Como montar a melhor equipe de compliance possível

equipe de compliance analisando dados financeiros expenseon

A corrupção dentro das organizações no Brasil e no mundo é algo que infelizmente acontece com frequência. Fraudes no processo de ressarcimento e falhas na política de reembolso são apenas alguns dos motivos pelos quais o termo compliance ganha cada vez mais força dentro das grandes empresas nos últimos anos. 

Praticar compliance passa, necessariamente, por montar uma equipe de compliance competente e detalhista. São eles os responsáveis por garantir que tudo siga de acordo com o planejado e que não haja desvio de conduta por parte dos colaboradores.

Mas a pergunta que fica é: por onde começar a montar uma equipe de compliance?

Ao longo desse conteúdo, vamos te ajudar a entender o que é necessário para isso e como fazer da melhor maneira possível.

A importância do compliance dentro das empresas

Ter padrões éticos é fundamental para todos os negócios, independentemente do mercado de atuação e do porte. No entanto, nem sempre isso acontece.

Por muito tempo, o ambiente corporativo foi hostil e individualista. Isso fez com que as fraudes se tornassem comuns, principalmente no processo de reembolso de despesas.

Foi aí que surgiu o compliance.

Sua missão é agregar valor para a empresa, garantindo que os colaboradores estejam cumprindo todas as regras do código de conduta estabelecido.

O termo comply, em inglês, vem do verbo cumprir. Significa que os profissionais dessa área existem para criar e reforçar regras na organização, fazendo com que elas sejam cumpridas de forma interna e externa.

Além de evitar fraudes, o departamento de compliance é essencial para preservar o cumprimento de todas as regras ambientais, trabalhistas, financeiras, de segurança do trabalho e operacionais que a empresa precisa estar inserida. 

Agora que você sabe o porquê de praticar esse conceito tão importante para as empresas, vamos falar um pouco sobre a necessidade de uma área interna para desempenhar essa função.

Por que montar uma equipe de compliance?

Toda empresa deve estar em conformidade com as regulamentações internas e externas. Quando falamos de compliance financeiro, isso é ainda mais importante.

Ao mesmo tempo, uma equipe de compliance pode garantir que isso realmente ocorra e ainda trazer diversos benefícios como, por exemplo:

Uma boa equipe de compliance garante: integridade jurídica da empresa

Ao diminuir os riscos de fraudes e corrupção dentro do ambiente corporativo, o compliance também reduz a incidência de ações judiciais. Isso evita representações tanto de funcionários no âmbito trabalhista quanto da Receita Federal.

Diferencial competitivo

As práticas de compliance ajudam a melhorar a imagem da marca como um todo. Além de mostrar uma governança corporativa íntegra e transparente, elas evidenciam os compromissos com a sociedade e a sustentabilidade. Isso acaba refletindo, fortalecendo e externando os valores da organização. 

Aumento da produtividade 

Uma boa equipe alinhada a uma política de compliance é capaz de fortalecer a cultura organizacional da empresa. Com a difusão dessas práticas, os funcionários se sentem muito mais motivados e comprometidos com a entrega de resultados. 

Otimização de processos

Mesmo parecendo ser algo lúdico, essa prática traz dados relevantes para os gestores. Ela evidencia pontos de melhoria nos processos internos, principalmente no reembolso de despesas.

Quais profissionais são necessários para montar uma equipe de compliance eficiente?

O primeiro passo para montar o seu dream team do compliance é pela liderança. O cargo que comanda esse departamento é o CCO (Chief Compliance Officer)

Esse profissional deve ser resiliente e entender que nem sempre a comunicação interna deve ser extremamente flexível.

O foco principal do CCO é manter o controle interno para que não haja recorrência de ações que enfraqueçam a política interna da empresa.

Depois disso, é preciso definir o resto da equipe. Normalmente, quem acompanha o CCO é o gerente, os analistas e os assistentes de compliance. A quantidade de analistas e assistentes vai variar conforme o porte da empresa. 

Em alguns casos é necessário subdividi-los em grupos que cuidam de diferentes frentes. Essa divisão pode ser feita para cuidar da parte interna e externa.

Todos os profissionais desse setor precisam ter pleno conhecimento da cultura organizacional da empresa e de seus valores. Dessa forma, é possível definir regras que façam sentido para a companhia. Além disso, devem estar próximos de todos os processos para garantir que as medidas tomadas estão sendo efetivas.

Modelo de hierarquia para equipe de compliance:

  • CCO – Chief Compliance Officer;
  • Gerente de compliance;
  • Analista de compliance;
  • Assistente de compliance.

Como criar um programa de compliance na prática em 4 passos

Agora que já temos nosso time formado, é hora de colocar a mão na massa. Tenha em mente que, no início, alguns colaboradores podem se sentir desconfortáveis até entenderem os benefícios do compliance para eles.

Montar e colocar em prática um programa de compliance não é tão fácil quanto parece. Te ajudaremos com alguns passos simples para obter sucesso nessa missão.

1. Faça uma análise da integridade da organização como um todo

Esse processo demanda certo tempo, mas é indispensável para que o seu programa de compliance dê certo. Verifique todos os riscos e problemas de conduta que a empresa pode estar sujeita. 

Isso deve ser analisado a nível ético e jurídico, sempre de acordo com a área de atuação do negócio.

2. Defina um plano de ação para o compliance

Com os pontos a serem melhorados definidos, é preciso traçar esses objetivos e o que será feito para atingi-los.

Descreva cada etapa e os pontos que envolvem cada uma, como: ações de endomarketing, canais de divulgação e capacitação dos funcionários. 

3. Crie um código de ética e conduta

Esse documento deve ser o mais objetivo possível, sempre alinhado com a missão, visão e valores da empresa. Não basta criar um discurso inspirador e ineficiente.

Além disso, é preciso deixar a comunicação com todo o ecossistema da companhia aberta para feedbacks e denúncias. Colaboradores, clientes e fornecedores devem ter a opção de contribuir.

4. Monitore os resultados e corrija problemas

Com as ações em curso, é possível entender se os objetivos estão sendo cumpridos e encontrar problemas a serem corrigidos. Não se esqueça que o compliance é uma medida resolutiva e não paliativa. 

Dica extra: fortaleça sua equipe de compliance com a ExpenseOn.

Os processos de reembolso de despesas são os mais suscetíveis a fraudes e corrupção nas empresas que não controlam da maneira correta. 

É por isso que a ExpenseOn existe. Facilitamos o dia a dia dos gestores financeiros, unificando uma plataforma automatizada e sincronizada ao seu ERP, digitalizando despesas, criando relatórios e muitas outras funcionalidades.

Dentro da plataforma, os reembolsos e adiantamentos são solicitados pelo app para celular, com regras pré-definidas visando aumentar o compliance e barrar pedidos irregulares.
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