O que é compliance? O guia completo sobre os programas de conformidade

O termo vem sendo amplamente discutido nos últimos anos, mas muitos profissionais ainda se perguntam: para que serve o compliance, o que é, como implementar e quais os benefícios?

Um programa de compliance permite mais longevidade das empresas e fortalece sua imagem ao evitar escândalos. Além disso, afasta riscos financeiros e diversas outras ameaças a uma companhia de grande porte.

A governança corporativa e o compliance andam de mãos dadas e, juntas, são fundamentais para garantir segurança à gestão. Seja o compliance financeiro, trabalhista ou tributário, as boas práticas visam o bem-estar de todos: sócios, diretores e gestores, colaboradores, fornecedores e parceiros.

Não à toa, cerca de 83% das grandes empresas brasileiras têm uma área de compliance interna, segundo o Anuário Análise de Executivos Jurídicos e Financeiros 2020.

Organizações que investem em compliance e governança corporativa vão além de evitar riscos. Economizam. Com limitações, o planejamento financeiro e o orçamento empresarial ficam mais justos, mas mediante monitoramento.

A economia acontece porque a falta dessas áreas implica na maior necessidade de conscientização e auditorias, o que representa até 10% do orçamento da administração tributária, segundo Konrad Raczkowski, Ph.D e membro da Sociedade Real de Economia.

Sendo assim, o compliance é fundamental para uma boa gestão, mas também impacta diretamente nas políticas de redução de custos, não somente por evitar desperdícios com fraudes e desvios, mas também por dispensar a contratação de serviços externos ou a alocação de capital intelectual interno para evitar essas questões.

Ao longo deste conteúdo, vamos apresentar tudo o que envolve o conceito de compliance, sua aplicação, tipos e necessidades para estar em conformidade. Preparamos esse artigo como um grande guia para tirar todas as suas dúvidas. Aproveite e acompanhe a leitura.

O que é compliance?

O termo compliance vem do inglês “to comply”. Significa obedecer, cumprir, estar em conformidade ou de acordo. Diz respeito, principalmente, às leis, normas, diretrizes e processos internos de uma organização.

A política de compliance define um código de conduta que guia as ações de todos os envolvidos para agir de forma ética, seja interna ou externamente, com fornecedores ou clientes, no setor público ou privado.

Para tal finalidade, esse recurso estrutura procedimentos e políticas corporativas que definem ações que facilitam o cumprimento das leis e regras internas.

Esse instrumento empresarial deve, além de prevenir infrações, possibilitar o retorno ao estado normal da forma mais rápida possível, promovendo e facilitando a gestão de riscos.

Assim, o programa de conformidade é uma ferramenta da governança corporativa que mitiga riscos e garante o cumprimento das normas, mas também cria uma cultura organizacional e diminui prejuízos.

Quais são os benefícios do compliance?

Além de diminuir as chances de prejuízos e danos a imagem de uma organização, o compliance também apresenta outras vantagens. Os principais benefícios do compliance são:

• processos mais eficazes: com os padrões criados pelo compliance, os processos são otimizados e se tornam mais eficientes. O manual e conjunto de regras de conduta dá diretrizes para as mais variadas situações, oferecendo bases sólidas para a tomada de decisões;
• aumento da confiança e produtividade: quando os colaboradores sabem que a empresa preza pelo respeito aos direitos trabalhistas, sua produtividade aumenta, pois sabem que estão seguros e respaldados;
• aumento da competitividade: com um bom programa de compliance há retenção de talentos, diminuição de erros e prejuízos, o que aumenta a competitividade;
• maior segurança jurídica: o bom compliance deixa a empresa dentro da lei, evitando processos trabalhistas e melhorando o relacionamento com funcionários e fornecedores;

Uma breve história do compliance no Brasil

O compliance começa no Brasil com a Lei nº 9.613/1998 que estipulou a estrutura geral sobre o assunto. Resumindo, ela atribui a pessoas físicas e jurídicas maior responsabilidade sobre a manutenção dos registros de todas as operações feitas.

A lei, também conhecida como Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro, aumentou o dever de identificar problemas com clientes e fornecedores, bem como criou penalidades administrativas pelo descumprimento dessas regras.

Em 2010, a Controladoria Geral da União (CGU) propôs outra lei com o intuito de responsabilizar empresas que cometessem violações que lesassem as instituições públicas nacionais. Ela foi aprovada somente em 2013, ficando conhecida como Lei Anticorrupção ou Lei Empresa Limpa.

Posteriormente, em 2016, a Lei nº 13.260 criminalizou o terrorismo e seu financiamento, entrando também para o compliance e fiscalização das movimentações financeiras. Seguindo as boas práticas internacionais, ela ampliou o escopo da conduta interna e externa para garantir a conformidade.

Lei Anticorrupção ou Lei Empresa Limpa

De todas, essa talvez seja a de maior importância, pois responsabiliza pessoa física ou jurídica por irregularidades e corrupção contra a administração pública nacional ou internacional. Ela define como corrupção os mesmos pontos, independente do tamanho da organização, sendo eles:

• prometer o dar vantagem a agentes públicos;
• financiar ou custear atos ilícitos previstos na lei;
• fraudar licitações e/ou contratos públicos;
• dificultar investigações ou fiscalizações;
• usar de laranjas para praticar irregularidades.

Os 4 tipos de compliance

O compliance está dentro da legislação brasileira desde a vigência da Lei nº 12.846/13, conhecida como lei anticorrupção. Esse novo regulamento visa a responsabilização civil e administrativa de empresas e associações por ações de seus funcionários.

Trata-se de um conceito bem conhecido, nacional e internacionalmente, dentro do setor público e privado, como forma eficiente de combater irregularidades, além de disseminar comportamentos éticos nas relações corporativas.

Ele é relevante para diferentes áreas empresariais e, apesar de ter nascido no direito penal, é um conceito multidisciplinar. As principais áreas de atuação do compliance são:

• empresarial;
• trabalhista
• financeiro;
• tributário.

O que é compliance empresarial?

O compliance empresarial é um termo mais amplo do qual se desdobra os outros, já que o compliance empresarial envolve a conformidade trabalhista, previdenciária, financeira e fiscal.

Essa área exige o cumprimento das regras e normas para os mais diversos processos da organização. Seja para funcionários, parceiros ou clientes, ele deve estar presente no dia a dia da empresa.

Dessa forma, a conformidade empresarial se refere às boas práticas em todas as áreas e atividades da corporação de forma que ela esteja segura.

O que é compliance trabalhista?

O compliance trabalhista estabelece normas e diretrizes para a contratação e demissão de funcionários, saúde e segurança do trabalho, bem como as relações no ambiente corporativo. Dessa forma, garante-se o cumprimento de critérios legais para essas questões.

Além disso, a cultura organizacional muda gradualmente para relações cada vez mais éticas. Com isso, cria-se uma gestão cada vez mais íntegra e sustentável para que nenhum direito trabalhista seja ignorado e o meio empresarial, seja saudável.

Não dar a devida atenção ao compliance trabalhista leva prejuízos à imagem, mas também a gastos com essas questões. Isso pode refletir em queda de produtividade, aumento de fiscalizações e até mesmo processos.

Entretanto, ao implementar um programa de conformidade eficiente e criar um local em que os colaboradores se sentem bem e nenhum direito é violado, a satisfação deles aumenta e, por consequência, a organização prospera mais.

O que é compliance financeiro?

O compliance financeiro atua principalmente na prevenção de lavagem de dinheiro e fraudes financeiras. Logo, é uma área muito importante para garantir que os recursos de uma empresa não se percam, assegurando a saúde financeira e uma gestão segura.

Alguns setores de negócios têm uma necessidade maior de estarem em conformidade, como imobiliárias, joalherias, mercado de artes, cartórios, entre outros.

Alguns campos de atuação exigem uma regulação maior porque têm mais vulnerabilidade para lavagem de dinheiro, por exemplo.

Outras áreas, como a de vendas e viagens corporativas estão sujeitas a fraudes que podem parecer pequenas, mas se tornam grandes quando somadas.

Fraudes como desperdício voluntário ou problemas para checagem de valores em reembolsos de despesas também se tornam prejuízos para os cofres. Para evitar essas situações, o compliance analisa colaboradores, clientes e fornecedores.

Além disso, a área realiza auditorias internas frequentes e informa situações fora do comum. Assim, possíveis crises e irregularidades são reportadas antes de evoluir e impactar a imagem organizacional.

Seja qual for o tamanho da empresa, uma área de compliance é importante para evitar impactos negativos. Reembolsos de despesas feitos de forma errada podem somar dezenas de milhares de reais ao longo de alguns anos.

No entanto, fazer uma auditoria não é fácil, principalmente se nunca foi feita antes. Mais que isso, estudar sobre o assunto pode exigir muitas horas de leitura, horas na frente do computador ou mesmo trabalhar fora do expediente.

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O que é compliance fiscal?

O compliance fiscal cria um conjunto de regras e ferramentas para garantir o cumprimento das exigências fiscais. Com ele evita-se problemas com o Fisco e o pagamento de taxas maiores que o necessário, uma vez que o setor acompanha a questão de perto.

O compliance tributário consiste em comunicar e declarar com clareza a base de cálculo do tributo, medir a responsabilidade tributária corretamente, apresentar os cálculos com transparência e efetuar o pagamento no momento certo.

Como os tributos representam altos valores para empresários é natural buscar formas de reduzi-los, mas alguns apresentam condutas desviantes. Então, esse tipo de compliance deve se atentar a três tipos de comportamentos fiscais recorrentes, sendo eles:

• planejamento fiscal legal;
• elisão fiscal ou planejamento fiscal abusivo;
• fraude fiscal.

Planejamento tributário legítimo

Consiste na otimização fiscal, diminuindo as cargas tributárias de forma legítima e respeitando as leis e regulamentações. Geralmente, conta-se com uma área de contabilidade especializada capaz de encontrar essas reduções lícitas.

Os profissionais identificarão impostos específicos de área de atuação e trabalharão com eles. Uma empresa que fabrica produtos paga impostos diferentes de organizações que prestam serviços, por exemplo.

Dentro do compliance tributário, essa prática é a que deve guiar o setor, buscando otimizações que estão na legalidade. Quando bem aplicado, a própria gestão de recursos financeiros é otimizada, garantindo melhores resultados.

Elisão fiscal

A elisão fiscal não consiste necessariamente em infringir leis, mas em trabalhar à margem delas. Nessa situação, os contribuintes procuram declarar impostos de forma ilegítima, mas lícita, obtendo vantagens e benefícios fiscais.

Aqui, os declarantes procuram lacunas dentro da legislação, respeitando-as na literalidade, mas usando suas brechas para contornar os tributos. Então, apesar de ser formalmente respeitada, o ordenamento legal está sendo manipulado e usado em proveito próprio.

Fraude fiscal

Dentre todas, essa prática deve ser evitada e vigiada para não ocorrer. A fraude fiscal consiste em obter vantagens, reduzindo as cargas tributárias por meios ilegais. Assim prejudica-se a economia do Estado, tendo pena prevista de reclusão de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo.

Quais são as frentes do compliance?

O programa de integridade deve trabalhar com os conceitos de governança corporativa para garantir uma conduta ética. Cruzando as informações do Código de Ética e Conduta com outros instrumentos de governança, os riscos à empresa estão sempre mapeados.

Assim, o constante monitoramento e avaliação da situação é feito, evitando problemas que possam danificar a imagem da organização. Entre as frentes de trabalho do compliance estão:

• política anticorrupção;
• monitoramentos;
• Código de Ética;
• Código de Conduta;
• fraude;
• privacidade;
• integridade;
• treinamentos;
• avaliação e gestão de riscos;
• canais de denúncia;
• reportar erros;
• atendimento rápido.

Os 7 pilares do compliance

Para que a implementação do programa de compliance seja eficaz é preciso respeitar seus pilares, pois só assim a corporação está segura. Caso um deles não seja seguido, lacunas e riscos ao programa surgirão. Os 7 pilares são:

1. conhecimento da organização;
2. comprometimento da diretoria;
3. autonomia dos responsáveis;
4. análise de perfil e riscos;
5. formação de regras e instrumentos;
6. comunicação interna e externa;
7. monitoramento regular.

1. Conhecimento da organização

Parte fundamental da implementação de um programa eficiente, é preciso conhecer a organização e sua área de atuação a fundo. Ao conhecer o ramo de atividade e sua cultura organizacional é possível reconhecer suas vulnerabilidades e problemas de fluxo.

A cultura da empresa, com políticas internas e externas, comportamentos, valores e hábitos tem papel importante para evitar problemas. Caso seja identificado alguma brecha nesse campo, a correção deve ser feita rapidamente para evitar que elas se solidifiquem.

2. Comprometimento da diretoria

Além do apoio financeiro e estrutural, o alto escalão organizacional deve adotar uma postura exemplar. Ao agir com total transparência e conforme as políticas, a cultura empresarial incorpora essas questões.

Ao pensarmos que na gestão de equipes externas, por exemplo, o papel da liderança é fundamental, a situação se justifica. Quando os líderes dão bons exemplos, os colaboradores terão a tendência de seguir o caminho.

Dessa forma, o bom comportamento se estende para toda a corporação e o programa ganha credibilidade. Por outro lado, se os executivos não aderirem ao programa, os colaboradores enxergarão o assunto como uma questão menor e de mera formalidade.

3. Autonomia dos responsáveis

Os profissionais responsáveis pelo compliance precisam ter autonomia para efetuar seus trabalhos, dispondo também de recursos financeiros, materiais e humanos. A eficácia das boas práticas só se alcança com a independência dos encarregados da área, pois assim se atinge a imparcialidade.

Além disso, os advogados e compliance officers precisam ter pleno acesso às informações pertinentes ao seu exercício. Só assim serão identificados os riscos, vulnerabilidades e atos omissivos e dolosos.

4. Análise de perfil e riscos

Consiste em analisar, mapear e conhecer sempre que possível as ameaças que envolvem a atividade organizacional. Entende-se por ameaça qualquer perda ou prejuízo que possa acontecer decorrente de uma ação ou omissão.

5. Formação de regras e instrumentos

Após os riscos serem identificados é necessário criar um conjunto de regras internas e externas para evitar que eles se concretizem. A revisão do Código de Conduta e de processos internos é necessária.

No reembolso de despesas, por exemplo, é preciso estipular regras claras para o uso dos recursos. Caso contrário, gastos desnecessários acontecem e até mesmo fraudes ocorrem, como o desperdício voluntário, comprometendo os fundos da empresa.

Nessa situação, a criação de uma política de reembolso eficiente fará com que os colaboradores evitem essas despesas. Principalmente, porque sabem que não serão reembolsados caso violem a política.

Além disso, nessa etapa devem ser estipuladas as punições, medidas disciplinares e de remediação em casos de violação, seja de agentes internos ou externos.

Apesar de ser essencial, a criação de uma política a partir do zero é trabalhosa. Isso pode significar fazer horas extras e até mesmo trabalhar aos finais de semana.

Situações como essa consomem os gestores e os deixam imersos em trabalhos burocráticos que não geram receita. Economize tempo e baixe o modelo de política de reembolso da Flash Expense para melhorar o compliance das suas viagens corporativas.

6. Comunicação interna e externa

Tão importante quanto ter regras claras é torná-las de conhecimento de todos. Mais que isso, elas devem estar no subconsciente dos colaboradores de forma que norteiem suas ações no dia a dia.

Alinhado com a cultura organizacional, pode-se adotar os mais diversos meios de comunicação, como a intranet, e-mails, reuniões, treinamentos, manuais, etc.

7. Monitoramento regular

Ponto fundamental do programa de integridade, o monitoramento é que permite a checagem da eficiência e situação de conformidade. Caso ele não seja feito regularmente, a organização pode estar exposta a novos riscos que não tinham sido mapeados.

Com ele é detectado se há ou não a necessidade de corrigir e adequar os rumos do programa. Além disso, o monitoramento é essencial para tornar o compliance parte da rotina empresarial.

Qual a diferença entre auditoria e compliance?

Há muita confusão entre os dois conceitos e, apesar de serem complementares, não são a mesma coisa. O compliance define regras, diretrizes, treinamentos, padrões e procedimentos para minimizar ameaças.

Já a auditoria interna identifica pontos de melhora, procura tornar os controles e processos mais eficientes, detecta sinais ou existência de irregularidades e as reporta. De forma geral, um define as regras e o outro fiscaliza o cumprimento delas.

Quais são os riscos de compliance?

As empresas precisam do compliance para minimizar as situações que podem danificar sua imagem e cofres. Mesmo existindo algumas comuns, cada área de atuação tem os seus perigos particulares. Por isso é tão importante a auditoria e acompanhamento. Entre os riscos de compliance podemos citar:

• aprovação de despesas em um único nível ou por apenas uma pessoa;
• abuso de informação;
• roubo e venda de dados corporativos;
• concentração do poder de destinar recursos;
• falta de fiscalização no fechamento de contratos;
• pouco controle dos cartões de crédito corporativo;
• entre outros.

Como funciona o compliance?

As práticas do compliance são divididas de forma que cada uma aborda uma etapa do processo, da identificação à correção dos problemas. Assim, podemos enumerar o procedimento inteiro da seguinte forma:

1. identificação das questões e requisitos internos e externos;
2. determinação do escopo, da gestão de compliance e dos princípios de boa governança;
3. estabelecimento da política de conformidade;
4. identificação de obrigações e riscos;
5. planejamento para mitigar ameaças;
6. comprometimento da liderança e autonomia dos responsáveis;
7. planejamento operacional e controle de situações perigosas;
8. avaliação de desempenho e relatório de conformidade;
9. gestão do não cumprimento e melhoria contínua.

Políticas e regras para criar um programa de compliance

Para que o programa seja implementado com sucesso é necessário que ele tenha políticas e regras claras. Elas precisam ser abrangentes o suficiente para que diferentes casos se encaixem nela, mas também precisam ter certa flexibilidade para contemplar as particularidades de cada empresa. Entre regras e as políticas podemos citar:

• transparência nas atividades do alto escalão;
• recursos suficientes para a área de compliance atuar;
• segurança e integridade da informação;
• medidas disciplinares;
• análise de riscos e registros contábeis constantes;
• processos de controle interno;
• canais de comunicação e de denúncia assertivos e seguros;
• confidencialidade de informações críticas e estratégicas;
• due diligence na contratação de serviços;
• treinamento e comunicação periódicos;
• due diligence em fusões e aquisições;
• auditorias e investigações internas;
• melhora constante dos processos;
• ESG;
• garantia de anonimato dos denunciantes.

Quem são os responsáveis pelo compliance?

Os profissionais de compliance podem ter diferentes formações, como engenharia, direito, ciências contábeis e administração. São eles que atuam na gestão e implementação do programa em empresas de forma a garantir seu bom desempenho.

Advogados e analistas de compliance

Esses profissionais auxiliam a execução do plano prestando assessoria jurídica. São eles que garantem que as medidas tomadas estão dentro da lei e analisam as possíveis irregularidades, garantindo o cumprimento das normas internas e leis vigentes.

CCO

O Chief Compliance Officer é o C-level da área, responsável por fiscalizar e acompanhar a eficiência do programa. É o CCO que garante a governança corporativa e faz a análise e gestão de riscos, promovendo e monitorando o Código de Ética e Conduta.

Desafios e importância do compliance

As organizações de todos os portes procuram a redução de custos que não diminuam a qualidade dos produtos ou serviços prestados. Mas, quando falamos de compliance, uma área que exige recursos, isso se torna um desafio.

Entretanto, o desafio que o compliance representa é também o motivo que o torna importante. Dessa forma, a área de conformidade de uma empresa deve ser enxergada como um investimento.

Além dos prejuízos e desembolsos que fraudes, desvios e irregularidades financeiras causam, o dano à imagem organizacional pode ser muito grande. Há empresas que lutam há anos para desvincular seu nome a casos de corrupção, o que talvez nunca aconteça.

Como a Flash Expense pode ajudar no compliance do setor financeiro da sua empresa

As organizações que querem minimizar impactos na sua imagem e prejuízos decorrentes de fraudes precisam de ferramentas que garantam o compliance. No entanto, muitas vezes as ameaças se dão não por má-fé dos colaboradores, mas pelos processos obsoletos.

Usar planilhas manuais, por exemplo, erros de digitação podem acontecer, comprometendo a integridade das operações. Nessa mesma situação, a verificação de irregularidades é dificultada, já que é preciso checar cada linha e coluna individualmente.

No que diz respeito a aprovações de despesas corporativas, a Flash Expense traz soluções que fortalecem o compliance financeiro. O analytics e relatórios reúne um grande volume de dados em um único painel, facilitando a visualização das informações.

Com a possibilidade de criar personalizações, montar gráficos automáticos e exportar dados, o gestor pode checar as violações do programa de compliance.

Ao cadastrar usuários, notificar irregularidades e visualizar o cumprimento de regras na própria plataforma, a análise da integridade corporativa é facilitada.

Além disso, a integração contábil e ERP automatiza o lançamento de despesas no sistema, evitando fazer o mesmo registro em mais de um lugar. Dessa forma, o gestor ganha tempo, evita o desencontro e duplicação de informações, além de diminuir a possibilidade de erros.

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