O que é centro de custos e como definir na sua empresa?

Compreender e gerenciar eficientemente os custos é fundamental para o sucesso financeiro. Além disso, é possível perceber que, ao analisar receitas e despesas, cada departamento desempenha um papel crucial nos resultados financeiros da empresa.

Neste contexto, o centro de custo surge como uma ferramenta estratégica que não apenas divide departamentos, mas promove a responsabilidade compartilhada.

Por um lado, o controle financeiro torna-se mais preciso, pois o centro de custo contribui para o orçamento empresarial. Isso inclui a otimização de gastos e o aprimoramento do fluxo de caixa. Por outro lado, o centro de resultado é uma peça-chave na compreensão da empresa em sua totalidade. Ideal para integrar planilhas de centro de custo administrativo e o plano de contas.

Neste artigo, vamos explorar como a operação financeira se beneficia do centro de custo, não apenas no aspecto de despesas empresariais, mas também na captação de recursos, na auditoria financeira e na melhoria dos resultados.

Acompanhe a leitura e descubra como usar o centro de custo pode contribuir para a responsabilidade financeira e o crescimento sustentável da empresa.

O que é centro de custo de uma empresa?

O conceito de centro de custo refere-se a estrutura organizacional que analisa os gastos de diferentes áreas ou projetos dentro da organização. Com o centro de custos, é possível facilitar a alocação e a compreensão dos gastos, contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente.

Cada centro de custo representa uma divisão da empresa. Por sua vez, os custos associados a essa divisão incluem despesas diretas e indiretas relacionadas às atividades daquela área. Isso pode abranger salários, materiais, serviços, despesas administrativas e operacionais, por exemplo.

Diferença entre centro de custo e centro de lucro

A diferença entre centro de custo e centro de lucro reside no foco e propósito. O primeiro concentra-se em controlar e alocar despesas internas, visando eficiência e otimização dos recursos financeiros. Enquanto isso, o centro de lucro avalia o desempenho financeiro de unidades de negócio específicas, priorizando a maximização de receitas e a análise da rentabilidade externa da empresa.

Ambos são componentes essenciais na gestão financeira, atendendo a objetivos distintos de controle interno e análise de desempenho no mercado.

Qual o objetivo do centro de custo na gestão financeira?

O objetivo principal do centro de custo é proporcionar uma visão detalhada dos gastos em diferentes áreas, departamentos ou projetos da empresa. Algumas das metas específicas incluem:

• fornecer informações detalhadas para tomada de decisões, permitindo que os gestores compreendam como os recursos estão sendo utilizados em cada setor;
  
• identificar áreas de eficiência operacional e oportunidades de melhoria nos processos, com base na análise detalhada dos custos associados;
  
• facilitar o acompanhamento do orçamento empresarial, garantindo que as despesas estejam alinhadas com as metas e estratégias da empresa;
  
• permitir a avaliação do desempenho de cada área ou departamento, identificando quais contribuem mais efetivamente para os objetivos organizacionais;
  
• contribuir para a otimização do fluxo de caixa ao identificar e controlar as despesas, evitando gastos desnecessários;
  
• fornecer dados para análise histórica e aprendizado contínuo, permitindo ajustes e melhorias no processo de gestão financeira ao longo do tempo.

Benefícios da gestão por centro de custos

Imagine ter acesso às informações individuais sobre cada setor da empresa, quanto foi investido no período e qual foi o retorno da atividade. Assim fica mais fácil saber onde investir mais dinheiro e traçar o planejamento, não é mesmo?

Ao ter total conhecimento dos valores gastos, a empresa passa a ter mais controle das ações, mas isso ainda pode melhorar. Além disso, a implementação eficaz da gestão por centro de custos pode impulsionar a eficiência operacional. Isso ajuda a promover a responsabilidade financeira e contribui para o sucesso sustentável das organizações.

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Tipos de centro de custos

Antes de entender como aplicar centros de custo em sua empresa, você precisa conhecer os 2 tipos diferentes deste modelo de gestão.

1. Centro de custo produtivo

Se refere aos departamentos ou áreas que geram capitalização direta para a empresa. Também chamados de centros de custo diretos, eles têm impacto no processo de produção/fabricação/mão de obra e venda.

2. Centro de custo não produtivo

Está ligado a setores que não impactam diretamente no processo de produção e venda do seu produto ou serviço. Embora não haja um retorno direto em resultados, é preciso fazer uma ressignificação de performance para realizar uma análise correta.

Nesta categoria, o fundamental é gerenciar como o dinheiro foi gasto e o que esse investimento trouxe de positivo para a empresa.

Exemplos de centros de custos

Os centros de custo podem variar significativamente de uma empresa para outra, dependendo da natureza das operações e da estrutura organizacional. Cada linha de produto ou serviços é um exemplo de onde o centro de custos pode ser encontrado.

Para ilustrar como isso funciona, veja um exemplo hipotético aplicado a uma empresa de móveis.

• Departamento de produção: abrange todos os custos associados à produção de móveis, incluindo materiais, mão de obra, manutenção de máquinas e energia.
  
• Departamento de marketing: engloba despesas de campanhas publicitárias, participação em feiras comerciais, materiais promocionais e salários da equipe.
  
• Departamento de vendas: inclui despesas associadas à equipe de vendas, comissões, despesas de viagem e marketing específico para impulsionar as vendas.
  
• Departamento de recursos humanos: engloba salários da equipe, treinamento, benefícios, recrutamento e outras despesas associadas à gestão de pessoal.

A empresa pode analisar cada centro de custo separadamente. Se o departamento de produção, por exemplo, estiver ultrapassando o orçamento devido a custos de manutenção elevados, isso pode ser identificado e abordado de maneira específica.

Como montar um centro de custo?

Criar um modelo de centro de custo é uma tarefa simples. Só é possível saber o retorno do investimento se você conhece onde e com o que esse dinheiro está sendo gasto. Por isso, o primeiro passo é categorizar os gastos.

Ao separá-los por categorias, a tarefa de analisar os resultados individuais torna-se muito mais simples. Geralmente, a lista de centro de custo inclui:

• aluguel;
• equipamentos;
• compra de materiais;
• viagens corporativas;
• reuniões externas;
• folha de pagamento;
• entre outros.

Lembre-se, no entanto, de que cada empresa possui suas necessidades únicas. Então, preste bem atenção na hora de categorizar e não se limite apenas pelas mais comuns.

Entre as categorias, não deixe de destacar viagens corporativas e reuniões externas. É necessário ter controle sobre esse tipo de gasto para reduzir a possibilidade de fraudes e gastos desnecessários.

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Com a categorização de gastos pronta, você já pode criar seus centros de custo. Divida os gastos internos entre departamentos que façam sentido para uma revisão de resultados.

Também é possível criar uma separação por projetos. Por exemplo, uma nova área de captação de recursos, uma solução tecnológica inovadora ou um novo processo para contratação de talentos.

A dica é: se você consegue mensurar o resultado individual de um grupo de ação, vale a pena usá-lo como centro de custo.

10 dicas para definir um centro de custos

Definir centros de custos de maneira eficaz é crucial para uma gestão financeira eficiente. Abaixo, listamos algumas dicas que podem te ajudar na definição de centros de custos.

1. Entenda a estrutura organizacional

Compreenda a estrutura da sua organização para identificar os diferentes departamentos, projetos ou unidades de negócios que podem se tornar centros de custos.

2. Analise as atividades da empresa

Analise as atividades específicas realizadas pela empresa. Isso pode ajudar a identificar áreas distintas que consomem recursos financeiros.

3. Considere as áreas de maior gasto

Identifique as áreas ou departamentos que representam as maiores despesas para a empresa. Essas áreas frequentemente se tornam centros de custos significativos.

4. Pense em projetos específicos

Se a empresa está envolvida em projetos específicos, considere cada projeto como um centro de custo para uma análise mais detalhada.

5. Consulte os gestores de departamento

Converse com os gestores de cada departamento para obter insights sobre as atividades e custos associados. Eles podem oferecer uma perspectiva valiosa na identificação de centros de custo.

6. Considere as linhas de produtos ou serviços

Se a empresa oferece diferentes linhas de produtos ou serviços, cada uma pode ser tratada como um centro de custo para entender os custos e receitas associados.

7. Pondere sobre os objetivos estratégicos

Alinhe a definição de centros de custos com os objetivos estratégicos da empresa. Certifique-se de que cada centro de custo contribua para metas específicas.

8. Use critérios de similaridade

Agrupe áreas semelhantes ou relacionadas em centros de custo para facilitar a análise e a tomada de decisões.

9. Avalie a estrutura contábil

Leve em consideração a contabilidade da empresa, incluindo o plano de contas, para criar centros de custos que se alinhem às práticas contábeis.

10. Esteja aberto a revisões periódicas

Esteja preparado para revisar e ajustar os centros de custos periodicamente à medida que a empresa evolui ou as atividades mudam. A flexibilidade é crucial.

Ao seguir essas dicas, é possível criar centros de custo que não apenas refletem as operações da empresa, mas também oferecem uma base sólida para a gestão financeira.