O que são diárias de viagem e por que é importante calculá-las corretamente?

As empresas que contam com colaboradores viajando constantemente precisam ter uma gestão de viagens corporativas eficiente para evitar riscos e assegurar o sucesso de todos os deslocamentos. Por conta disso, cabe ao gestor a tarefa de compreender todos os custos envolvidos em cada uma delas, e a diária de viagem é um fator essencial.

Mas o que é calculado em uma diária de viagem? O que diz a reforma trabalhista sobre isso? Ao longo deste conteúdo, vamos trazer a resposta para essas e diversas outras perguntas que, provavelmente, já surgiram na rotina de muitos profissionais do financeiro.

O primeiro passo é entender o que são e como funcionam as diárias de viagem. Tratam-se de valores pagos pelo empregador para cobrir gastos do funcionário durante uma viagem de trabalho.

Como está desempenhando sua função em nome da empresa, o colaborador precisa, por direito, receber por essas despesas. Isso pode acontecer antes de viajar, na forma de um adiantamento de viagem, ou mesmo depois, como reembolso. No entanto, gestores precisam saber que nem todos os gastos são calculados como diárias.

Custos com passagens aéreas ou rodoviárias e documentos como visto, por exemplo, não entram nessa conta. Isso porque eles são antecipados e não tem relação com a estada do colaborador durante a viagem.

O que se enquadra na diária de viagem?

As diárias de viagem são valores que visam cobrir as despesas de tudo aquilo que for pertinente ao exercício da função do profissional fora do local de trabalho habitual. Ou seja, há gastos essenciais para que o trabalho seja realizado, como, por exemplo:

• custo com alimentação;
• transporte no local – combustível, aplicativos, táxi e etc;
• hospedagem;
• seguro viagem;
• internet e telefone;
• entre outros.

É importante salientar que a política de viagens da empresa precisa guiar todas as ações e prever procedimentos padrão sobre quais outras despesas são reembolsáveis, ou não, ao funcionário que viaja a trabalho.

Se sua empresa ainda não tem uma política interna estruturada, saiba que o risco de fraude e até processos trabalhistas pode estar crescendo. Acesse agora e faça o download do nosso modelo gratuito de política de viagens corporativas.

Qual a diferença entre diárias de viagem e ajuda de custo?

Enquanto as diárias de viagem são valores pagos habitualmente para o colaborador que viaja frequentemente, a ajuda de custo é esporádica.

Um exemplo comum de ajuda de custo se refere a quando um colaborador precisa se mudar para outra cidade, estado ou país. Nesse determinado período, a empresa disponibilizará uma verba para auxiliá-lo, mas não terá esse custo recorrente.

As diárias só ocorrem quando um deslocamento vai acontecer, mas já são previstos na função do funcionário. Já a ajuda de custo é um valor fixo, que é pago uma única vez para despesas externas que não são corriqueiras.

Como é calculada a diária para viagem?

Fazer o cálculo das diárias de viagem não é difícil, mas é necessário muito cuidado com os detalhes. Compreender os custos necessários que o colaborador terá faz parte da tarefa de garantir que ele desempenhe sua função de maneira satisfatória.

Assim, preparamos 3 passos simples para te ajudar a calcular as diárias de viagens corporativas na sua empresa:

1. reúna todas as informações sobre as despesas;
2. calcule a média de gastos por dia;
3. estipule o orçamento das diárias de viagem.

Ao juntar todos os gastos previsíveis com alimentação, hospedagem, entre outros custos listados no item acima, você terá um valor total previsto para a viagem. Com isso, basta dividir o montante pelo número de dias que o colaborador permanecerá em viagem para chegar ao orçamento das diárias.

Lembre-se, porém, de que isso é uma estimativa. Podem haver imprevistos e gastos adicionais ao longo da viagem, que precisarão ser reembolsados após o retorno.

Diárias de viagem e reforma trabalhista: o que diz a lei?

A lei que rege essa questão é o artigo 457, 2º parágrafo da CLT, mas é preciso ficar atento. Com a reforma trabalhista de 2017, houve uma mudança significativa em relação à concepção jurídica das diárias de viagem.

Antes da reforma, o artigo 2º dizia:

• “§ 2º - Não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagemque não excedam de 50% (cinqüenta por cento) do salário percebido pelo empregado.”

A reforma, no entanto, trouxe uma nova definição para o assunto:

• “§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Ou seja, desde 2017, as diárias de viagem não integram o salário e não têm natureza salarial mesmo que ultrapassem 50% da remuneração, como acontecia anteriormente.

Quem tem direito às diárias de viagem?

Todo trabalhador que tiver viagens e trabalhos externos como uma de suas funções no contrato de trabalho tem direito. Para os colaboradores que não tem isso como função determinada, mas ainda assim precisam realizar tarefas externas, existe o reembolso de despesas.

O reembolso de despesas também é obrigatório por lei, mas exige a prestação de contas. Isso quer dizer que é preciso apresentar os comprovantes e, no melhor dos cenários, um relatório de despesas de viagem, como o nosso modelo abaixo.

A importância da tecnologia para otimizar a gestão de viagens corporativas

Revisar todos os relatórios de viagem para checar as diárias e, assim, montar um histórico pode ser trabalhoso. Às vezes, estão perdidos em pilhas de papel ou mesmo em arquivos que ninguém sabe onde foram armazenados.

Essa dor faz parte do dia a dia de milhares de gestores em empresas pelo Brasil e em todo o mundo, mas já pode ser resolvida com o auxílio da tecnologia.

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