Como melhorar a gestão de despesas na sua empresa? Passo a passo

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Dar dicas sobre gestão de despesas passa pelo entendimento de que a saúde financeira é um dos pilares principais para qualquer negócio.

Independentemente do setor de atuação, é preciso mantê-la em dia para se ter uma empresa saudável e lucrativa. Para isso, porém, o gestor financeiro precisa saber como gerenciar o dinheiro da companhia da maneira mais eficaz.

Mas qual é o melhor caminho para uma boa gestão de despesas corporativas?

Antes de mais nada, saiba que o departamento financeiro tem um papel extremamente importante para manter as contas em dia. É dele a tarefa de otimizar despesas e evitar gastos desnecessários.

Contas a pagar e a receber, soluções contábeis e fiscais, gerenciamento de reembolsos corporativos, entre outros afazeres fundamentais estão nas mãos do financeiro.

Qual a importância de uma boa gestão de despesas corporativas?

É lógico que toda empresa quer crescer e tornar-se grande e sólida dentro do mercado. Logicamente, é uma meta complexa e que não pode ser atingida do dia para a noite.

É preciso que todos os envolvidos atuem de forma estratégica para otimizar os gastos corporativos e manter uma boa saúde financeira.

Dentro de qualquer empresa, é necessário apostar alto na questão do planejamento e controle de gastos. O fato é que somente se destacam no mercado aquelas que têm as finanças controladas. Afinal, sem isso, qualquer esforço é em vão. Os lucros vão desaparecendo aos poucos por despesas completamente desnecessárias.

Logo, é muito importante compreender a importância de uma boa gestão de despesas. Trata-se do caminho mais rápido e seguro para atingir os objetivos desejados.

Nós, da ExpenseOn, sabemos o tamanho dessa importância. Por esse motivo, preparamos esse conteúdo para você que quer melhorar a gestão de despesas na sua empresa.

Confira abaixo algumas dicas para otimizar sua gestão e ganhar mais tempo.

1. Estude e estruture os processos financeiros

Esse item pode parecer óbvio, mas nem sempre é executado efetivamente. A maioria das empresas, no Brasil, não possuem processos financeiros bem definidos e organizados. Por isso, o básico precisa ser ressaltado.

Independentemente do tamanho da empresa, é necessário entender como os processos mais simples – e funcionais – são feitos.

O gestor precisa coletar as informações e dados, analisá-los e buscar como otimizá-los constantemente. Contudo, para que esse processo funcione corretamente, o financeiro precisa se unir e participar ativamente como uma unidade.

Afinal, são eles que estão vivenciando esse dia a dia e que podem opinar para melhorar os resultados.

A estruturação dos processos financeiros só acontece quando há acompanhamento constante e validação das melhores práticas. Assim, a empresa terá um setor ativo e pronto para agir sempre, não apenas quando houver erros.

2. Defina uma estratégia para gestão de despesas

Pensar estrategicamente é o primeiro passo para se aproximar dos melhores resultados. Ao saber onde quer chegar, fica muito mais fácil para todos do financeiro alinharem expectativas aos objetivos gerais da empresa.

Quais são os seus principais objetivos no setor financeiro da empresa? Reduzir custos? Melhorar o compliance? Organizar o processo de reembolsos? Crie uma lista com as metas fundamentais dentro da companhia e, então, desenvolva uma estratégia para alcançá-las.

Aplicar o conceito de centro de custo pode ser interessante para dar os primeiros passos estratégicos na organização financeira da sua empresa.

Pode parecer uma tarefa difícil, mas não desanime. Estratégias são feitas a partir de análises, testes, coletas de resultados constantes e mudanças de rumo, quando necessário. Tudo isso demanda bastante trabalho e atenção, mas é o melhor caminho para se chegar onde almeja.

3. Formalize políticas financeiras internas, do compliance ao reembolso

Por mais que pareça aumentar a burocracia, formalizar regras internas agiliza os processos financeiros.

Ao criar documentos, como as boas práticas de compliance ou uma boa política de reembolsos corporativos, o conhecimento se torna público para todos dentro da empresa. Isso significa que todos os colaboradores, em todos os níveis e cargos da hierarquia, saberão como os processos funcionam.

Ao terem ciência da política interna, fica claro o que pode e o que não pode quando o assunto são custos e gastos, mostrando que há consequências caso as regras não sejam cumpridas.

Dentro da política interna, lembre-se sempre de estabelecer um limite de gastos. Essa prática é importantíssima para obter mais controle sobre os custos e manter todos os funcionários alinhados.

Saber como organizar o reembolso de despesas corporativas também é fundamental. Gastos com viagens e reuniões externas, por exemplo, costumam gerar discussões internas. Ciente disso, cabe ao gestor entender como montar um processo eficaz e que mantenha as contas da empresa equilibradas.

Além disso, os gestores financeiros também agilizam tarefas simples. Questionamentos vindo dos colaboradores, por exemplo, são muito reduzidos uma vez que há uma política financeira clara e explicativa.

4. Mantenha os colaboradores sempre informados e motivados a economizar

Além de orientar, é válido incentivar a equipe a economizar. O relacionamento entre empresa e colaborador deve ser extremamente direto e transparente. Por isso, é importante que todos entendam os motivos e processos da gestão.

Além disso, com essa iniciativa, o grupo se sentirá muito mais engajado e incluído nas tomadas de decisão.

É indispensável que os líderes estejam lado a lado de quem opera, ouvindo e entendendo suas dores e anseios.

Esse tipo de atitude faz toda a diferença para os funcionários. Uma vez que eles entendem sua importância para a empresa e a consequência dos seus atos, ficarão mais atentos aos erros.

5. Automatize processos financeiros

Utilizar a tecnologia a seu favor é ganhar tempo para atividades mais estratégicas. Com base nisso, grandes empresas já fazem uso de novas ferramentas para organizar e facilitar os processos burocráticos.

Ao utilizar um sistema moderno, é possível visualizar todos os gastos dos colaboradores em tempo real. Isso possibilita consultar despesas e controlar melhor os gastos.

A tecnologia também traz consigo o benefício de reduzir o uso de papel e grandes acúmulos de documentos. Dessa forma, o ambiente fica muito mais organizado e cede espaço para coisas mais importantes.

A otimização de tempo é um dos maiores pontos positivos para os profissionais que atuam com a gestão de despesas. Como tempo é dinheiro, é possível atuar com mais agilidade e conciliar outras tarefas para os colaboradores.

Por fim, mas não menos importante, está a segurança oferecida pelas novas ferramentas tecnológicas. Em vez de confusão e erros com processos manuais, um sistema eficiente te ajuda a evitar problemas como fraudes financeiras.

É importante frisar que toda modernização exige a anulação da zona de conforto por parte de todos na empresa. O papel da gestão de despesas corporativas é acompanhar tendências, a fim de liderar um time engajado e antenado nas novidades do mercado.

Dessa forma, é imprescindível que os líderes ajam de uma forma que estimule a curiosidade e vontade de crescimento por parte dos colaboradores. Assim, a equipe se sentirá muito mais animada e disposta em ajudar a empresa a crescer.

Logicamente, para que tudo isso ocorra de forma fluída e correta, é necessário que a empresa conte com um sistema de gestão moderno e de confiança.

O sistema pode ser implementado a partir de ideais dos próprios gestores e colaboradores ou, a opção mais comum e correta, contratar um serviço especializado em levar o que há de melhor em soluções financeiras.

Nós entendemos o receio de conhecer novas ferramentas, por isso disponibilizamos para você uma demonstração gratuita de como a ExpenseOn vai te ajudar na gestão de despesas. Clique aqui para solicitar.