Fundo fixo de caixa: o que é, como controlar com eficiência e principais desafios

Gestor conferindo o fundo fixo de caixa ou caixinha da empresa.

O fundo fixo de caixa – também conhecido como caixinha da empresa – é um método de controle de caixa com um valor em espécie, disponibilizado semanal ou mensalmente. Ele é destinado para pequenos gastos que não exigem tanta burocracia.

Geralmente, os valores do fundo fixo são destinados para:

  • materiais de escritório;
  • cópias e impressões;
  • mimos a clientes;
  • alimentação extraordinária;
  • documentos;
  • motoboy;
  • taxas;
  • transporte;
  • entre outros.

Dessa forma, caso seja preciso se reunir com um cliente ou comprar materiais de escritório não será necessário optar pelo processo de reembolso de despesas. Assim, o tempo com o processo de verificação, aprovação e restituição é economizado.

Então, é possível citar algumas vantagens do fundo fixo de caixa, tais como:

  • desburocratização no pagamento de despesas eventuais;
  • agilidade na resolução de pequenos problemas;
  • evita retiradas do caixa operacional.

Mesmo assim, para que o controle interno seja eficiente com esse modelo, uma quantia fixa e suficiente deve ser definida. O dinheiro não pode ser usado indiscriminadamente, sendo preciso realizar uma prestação de contas de tempos em tempos.

Como fazer o controle do fundo fixo da empresa?

É muito comum que empresas se utilizem de planilhas manuais para controlar o caixinha. Isso acontece porque as movimentações precisam ser registradas e acompanhadas pelo financeiro. Entretanto, regras claras são necessárias para os registros contábeis a fim de evitar riscos e fraudes.

Para que o processo seja eficiente e seguro, é preciso que haja toda a documentação pertinente, como recibos e notas fiscais. Além disso, os lançamentos precisam ser feitos em tempo hábil, garantindo o uso das informações pelo departamento financeiro.

Aliada às planilhas e documentos, a conciliação bancária deve ser feita periodicamente para checar a integridade do procedimento. Assim, é possível comparar o controle interno com o extrato bancário. Isso permite verificar se os números batem e têm seus devidos comprovantes de despesas.

Depois, é preciso que esses documentos, planilhas e relatórios sejam analisados e aprovados pelo gestor financeiro. Isso evita desvios e funciona como uma espécie de ‘auditoria’, parte fundamental do processo que se encontra adiante.

O controle do caixinha para evitar fraudes e irregularidades

Como o fundo fixo é um valor em espécie disponível para uso no dia a dia da empresa, uma má gestão desse dinheiro pode gerar problemas. A retirada ou uso inadequado desse dinheiro, gerando perdas e consumindo recursos

Para evitar riscos, o ideal é que os pagamentos em dinheiro sejam feitos única e exclusivamente através do fundo fixo. Caso seja necessário fornecer valores extraordinários, a organização precisa autorizá-los.

Outro ponto importante do controle interno é a checagem contínua dos recursos, e existe uma forma clássica para se fazer isso: a contagem surpresa.

Como funciona a contagem surpresa?

A contagem surpresa é uma espécie de auditoria na qual o responsável financeiro realiza o controle interno periódico. O gestor verifica se todas as entradas e saídas estão corretas, seus motivos ou se há créditos e débitos pendentes.

Além disso, é preciso checar se foram contabilizados em tempo hábil e se os comprovantes são válidos. Desa forma, o gestor evita manipulações.

É importante lembrar que essa verificação deve ser feita periodicamente e sem aviso. Assim, evita que irregularidades sejam mascaradas.

Apesar das auditorias serem necessárias e benéficas, muitos gestores não sabem como fazê-las. Por isso, muitas empresas deixam seus caixas expostos a enormes ralos. Sejam por reembolsos duplicados ou desvios do fundo fixo, os cofres diminuem sem dar sinal.

Pequenos gastos podem não parecer dignos de tanta atenção, mas quando somados ao longo do tempo podem representar um grande rombo financeiro. Entretanto, não é preciso gastar horas lendo livros ou artigos sobre o assunto.

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Como criar um fundo fixo de caixa?

A criação de um caixinha pode facilitar a rotina financeira, mas exige certa atenção. Por exemplo: o recurso deve ser tirado do montante disponível. Além disso, ele não pode ser transferido para nenhuma conta.

Dessa forma, é geralmente usado dinheiro vivo para essa finalidade, mas não são todas as empresas com cédulas disponíveis para esse propósito. Além disso, como ele precisa estar ligado à organização, algumas instituições optam pelo uso de cartões pré-pagos.

Confira 4 passos simples para construir seu fundo fixo:

  • determine o que o caixinha cobre;
  • defina o valor do fundo e data de reposição;
  • estipule um responsável;
  • crie um histórico.

Determine o que o caixinha cobre

Além do recurso disponibilizado ser destinado somente para pequenas despesas, os gastos não podem ser corriqueiros. Senão, os valores devem estar incorporados no orçamento empresarial. Os gastos mais comuns a serem cobertos pelo fundo fixo são: materiais de escritório, cópias e impressões, serviços de entrega e taxas.

Defina o valor do fundo e data de reposição

Determinar uma quantia para o caixinha é fundamental para evitar que o recurso seja usado indiscriminadamente. É preciso ser realista, fazer uma análise e checar os gastos esporádicos em períodos anteriores. Com isso é possível compreender qual é o valor ideal para essa necessidade. 

Por se tratar de despesas imprevistas, não é necessário definir uma data exata, mas é preciso respeitar as necessidades.

Além disso, é válido definir, fora o teto mensal, um limite diário. Isso permite que ela seja usada diariamente, caso necessário, mas evita seu uso desmedido.

Estipule os responsáveis

A gestão desse recurso organizacional precisa ser feita por alguém de confiança, pois, mesmo que não represente grandes valores, apresenta riscos financeiros. Ou seja, somente uma pessoa não é o suficiente para realizar essa tarefa.

O ideal é que haja um colaborador para lidar com o dinheiro, responsável por liberar o recurso, mas que também construa relatórios. Enquanto isso, uma segunda pessoa, de nível hierárquico maior – para evitar influências no julgamento –, analisa e aprova os relatórios.

Crie um histórico

Tão importante quanto armazenar os recibos e notas fiscais é criar um histórico e guardá-lo em um lugar seguro. Com o registro das movimentações mensais do caixinha, o gestor consegue verificar o padrão dos gastos.

Com isso ele vê quais são as despesas mais frequentes e outras informações quando precisar. Além disso, é possível verificar valores, o que possibilita fazer uma média e facilita a reposição dessas quantias. Isso permite visualizar se é preciso aumentar ou diminuir a verba e melhora a gestão do fundo imóvel.

Como a Flash Expense ajuda gestores a fazer um controle eficiente do fundo fixo?

A otimização de tempo, processos ágeis e segurança são fatores fundamentais para as rotinas financeiras de qualquer empresa. No entanto, muitas vezes, essa necessidade esbarra no excesso de burocracia.

O uso do Excel para gerir o caixinha é bastante comum, mas consome muito tempo e energia. Dessa forma, grande parte da jornada desses profissionais é dedicada a assuntos burocráticos que não geram valor.

Assim, ao invés dos gestores se concentrarem em atividades que trazem retorno financeiro, ficam imersos em tarefas mecânicas. Isso leva funcionários ao longo de toda a hierarquia a se sentirem mal desvalorizados, infelizes e subestimados.

A situação representa um grande perigo, o custo dos colaboradores desengajados é cerca de US$7,8 trilhões anuais no mundo todo, segundo a Gallup. 

A fim de evitar uma rotina contraproducente e otimizar o setor financeiro, a Flash Expense oferece soluções baseadas em compliance, eficiência e controle. 

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A integração contábil e ERP da Flash Expense automatiza o lançamento de despesas no sistema. Com isso, o desencontro de informações, erros e o mesmo registro em diferentes lugares são evitados.

Enquanto isso, o analytics e relatórios reúne todos os dados pertinentes à gestão de despesas em um único painel. Com sua criação de personalizações, geração de gráficos automáticos e exportação de informações, o gestor tem uma visão completa dos gastos.

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