Entenda quais são as diferenças entre recibo e nota fiscal

gestor analisando a diferença entre recibo e nota fiscal

Existem vários tipos de documentos fiscais e contábeis para comprovar pagamentos. Se para um cliente é emitida uma nota fiscal, por exemplo, para um prestador de serviços autônomo pode ser emitido um recibo.

Mas quais são as diferenças entre recibos e notas fiscais?

Essa dúvida é frequente, seja na cabeça dos gestores que controlam os gastos na empresa ou mesmo para os colaboradores que precisam comprovar as despesas após reuniões externas ou viagens corporativas.

Por isso, preparamos esse conteúdo para mostrar tudo o que diferencia notas fiscais de recibos para te ajudar a não errar na hora da prestação de contas.

Acompanhe a leitura e tire dúvidas sobre as diferenças e fique por dentro deste assunto tão importante para a gestão financeira empresarial.

A diferença entre recibo e nota fiscal

Para resumir, podemos dizer que o recibo é um atestado de que a dívida relacionada a um serviço ou mercadoria foi quitada. Já a nota fiscal é uma comprovação de que o que foi consumido foi pago, mas também lhe dá direito de propriedade sobre aquilo.

A empresa, ao fazer a emissão da nota fiscal, transfere a posse que ela tinha para o consumidor.

Sendo assim, seria impossível que uma organização que vende bens emitisse um recibo para efetuar a venda de um produto. Isso seria inconcebível porque serviria de prova que o bem foi pago, mas não asseguraria a posse dele ao cliente.

Viajantes internacionais, por exemplo, podem passar pela situação em que é pedida a NF do produto eletrônico. Isso ocorre para garantir que está tudo legalizado.

As empresas que estão registradas dentro da lei emitem nota fiscal, que pode ser para serviços ou produtos. No caso de serviços, ela registra a transação contábil e financeira, ao invés de garantir a posse. 

Já o recibo, diz respeito à comprovação de pagamento de algo e registra que determinada transação foi feita de maneira correta. Além de provar que uma dívida foi quitada, também serve para verificar tributos e impostos nas situações que a lei permite.

Ou seja, podemos concluir que a grande diferença entre recibo e nota fiscal está em sua efetividade ao garantir, ou não, a transferência de propriedade sobre a entrega.

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O que é a nota fiscal, afinal?

A NF é um documento que aponta a transferência de posse de um bem a outra pessoa ou a uma empresa. No caso de prestação de serviços a ideia de transferência de posse se mantém de certa forma, mas funciona mais como um registro da transação.

Quando a nota fiscal assinala uma transferência de dinheiro entre duas partes, ela também é usada para recolhimento de impostos, seja imposto de renda ou outros. A não utilização desse documento ou omissão dele configura o crime de sonegação de imposto.

As funções da nota fiscal não acabam por aí. Ela também é usada para normalizar doações, empréstimos e transporte de bens ou para acusar serviços prestados sem ganho financeiro para a organização prestadora. 

Além disso, ela pode ser utilizada para cancelar outra nota fiscal na devolução de produtos fabricados em massa e cancelamento de contratos de serviço.

O que é um recibo?

O recibo é um documento que demonstra que uma dívida foi quitada ou pelo menos uma porção dela. Geralmente, quem recebe a quantia assina o recibo para garantir que o valor do pagamento foi aceito e coletado por quem tinha direito a ela.

Quando esse documento é usado para fins contábeis, o responsável deve mantê-los seguros para declarar corretamente à Receita Federal depois.

Existe ainda o Recibo de Pagamento Autônomo, que é usado por organizações que contratam profissionais sazonais sem CNPJ.

Então, há a possibilidade de emitir o RPA para normalizar o pagamento e quem realizou só assina para mostrar que concorda.

Recibo vale como nota fiscal?

Não, o recibo não vale como nota fiscal. Isso pode ser afirmado, com certeza, porque o recibo não transfere a propriedade como o cupom fiscal.

Por outro lado, porém, a nota fiscal tem papel de comprovante e também pode servir como recibo, já que transfere a posse, mas também comprova pagamento.

Quando um recibo é válido?

Para que o recibo possa valer como comprovante de pagamento e possa ser usado no reembolso de despesas, ele precisa ser emitido em duas vias. Uma das vias fica com o contratante e a outra com o contratado. Assim, é comprovado o pagamento e recebimento.

Fora isso, ele precisa ter os mesmos dados que são obrigatórios a todos os documentos usados para comprovar esse tipo de transação ou operação.

Então, o comprovante na forma de recibo, para que seja um documento válido de quitação ou de pagamento, muitas vezes é feito de forma manual. Isso porque é necessário conter todos os dados e assinar.

O que é um comprovante de pagamento?

Um comprovante de pagamento é uma prova que atesta que um pagamento foi feito ao adquirir um bem de consumo ou um serviço prestado e pode ser uma nota fiscal ou um recibo, dependendo do caso.

Ao calcular despesas de viagens corporativas, o gestor precisa calcular valores de transporte, alimentação, hospedagem e outros gastos para que a viagem seja concluída.

Só depois, com os comprovantes em mãos para apresentar ao financeiro, é que o funcionário poderá ser reembolsado. Desta forma, é preciso que a política de viagens esteja bem alinhada para o que pode ser validado para comprovar as despesas.

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Notas fiscais e recibos servem como comprovante de pagamento?

A resposta curta e resumida é que sim. Entretanto, o recibo se encaixa em muitas ocasiões, mas, infelizmente, não em todas, diferente da nota fiscal.

Existem informações fundamentais que devem estar presentes em um comprovante de pagamento para que ele realmente tenha a utilidade de comprovar algo. São elas:

  • data da transação;
  • valor;
  • forma de pagamento;
  • nome do fornecedor;
  • descrição do que foi comprado.

Facilidade e eficiência para recibos e notas fiscais

Pense em quantas vezes um colaborador que acabou de chegar de viagem não entrou em atrito com um gestor financeiro porque disse que teve um gasto, mas perdeu o comprovante.

Quantas horas já foram perdidas tendo que checar todas as notas fiscais individualmente para depois elaborar um relatório sobre isso e poder comprovar os gastos?

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