem se confirmar ou serem adaptados.

Infográfico - 7 passos simples para melhorar os processos financeiros da empresa.

3. Desenvolvimento

Depois de ter analisado o cenário e planejado a gestão é hora de desenvolvê-la. Esse passo pode ser dividido em dois: visão vertical e horizontal. O primeiro envolve atribuir custos aos processos e bens ou serviços. O segundo é fazer uma análise qualitativa.

Para que essa etapa seja realmente eficaz é necessário que haja a compreensão das atividades de um processo. Por isso, para atingir esse objetivo é preciso mapear todos eles.

É possível criar categorias como producente, neutro e contraproducente e pedir para os colaboradores separarem. Tudo que ajude a qualificá-los é válido.

4. Mapeamento

Uma das melhores ferramentas para fazer o mapeamento são os fluxogramas. Eles permitem uma visualização e compreensão das atividades e como se relacionam. Essa é uma etapa muito importante para entender as atividades que serão geridas.

5. Custeio

O primeiro passo do custeio é identificar o custo, seja dos processos isolados ou que levam ao produto final.  Feito isso é necessário medir os recursos alocados e depois calculá-los  conforme a atividade.

6. Análise de qualidade

A análise de qualidade envolve entender porque aquele custo é provocado e de que maneira ele pode ser melhor aproveitado. Nesse momento é verificado como os processos podem ser otimizados para gerar mais valor. Mas, lembre-se, a qualidade do bem ou serviço não pode ser comprometida.

7. Análise de informações

Para que as atividades desempenhadas tenham o máximo de aproveitamento é necessário observar as que geram ou não valor. Só priorizando as que mais trazem retorno, melhorando as que precisam e eliminando as desnecessárias o lucro aumenta e erros de gestão financeira são evitados.

Ao analisar os recursos consumidos para a produção de determinada operação – como salários, telefone, internet, etc – é possível ver onde cabe a contenção.

8. Definição de medidas

Depois de coletar e analisar as informações é hora de definir as medidas a serem tomadas e os responsáveis por elas. Só colher e examinar dados não muda nada, afinal. Por isso, o plano deve ser definido com clareza e metas.

As medidas podem envolver a troca de fornecedores ou negociação com eles, a escolha de uma solução tecnológica, entre outros.

9. Análise de medidas

O constante acompanhamento e análise das medidas implementadas é fundamental para evoluir os processos. Só conferindo-os de tempos em tempos é possível ver o que pode ser melhorado e quando é necessário reiniciar o processo.

3 formas de otimizar e evitar erros na gestão de custos

Para fazer uma boa gestão é necessário tomar alguns cuidados e evitar erros que, mesmo com boa intenção, causam grandes estragos. Além disso, é necessário se aliar a ferramentas que ajudem. É possível melhorar a sua gestão das seguintes formas:

  • análise de riscos;
  • redução de custos consciente;
  • tecnologia.

Análise de riscos

É imprescindível fazer uma análise dos riscos financeiros dentro de uma organização para ter uma boa gestão financeira. Sem medir o possível impacto negativo de um investimento ou ação, a saúde financeira do negócio está em jogo.

Para evitar esse tipo de problema existe a gestão de risco, cálculo da probabilidade de um imprevisto ou prejuízo acontecer. Para isso criam-se novas oportunidades, valor é gerado e a competitividade é ampliada.

Redução de custos consciente

Um erro muito comum na gestão financeira é cortar custos sem critérios bem definidos ou sem critério algum. Diminuir custos para maximizar lucros é o desejo de muitos gestores e bem vindo. Mas, fazer isso sem estudar pode levar à queda de qualidade do produto ou serviço prestado.

Em alguns casos pode até colocar colaboradores em perigo, como é o caso das viagens corporativas e o Duty of Care.

Tecnologia

A tecnologia é uma poderosa aliada na gestão de custos de qualquer empresa. Ela ajuda tanto a evitar erros ao calcular despesas de viagens corporativas quanto a otimizar gastos de forma inteligente.

A ExpenseOn oferece a ferramenta Integração Contábil & ERP que automatiza todos os lançamentos de despesas. Ela evita a necessidade de fazer mais de um registro em diferentes sistemas e diminui a chance de erros.

Por outro lado, o Analytics e Relatórios reúne todas as informações e relatórios referente a despesas em um único painel. Com a visualização facilitada, o mapeamento e análise de informações que citamos nesse artigo são descomplicados.

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