Gestão de compras: o que é e como ajuda a reduzir custos?

Diante de um cenário de recessão econômica global, empresas de todos os segmentos precisam se tornar cada vez mais eficientes. Logo, práticas como a gestão de compras tornam-se fundamentais para garantir competitividade mercadológica, independentemente do setor de atuação.

Mas você sabe o que é a gestão de compras? É o processo que envolve planejar, negociar e adquirir bens e serviços para empresas. Isso inclui identificar necessidades, pesquisar fornecedores de matéria prima, negociar preços e condições de pagamento. Essa atividade também compreende a gestão de estoques e a otimização de fluxos de caixa.

O objetivo final da administração de compras é assegurar que os bens e serviços necessários estejam disponíveis, a preços razoáveis e com entregas pontuais. Assim, é possível atender às necessidades operacionais e estratégicas de forma eficiente e otimizada.

O processo ainda permite alinhar as compras com a demanda do consumidor, o que é crucial para a gestão de recursos financeiros. Ao permitir que a companhia responda às demandas do consumidor de maneira eficaz, garante mais assertividade no controle dos KPIs financeiros.

Entre os diversos benefícios, a gestão de compras e estoque possibilita a negociação de produtos e serviços que respondem às reais demandas do seu cliente. Assim, a tarefa de assegurar eficiência nos indicadores de lucratividade e rentabilidade da organização torna-se mais fácil.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanha a leitura e descubra como essa prática pode ajudar a otimizar o processo de compras na sua empresa.

Como fazer uma boa gestão de compras baseada na redução de custos?

As estratégias de redução de custos fazem parte da rotina de qualquer empresa. Por isso, um setor de compras assertivo é essencial para ser protagonista no mercado.

Diante deste cenário, é necessário seguir algumas etapas para aplicar uma gestão de compras eficiente visando redução de custos:

1. identificar e definir as necessidades;
2. pesquisar e negociar com fornecedores;
3. monitorar o desempenho dos fornecedores;
4. otimizar o fluxo de caixa;
5. analisar e medir os resultados.

Abaixo, detalhamos cada um dos passos para te ajudar a fazer uma boa gestão de compras e estoque.

Identificar e definir as necessidades

Entender quais são os bens e serviços necessários para a operação é a primeira etapa, bem como os volumes e prazos de entrega. Ao identificar e defini-las, permite ao gestor ter uma visão clara daquilo que é preciso para o funcionamento da organização.

Identificar as necessidades também permite ao gestor identificar itens que podem ser substituídos por outros mais baratos. No entanto, sem comprometer a qualidade daquilo que é ofertado.

O processo garante uma visão geral dos fornecedores disponíveis e possibilita a comparação para escolher o melhor para cada necessidade. Com isso, o responsável também planeja melhor as aquisições e ganha em inteligência de mercado.

Pesquisar e negociar com fornecedores

Apenas uma boa pesquisa não assegura as melhores condições, mas te aproxima de encontrar as melhores oportunidades. Só assim será possível descobrir alternativas para comparar diferentes preços, qualidades, prazos e condições de pagamento.

A busca precisa contemplar o plano financeiro da empresa, e o fornecedor deve estar dentro das conformidades procuradas. Dessa maneira, os responsáveis conseguem uma lista com diferentes opções para ter o poder de escolha.

É importante ressaltar que uma pesquisa não pode se basear apenas em preço. Uma boa cadeia de suprimentos envolve flexibilidade, agilidade, confiança e qualidade para evitar riscos diretos para a companhia.

Uma vez escolhidos, os fornecedores entram na etapa de negociação. Desconto por volume, além de condições de pagamento, ajudam na estratégia de redução de custos, mas não fica apenas nisso. Ao discutir condições, gestores estabelecem relações de longo prazo. Isso ajuda a garantir a continuidade do fornecimento e promove a qualidade do mesmo.

Monitorar o desempenho dos fornecedores

O monitoramento do desempenho garante que eles estejam cumprindo as condições combinadas e oferecendo bons produtos ou serviços. Nesse momento, o responsável deve observar a qualidade do que é oferecido e prazos de entrega.

Assim, é possível identificar quais deles precisam ou podem ser substituídos e aquilo que precisa ser melhorado. Dessa forma, a correção de possíveis problemas é mais ágil.

Otimizar o fluxo de caixa

Otimizar o fluxo de caixa é essencial para assegurar que a empresa tenha recursos disponíveis quando necessário. Isso é especialmente importante para evitar atrasos nos pagamentos, o que pode resultar em juros e multas.

Analisar e medir os resultados

É fundamental para permitir a identificação de problemas e a avaliação do desempenho de fornecedores. Além disso, ela permite a checagem de decisões e estratégias, e seus respectivos ajustes, caso necessários. Para isso é preciso:

• coletar e analisar dados sobre preços, prazos de entrega e qualidade;
• checar os indicadores definidos;
• identificar áreas e oportunidades de redução de custos.

Gestão de compras e custeio ABC: como se complementam?

O custeio ABC é um método que identifica e mede os custos relacionados às atividades específicas da empresa. Enquanto isso, a gestão de compras é o processo de adquirir bens e serviços. Dessa forma, unindo ambos é possível maximizar a eficiência e rentabilidade.

Além disso, essa gestão de custos pode ser usada para avaliar o desempenho dos fornecedores. Isso permite a identificação de quais deles estão contribuindo de maneira mais eficiente para seus objetivos.

Entretanto, mapear e gerir todos os custos fixos e variáveis relacionados às atividades não é fácil, leva algumas horas, dias ou semanas, inclusive. Quando gestores estão imersos em tarefas repetitivas e burocráticas são subaproveitados.

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Quais são as boas práticas da gestão de compras?

Algumas boas práticas de gestão de compras incluem:

• planejamento estratégico: estabelecer metas e objetivos claros para a gestão de compras e planejar com antecedência para atingi-los;
• pesquisa: fazer uma pesquisa cuidadosa de fornecedores para encontrar os melhores preços, qualidade e serviços;
• negociação: desenvolver habilidades de negociação para obter os melhores preços e condições de pagamento;
• contratos: estabelecer contratos claros e detalhados com os fornecedores, incluindo prazos, condições de pagamento e procedimentos de resolução de problemas;
• monitoramento e avaliação: manter um registro detalhado das compras e avaliar regularmente os fornecedores, garante o cumprimento dos termos do contrato;
• comunicação eficaz: estabelecer canais de comunicação eficazes com os fornecedores promove o atendimento das demandas de forma eficaz.

A importância da gestão de compras para empresas

Alinhar as compras com a demanda reduz os riscos de armazéns excessivos ou insuficientes, promovendo melhor gestão de estoque. Se a empresa compra produtos e serviços com base na demanda dos clientes, ela evita o acúmulo, o que gera custos desnecessários.

Além disso, ao se alinhar com a demanda do consumidor final, ela evita a escassez do estoque, o que leva à perda de vendas e danos à reputação da empresa.

Por último, alinhar as compras com a demanda do consumidor final permite à empresa se adaptar rapidamente às mudanças no mercado.

Se a empresa monitora constantemente a demanda do consumidor final, ela pode identificar rapidamente as tendências emergentes e ajustar suas compras de acordo. Isso permite à empresa sempre oferecer produtos e serviços relevantes e atuais.

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