O que é fechamento de mês e como fazer em 4 passos simples?

gestores fazendo fechamento de mês da empresa

Qual gestor nunca foi desafiado na hora de fazer o fechamento de mês na empresa? Essa prática é fundamental para se obter uma gestão financeira eficiente e lucrativa.

O acompanhamento durante todo o mês resulta em um fechamento financeiro mensal, também conhecido como fechamento contábil, onde é feito o registro do fluxo de caixa da organização.

A partir de todos os dados de movimentações financeiras, será possível compreender a atual situação da companhia e projetar os próximos meses. 

Os resultados foram positivos? Onde houve erro? O que pode ser corrigido e melhorado para o próximo mês? A resposta para essas e diversas outras perguntas poderão ser respondidas a partir do fechamento de mês, mas por onde começar?

O que é fechamento de mês?

É o processo de resumo e análise de todas as movimentações financeiras da empresa durante o mês. Trata-se de uma rotina comum para o financeiro, que reúne as informações contábeis e financeiras envolvendo a operação da companhia, das despesas e custos até os investimentos e lucros.

Para se ter precisão, é muito importante que todas as informações usadas para o fechamento mensal sejam apenas de transações realizadas no período estabelecido. Ou seja, durante o mês vigente.

Além de servir como demonstrativo para todo o departamento, o processo também facilita a entrega de relatórios consolidados para o quadro de diretores e sócios da empresa.

As tomadas de decisões passam a ter embasamento em dados reais e atuais, uma vez que essa rotina é repetida todos os meses, e se tornam mais assertivas.

Vale ressaltar que a área contábil – interna ou externa – é responsável pelos lançamentos de cálculos trabalhistas de impostos, entre outros fatores, mas é o setor financeiro que deve reunir as notas fiscais, extratos bancários, comprovantes e contratos para serem analisados.

Por que o processo de fechamento financeiro mensal é fundamental?

A prática do fechamento de mês é essencial para alinhamentos e análises do time financeiro.

Por reunir todas as informações pertinentes, garante maior assertividade nas ações futuras e mostra o retrospecto de o que foi feito, como foi feito e quais foram os pontos positivos e negativos de cada movimentação.

Esse processo é um poderoso aliado do planejamento financeiro do negócio, e são diversos os benefícios, tais como:

  • recalibrar as projeções para os próximos meses;
  • determinar novas estratégias para redução de custos;
  • permitir compreender a situação atual da companhia;
  • identificar rapidamente os problemas financeiros;
  • adaptar o planejamento estratégico de acordo com dados atuais;
  • prover informações para atender às normas fiscais.

O que é preciso para realizar o fechamento de mês?

Antes de qualquer ação, é preciso compreender quais informações serão reunidas para que o fechamento seja feito de forma correta. O primeiro passo é fazer o levantamento do capital da empresa.

O fechamento mensal é uma análise clara e direta do desempenho financeiro. Logo, precisará refletir, em sua totalidade, o ativo e o passivo da organização para que não haja fraudes ou falhas no processo.

Assim, é preciso listar:

  • ativos;
  • passivos
  • movimentações financeiras;
  • movimentações trabalhistas;
  • movimentações fiscais.

Ativos

É tudo o que traz retorno financeiro e que faz parte do patrimônio da empresa. Patentes, maquinários, valores em caixa, ações, títulos financeiros e produtos armazenados em estoque são exemplos de ativos.

Passivos

Os passivos, por sua vez, são referentes às obrigações que a companhia tem. Impostos, despesas com infraestrutura, salários, empréstimos e financiamentos são exemplos de passivos.

Movimentações financeiras

Aqui, será apurado tudo o que contribuir para controlar o fluxo de caixa, como, por exemplo:

  • valores recebidos de clientes;
  • contratos com clientes, de locação, de honorários;
  • comprovantes de pagamentos de fornecedores, despesas diárias e impostos;
  • extratos bancários de contas da empresa, empréstimos, cartões de crédito, aplicações, investimentos.

Movimentações trabalhistas

Estes são os documentos que abordam o relacionamento de trabalho entre empresa e colaborador.

Essa relação movimenta dinheiro e ele precisa ser levantado no fechamento contábil. Entre os documentos que serão averiguados estão:

  • recibos de rescisões, salário, férias, etc;
  • guia de recolhimento de INSS e FGTS;
  • atestados médicos;
  • benefícios como vale alimentação, vale transporte, vale combustível, etc.

Movimentações fiscais

Guardar documentos fiscais é importantíssimo para a boa gestão financeira e, principalmente, para a empresa estar em dia com suas obrigações.

São os recibos e notas fiscais que vão comprovar as transações feitas. Logo, entre os documentos necessários aparecem:

  • notas fiscais relativas às entradas e saídas de produtos e serviços;
  • arquivos eletrônicos;
  • comprovantes de transporte;
  • comprovantes de pagamento de impostos.
Infográfico - 7 passos simples para melhorar os processos financeiros da empresa.

Como fazer o fechamento de mês de uma empresa?

Agora que você já sabe o que é preciso saber sobre o fechamento de mês, o que deve ter nele e quais documentos precisam estar presentes, falaremos sobre como fazer o fechamento de mês de uma empresa em 4 passos, sendo eles:

  1. definir os responsáveis;
  2. montar o cronograma de alinhamentos;
  3. estruturar a comunicação entre o financeiro e contabilidade;
  4. listar itens, atividades e documentos necessários.;

1. Definir os responsáveis

O primeiro passo é estipular quem são as pessoas que vão participar e serão responsáveis por todo o processo.

O fechamento de mês é um procedimento que demanda esforço e gera aumento no volume de trabalho, isso porque acontecerá paralelamente ao dia a dia operacional.

Ao definir os responsáveis e participantes, a organização dos processos é direta e clara. Além disso, ajuda a delinear um cronograma das atividades e entregas para cada pessoa.

2. Montar o cronograma de alinhamentos

É muito importante estipular prazos para a entrega dos relatórios e documentos referentes ao fechamento mensal.

Como dito anteriormente, o processo gera aumento no volume de trabalho e pode exigir horas extras. Por esse motivo, todos os envolvidos devem ter conhecimento do que é prioritário, dos prazos, da necessidade e das demandas envolvidas.

O cronograma de alinhamentos é fundamental para garantir que o fechamento de mês não atrapalhe as outras atividades ou seja postergado.

3. Estruturar a comunicação entre o financeiro e contabilidade

Muitas vezes, a contabilidade pode não estar tão próxima do financeiro dentro da empresa. Por isso, estruturar uma comunicação eficiente entre os dois departamentos é peça chave para que o fechamento seja feito da melhor forma.

Geralmente, é o setor financeiro que fica responsável por coletar e entregar os documentos para a contabilidade que, por sua vez, elabora e monta todo o fechamento.

4. Listar itens, atividades e documentos necessários

O setor contábil já sabe o que é preciso ser apurado no fechamento de mês. Elaborar holerites, lançar impostos e livros obrigatórios, além de calcular folhas de pagamento é responsabilidade da contabilidade.

Já o departamento financeiro é responsável por reunir essas informações. Mas o que é preciso para fazer o fechamento de mês da empresa? Os documentos necessários para isso são os que citamos anteriormente nas movimentações fiscais, trabalhistas e financeiras.

Como a ExpenseOn pode ajudar com o fechamento de mês da sua empresa?

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Com esses recursos em mãos, o setor financeiro consegue reunir os documentos necessários para apresentar à contabilidade com mais facilidade e de forma muito mais eficaz e ágil.

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