Descubra o que é e quais são as despesas fixas e variáveis na empresa

A habilidade em dominar a compreensão referente às despesas fixas e variáveis, constitui um pilar essencial de uma gestão financeira estratégica.

Esses gastos, distintos dos custos diretos relacionados à produção, englobam todas as outras saídas financeiras necessárias para o funcionamento da empresa. Contemplam desde as operacionais até as administrativas. 

Além disso, uma das perguntas mais comuns é: "o que difere entre uma despesa fixa e uma variável?"

A principal diferença reside na regularidade dos gastos. Entender a natureza dessas despesas e como elas impactam o fluxo de caixa é essencial para qualquer gestor financeiro.

Para ajudar a compreender melhor sobre o tema e como realizar corretamente a classificação dessas despesas, continue a leitura. Iremos abordar exemplos e uma explicação completa para não deixar dúvidas.

Diferenciando na prática as despesas fixas e variáveis

Na esfera corporativa, compreender e controlar as despesas fixas e variáveis é fundamental para a saúde financeira e operacional do negócio. 

Esses dois tipos de despesas, cruciais para o funcionamento da empresa, são classificadas com base na sua constância e ligação com o processo produtivo e de vendas.

Despesas fixas: estáveis e recorrentes

Despesas fixas são aquelas que não flutuam com o volume de produção ou vendas da empresa. Caracterizam-se pela regularidade, geralmente em uma base mensal ou anual, e são essenciais para a manutenção das operações. 

Essas despesas são independentes das oscilações no desempenho empresarial. Alguns exemplos de despesas fixas:

• Salários e remunerações fixas dos funcionários
• Planos de saúde e seguros
• Custos fixos como aluguel do espaço comercial
• Contas de consumo fixas (água, energia elétrica, internet)
• Assinaturas e licenças de softwares
• Obrigações financeiras (impostos, empréstimos, financiamentos)

Despesas variáveis: flexíveis e inconstantes

Por outro lado, a despesa variável são aquelas que se ajustam de acordo com o nível de atividade da empresa. 

Seu montante é diretamente afetado pelo volume de produção ou de vendas, exigindo monitoramento contínuo para assegurar alinhamento com o orçamento. Incluem:

• Reembolso de despesas operacionais
• Custos com viagens corporativas
• Gastos variáveis com cartão corporativo
• Bônus e comissões baseadas em desempenho
• Manutenção e reparos eventuais
• Suprimentos de escritório
• Logística e entrega
• Impostos direcionados sobre vendas

Ter a consciência de como categorizar e acompanhar essas despesas é essencial para a manutenção de um plano financeiro saudável e estratégico. 

Plano de contas: qual seu impacto na gestão de despesas?

O plano de contas desempenha um papel fundamental no controle financeiro, especialmente no que diz respeito às despesas fixas e variáveis.

É uma estrutura organizada que classifica e registra todas as transações da companhia em categorias. Além disso, funciona como facilitador para a análise e o acompanhamento das atividades financeiras, permitindo uma visão clara das receitas, despesas, ativos e passivos da organização.

A importância de categorizar despesas fixas e variáveis no plano de contas inclui:

• Visibilidade financeira: essa análise detalhada demonstra onde os recursos estão alocados, ajudando os gestores a identificar tendências financeiras;
• Acompanhamento: comparar as despesas ajuda a identificar padrões para tomar decisões informadas e ajustar os gastos conforme necessário;
• Previsões orçamentárias: saber quais despesas são fixas e variáveis permite que a empresa preveja as despesas futuras e ajuste suas projeções financeiras;
• Análise de rentabilidade: fundamental para determinar métricas como a margem de contribuição, que ajuda a determinar quais despesas do negócio estão contribuindo mais para os lucros e onde podem ser feitas melhorias;
• Negociação de contratos: negociar contratos de locação, acordos de fornecedores, entre outros compromissos financeiros são alguns exemplos de como economizar a longo prazo;
• Auditoria e conformidade: a categorização adequada das despesas é fundamental para manter os registros financeiros precisos e em conformidade legal.

Momento da prática: como categorizar as despesas fixas e variáveis na empresa

A gestão eficiente das despesas empresariais começa pela clara identificação e categorização dos gastos fixos e variáveis. Abaixo separamos algumas dicas para simplificar esse processo:

1. Revisão dos documentos financeiros

• Objetivo: obter uma visão completa dos gastos empresariais.
• Como fazer: análise extratos bancários, faturas, e registros contábeis para identificar todos os gastos.

2. Agrupamento por natureza e função

• Objetivo: diferenciar entre despesas fixas e variáveis.
• Como fazer: classifique os gastos em categorias como operacionais, de viagens, de marketing e tecnologia.

3. Diálogo com equipes departamentais

• Objetivo: aprofundar o entendimento sobre a natureza dos gastos em diferentes áreas da empresa.
• Como fazer: converse com líderes de departamento para coletar insights sobre os gastos mais significativos e sua recorrência.

4. Realização de Pesquisas e Benchmarking

• Objetivo: alinhar as práticas de categorização com padrões do setor.
• Como fazer: investigue como outras empresas similares gerenciam e classificam suas despesas.

5. Análise de Sustentabilidade Financeira

• Objetivo: compreender o impacto da produção nas despesas variáveis e na lucratividade.
• Como fazer: avalie como variações na produção afetam as despesas e identifique pontos de equilíbrio financeiro.

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Despesas fixas x despesas variáveis: como equilibrar?

Na gestão financeira, tanto as despesas fixas quanto as variáveis são vitais para a sustentabilidade do negócio. 

Cada tipo de despesa oferece vantagens distintas e atende a diferentes necessidades operacionais e estratégicas.

Importância das despesas fixas:

• Sustentação operacional: as despesas fixas asseguram que a infraestrutura essencial do negócio esteja sempre disponível, mantendo o funcionamento contínuo.
• Estabilidade financeira: oferecem uma base de custos previsível, facilitando o planejamento e as projeções financeiras.
• Cumprimento de obrigações: garantem a cobertura de compromissos fiscais e legais, protegendo a empresa contra riscos regulatórios.
• Planejamento a longo prazo: contribuem para a continuidade do negócio, permitindo estratégias de crescimento sustentável.

Importância das despesas variáveis:

• Adaptabilidade: permitem ajustes rápidos nos gastos, alinhando-se com o volume de vendas ou produção.
• Oportunidades de otimização: apresentam maior flexibilidade para a maximização da eficiência e da rentabilidade.
• Gestão de custos efetiva: são mais facilmente controláveis, oferecendo potencial para a redução direta de gastos.

Equilibrar o valor das despesas fixas e variáveis é a chave para um controle financeiro eficaz.

O excesso de gastos fixos, por exemplo, pode deixar a empresa vulnerável a períodos de baixa demanda, pois esses custos continuam a pressionar a lucratividade. 

Por outro lado, uma ênfase nas despesas variáveis pode dificultar a previsibilidade e a estabilidade financeira, já que esses gastos podem ser irregulares. Encontrar o equilíbrio é essencial, por diversos motivos:

• Resiliência financeira: a combinação balanceada entre despesas fixas e variáveis fortalece a posição financeira da empresa, preparando-a para enfrentar flutuações do mercado.
• Otimização da lucratividade: estrutura de custos potencializa os lucros, ao mesmo tempo em que mantém a capacidade de resposta a mudanças no ambiente de negócios.
• Planejamento estratégico: o equilíbrio correto entre as despesas permite à empresa projetar cenários futuros com maior precisão, fundamentando decisões estratégicas informadas.

6 Passos para o controle eficiente de despesas fixas e variáveis

A gestão das despesas empresariais requer atenção e planejamento. Siga estes passos para otimizar o controle das suas despesas fixas e variáveis:

1. Mapeamento das despesas

Organize todas as despesas fixas e variáveis em uma planilha detalhada ou utilize um sistema de gestão financeira. Isso oferece uma visão clara do fluxo de caixa e facilita a identificação de padrões de gastos.

2. Cálculo e análise

Calcule o total das despesas fixas e estabeleça a média mensal das despesas variáveis com base em dados históricos. Essa etapa ajuda a compreender a estrutura de custos da empresa.

3. Projeção e planejamento

Projete os gastos futuros, considerando os valores máximos e mínimos possíveis. Desenvolva estratégias para lidar com variações significativas, especialmente para as despesas variáveis.

4. Análise estratégica

Determine quais despesas são essenciais para as operações e crescimento da empresa e quais podem ser eliminadas ou reduzidas. Foco na eficiência e na maximização da rentabilidade.

5. Implementação de políticas de compliance

Estabeleça políticas de compliance e outros documentos internos. Estes devem ser claros para o gerenciamento de despesas, enfatizando a importância do cumprimento das regras e procedimentos estabelecidos.

6. Plano de redução de custos

Elabore um plano abrangente para a redução de custos, identificando oportunidades de economia sem comprometer a qualidade ou o desempenho da empresa.

Essa, entre outras ferramentas, pode facilitar a contabilidade e a gestão de despesas da sua empresa. Conheça a plataforma Flash e descubra como integrar suas despesas ao nosso software de gestão. 

Através da plataforma de gestão de despesas corporativas, é possível detalhar, acompanhar e obter uma visualização simplificada de todas as despesas. Afinal, é importante para a rotina de despesas que o monitoramento e a atualização das categorias seja contínuo.

Conte com a Flash e tenha muito mais agilidade e precisão para controlar despesas fixas e variáveis.