Controle de gastos na empresa: como fazer de forma eficiente?

controle de gastos da empresa expenseon

O período em que a pandemia de COVID-19 impactou o mundo tornou ainda mais complexa a gestão financeira das companhias. Logo, fazer um controle de gastos eficiente na empresa se tornou o diferencial entre aquelas que superaram o momento de dificuldade e as que seguem tentando se recuperar.

É nesse momento que aprendemos, mesmo que obrigados, que não se pode gastar mais do que se ganha. Para as empresas, não é diferente.

O controle de gastos é uma tática que visa manter a boa saúde financeira. Ele também auxilia a ditar possíveis mudanças internas em busca de uma operação mais lucrativa.

Esse conteúdo tem como objetivo te ajudar a entender o papel do controle de gastos corporativos dentro da sua gestão.

E para tal, vamos começar com o básico.

Leia também: o que são despesas operacionais e administrativas?

O que é o controle de gastos empresariais?

Como o próprio nome já diz, trata-se da gestão de despesas corporativas da forma mais otimizada possível.

Nesse sentido, passa por mapear todas as entradas e saídas para saber onde – e quanto – a verba está sendo gasta.

Basicamente, estamos falando de reduzir custos e aumentar lucros.

Essa prática busca potencializar a situação financeira da sua companhia, já que consegue mostrar aos gestores como o ativo está sendo gasto.

É possível identificar onde otimizar custos e investimentos para tornar o negócio mais lucrativo. Ou seja, tem tudo a ver com um bom fluxo de caixa.

A importância do controle de gastos para a organização

Criar um bom controle dos gastos corporativos é fundamental para que a empresa identifique os erros e só repita os acertos financeiros.

Quando a companhia já pratica um controle eficiente, é possível criar um caixa para enfrentar momentos difíceis. Já no caso oposto, surgem oportunidades de investimento para tornar o negócio ainda mais lucrativo.

A importância do controle de gastos na empresa se torna cada vez maior, e você precisa saber como fazê-lo para não ficar para trás.

Como fazer um controle de gastos eficiente na empresa

Mais do que uma tática empresarial, o controle de gastos é uma ferramenta para ajudar gestores a potencializarem o negócio.

Dito isso, preparamos 5 dicas simples que vão te auxiliar a colocar em prática tudo o que é necessário para administrar melhor os custos na sua empresa.

1. Revise suas despesas e custos

Antes de qualquer coisa, você precisa conhecer profundamente tudo o que é feito com o ativo da organização.

Separe as despesas fixas e variáveis, identifique gastos desnecessários e elimine-os. Também é essencial entender como classificar as despesas da empresa para que a visualização fique mais clara antes de tomar qualquer decisão.

Um bom exemplo é entender o custo que a companhia tem com o deslocamento de colaboradores em reuniões de negócios e viagens corporativas. É possível reduzi-lo?

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Com isso, você entenderá por onde pode começar a fazer modificações visando a redução de gastos em diferentes setores da organização.

2. Adeque seu planejamento financeiro

Seu planejamento financeiro empresarial precisa estar de acordo com a nova política de redução.

Entenda o que está previsto para ser gasto e como o departamento financeiro pode trabalhar para melhorar as previsões. Só assim será possível criar uma projeção real para os próximos meses da operação.

3. Estruture processos

Ao saber o que precisa ser feito, é necessário criar processos a serem seguidos pelos gestores e também pelos colaboradores.

Defina o que será feito para analisar e conter custos. Detecte gargalos operacionais que podem ser excluídos ou melhorados, aumente o controle de despesas, renegocie com fornecedores e encontre alternativas para tornar a operação mais lucrativa.

Tome muito cuidado ao fazer as definições. Lembre-se de que reduzir custos não pode impactar no core do seu negócio.

4. Conscientize todos os envolvidos

Comunicar os novos processos e ações aos envolvidos é uma etapa que merece atenção. Isso porque não pode gerar preocupação para os colaboradores. Pelo contrário, deve engajá-los para que os resultados sejam positivos.

Comunique de uma maneira leve e mostre que a redução de gastos será benéfica para todos.

5. Use a tecnologia a seu favor

A transformação digital do setor financeiro já é uma realidade, e você não pode deixá-la de lado. Os processos foram automatizados e as análises passaram a ser baseadas em dados de fácil acesso e entendimento.

A digitalização facilita a rotina do gestor que busca reduzir gastos. Com a ExpenseOn, você pode ter tudo isso e muito mais.

Oferecemos a solução ideal para uma gestão financeira completa e eficiente com uma plataforma totalmente integrada ao seu ERP. Tenha relatórios e registros dos colaboradores em tempo real para analisar e tomar decisões mais assertivas.

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