Como fortalecer a política de compliance dentro da empresa em 5 passos

dicas de compliance expenseon

O compliance já é uma realidade nas grandes empresas. Diante da necessidade de estruturar uma boa governança corporativa, as companhias passaram olhar de forma mais detalhada para as políticas internas.

Principalmente após os recentes casos de corrupção em grandes organizações brasileiras, os líderes começaram a se preocupar mais com o compliance. Manter a boa reputação e integridade dos parâmetros legais da empresa, como um todo, se tornou prioridade.

Contudo, se tratando de um tópico delicado, é preciso estar sempre fortalecendo a política de compliance. Mas como fazer isso?

Neste conteúdo vamos apresentar 5 passos para te ajudar a fortificar o compliance na sua empresa:

  1. Estabeleça hierarquias internas;
  2. Exija a participação ativa de todos os setores e colaboradores;
  3. Promova treinamentos e capacitações;
  4. Defina indicadores de resultado e faça avaliações constantes;
  5. Use a tecnologia a favor do compliance.

Da conduta dos colaboradores, dentro da empresa ou em viagens corporativas, relação com fornecedores, área contábil e fiscal, muitos aspectos impactam diretamente no compliance.

Por isso, é importante se ater a cada detalhe para não deixar nenhum ponto importante de lado. As ações citadas acima – e que explicaremos ao longo deste texto – têm como objetivo englobar tudo isso.

Antes de ir às dicas, porém, que tal relembrar um pouco sobre a definição de compliance? Siga a leitura e confira o conteúdo completo.

O que é e para que serve o compliance?

O termo compliance deriva da palavra comply. Em português significa cumprir. Seu significado está diretamente ligado a agir de acordo com as leis e regras em geral.

Em um resumo básico, o compliance é a oficialização de procedimentos e normas. O objetivo é manter a empresa dentro da legalidade jurídica e fiscal.

Essas regras servem para garantir que colaboradores de todos os cargos ajam em conformidade com a política interna. Isso mantém a organização nos padrões éticos, governamentais e da legislação específica do seu setor de atuação.

No compliance está previsto a criação de documentos que delimitam tudo o que pode, ou não, ser feito dentro da companhia. Ao mesmo tempo, mantém todos cientes das regras e também das consequências em caso de quebra de conduta.

Esses documentos se tornam verdadeiros guias de conduta ética. Além de delimitar regras e boas práticas, também definem as responsabilidades legais de cada um dentro da empresa.

Quer saber mais sobre compliance e sua importância nos reembolsos de viagens corporativas? Confira nosso conteúdo completo que explica mais sobre essa prática.

5 passos para fortalecer o compliance dentro da sua empresa

Agora que já relembramos a essência do conceito de compliance, chegou a hora de conhecer as ações que ajudam a fortalecê-lo dentro da sua empresa.

Estabeleça hierarquias internas

Essa solução não está ligada ao distanciamento entre os cargos. Muito pelo contrário.

Definir quem são os líderes, de forma clara, faz os colaboradores se sentirem muito mais confortáveis para prestar contas de forma mais transparente e direta.

Quando há diversos gestores em uma única área, o processo pode se tornar confuso. Isso dificulta auditorias e conferências, prejudicando, assim, a política de compliance.

Enfim, quando os funcionários sabem quem é responsável por demandar as tarefas e a quem responder, o processo todo se torna mais fluído e assertivo.

Vale lembrar que isso tem extrema importância quando falamos de reembolso de despesas.

Exija a participação ativa de todos os setores e colaboradores

Na hora de estabelecer ou avaliar a política de compliance, não são apenas os responsáveis da área que devem ser ouvidos.

Independentemente do grau hierárquico, todos precisam participar com opiniões, ideias, sugestões ou até mesmo denúncias.

Participar desse processo faz com que os colaboradores se sintam respaldados. Ou seja, passam a ter o sentimento de pertencimento, contribuindo para a afinidade que têm com a empresa, e ficando mais propícios a colaborarem com as regras. Afinal, eles também participaram da definição dessa conduta.

Promova treinamentos e capacitações

Por se tratar de um tópico delicado, e que tomou grandes proporções recentemente no Brasil, o compliance ainda não é uma unanimidade para todos. Isso significa que não é de um dia para o outro que os valores da empresa serão fixados na cabeça dos colaboradores.

Uma ótima solução para isso é investir em treinamentos e capacitações. Assim, você terá a atenção de todos para explicar e deixá-los à par da importância da política de compliance. Essa prática também se aplica para apresentar os benefícios que os próprios funcionários têm ao colaborar.

Com o tempo, todos entenderão a importância e os benefícios do compliance e se engajarão para manter a organização íntegra.

Defina indicadores de sucesso e faça avaliações constantes

Analisar recorrentemente o sucesso das condutas e regras do compliance é fundamental. Só assim será possível saber se a empresa está no caminho certo ou não. Por isso, o primeiro passo é definir indicadores de sucesso.

Ao estabelecer os princípios da política de compliance, defina imediatamente as métricas que serão usadas como base para análises futuras.

Listamos abaixo alguns indicadores de sucesso que você pode utilizar como base. Lembre-se, porém, de que cada empresa possui suas especificidades e demandam a definição de indicadores que façam sentido.

  • Quantos funcionários aderiram ao treinamento?
  • Quantos testes de área foram realizados e quais foram os resultados?
  • Qual o índice de aderência à cultura de compliance da empresa?
  • Quantos líderes responderam efetivamente às pesquisas?

Depois de definir os indicadores, você conseguirá ser mais efetivo nas avaliações. Nunca se esqueça, no entanto, de que a política de compliance não é uma implementação com final delimitado. Ela deve estar sempre mudando, atualizando as metas e normas quando necessário.

Use a tecnologia a seu favor

Organizar centenas planilhas e gerenciar grandes quantidades de colaboradores pode ser arriscado quando não há ajuda da tecnologia. Gestores investem em soluções tecnológicas como forte aliadas na luta contra fraudes, mas também para garantir uma melhor saúde financeira à empresa.

Ao lidar com dados, cobranças e questões financeiras, a tecnologia é eficiente para manter as informações claras e evitar deslizes.

Por isso, quando falamos de reembolsos corporativos, a melhor forma de fortalecer seu compliance é com a ExpenseOn.

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