O que é cartão corporativo, para que serve e como funciona?

executivo de negócios entregando um cartão corporativo durante uma viagem

O que é cartão corporativo? Foi para saber a resposta desta pergunta que você abriu este artigo, não é mesmo? De forma resumida, podemos explicar que é um cartão de crédito ou débito destinado exclusivamente a suprir gastos da empresa.

Os cartões corporativos são utilizados por funcionários e sócios para despesas, direta ou indiretamente, relacionadas ao trabalho.

É possível que ele seja utilizado por uma única pessoa, mas também por vários colaboradores. Tudo vai depender da necessidade e das políticas internas da companhia.

Seja na compra de produtos e insumos ou mesmo em gastos de viagens corporativas, o cartão ajuda a tornar mais simples a rotina de gastos. Além disso, também facilita o controle de despesas corporativas, fazendo com que a gestão financeira empresarial seja muito mais eficaz e transparente.

Pode parecer que isso é uma realidade apenas para empresas de grande porte, mas saiba que é exatamente o contrário. Independentemente do porte ou ramo de atuação, é possível fazer um cartão para o negócio e aproveitar todos os benefícios.

É importante lembrar que, assim como os cartões de crédito e débito usados por pessoas físicas, o cartão corporativo também conta com algumas especificidades, como taxa de anuidade e limite de gastos.

Com este recurso em mãos, os funcionários podem usá-lo como bem entender, respeitando, é claro, as regras estabelecidas pela instituição.

Para que serve o cartão corporativo?

Em vez de utilizar apenas a conta bancária da organização como fonte para pagamentos, o gestor pode usar o cartão corporativo com diversas finalidades, como:

  • compras de produtos, insumos ou reposição de estoque;
  • pagamento de serviços terceirizados;
  • aquisição de materiais de escritório;
  • reuniões externas com clientes e fornecedores;
  • gastos de viagens a trabalho – hospedagem, transporte, alimentação e outros;
  • entre outras despesas.

Este recurso é um grande aliado para o controle financeiro, mas também para evitar fraudes no processo de reembolso.

Ao invés de receber e guardar notas fiscais de todas as despesas dos colaboradores para, depois, documentá-las em planilhas, o cartão vai unificar tudo em uma única fatura. Fácil, prático e bem mais eficiente.

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Cartão de crédito corporativo ou adiantamento de despesas?

Companhias que contam com funcionários e executivos viajando frequentemente fazem uso do cartão para evitar adiantamentos ou reembolsos futuros.

Ou seja, em vez de o colaborador gastar, guardar o recibo e depois ser ressarcido, ele usa o cartão corporativo e pode facilitar todo o processo sempre que precisar realizar algum gasto.

Imagine que um colaborador tenha uma viagem corporativa de três dias marcada. Nesse período, ele vai gastar com hospedagem, alimentação e deslocamento.

Adiantando as despesas, o gestor vai calcular os gastos antes que o colaborador viaje e fornecer o valor de forma antecipada. Com o cartão, é possível gerenciar e analisar as despesas em tempo real, além de contar com o comprovante na fatura posteriormente.

Mesmo assim, é fundamental que o viajante guarde as notas fiscais – ou digitalize pelo celular – para comprovar o que foi gasto durante o período e prestar contas com a organização quando retornar ao escritório.

É possível, também, que cada colaborador tenha sua própria fatura. Desta forma, cada um se responsabiliza pelos seus próprios gastos e pagamentos, devendo conversar com o responsável pela gestão de reembolso, caso seja necessário.

Tipos de cartão corporativo

Antes de escolher cartões corporativos no banco – como Itaú e Bradesco, por exemplo –, é preciso entender quais são os tipos de cartões disponíveis e compreender em quais necessidades eles poderão ser usados.

Em geral, há dois tipos de cartão corporativo disponíveis: cartão pré-pago e cartão pós-pago.

Cartão corporativo pré-pago (débito)

A empresa administra os valores alocados para o cartão do colaborador, o que permite disponibilizar um saldo mais adequado conforme a necessidade de cada um. Despesas fixas do funcionário, por exemplo, podem ser previstas e depositadas direto no cartão.

Os gastos serão checados e devem estar dentro da política da organização. Caso faltem recursos e o gestor entenda que é válido, mais verba poderá ser creditada.

Cartão corporativo pós-pago (crédito)

Este modelo funciona como um cartão de crédito corporativo. É definido um limite de gastos, de acordo com as regras, e o colaborador poderá utilizar o ativo. Só depois, na fatura, é que a empresa irá pagar os valores.

Também há revisão de gastos para ver se estão dentro do que é aceito, mas, nesse caso, não há tanta personalização como no anterior, que permite colocar uma verba que concorde melhor com cada um.

Qual é a diferença entre cartão corporativo e empresarial?

O que difere um do outro é o volume de gastos da empresa. O cartão corporativo é feito para companhias com alta movimentação financeira, dispondo de prazos mais flexíveis para pagamentos, mais benefícios e até a diminuição de algumas taxas.

Já o cartão empresarial é voltado para negócios de menor porte, e que gastam menos, tendo direito a menos vantagens cedidas pelo banco que emite o cartão.

No final, o cartão empresarial tem a mesma funcionalidade que um corporativo.

Como fazer um cartão corporativo?

Empresas de qualquer tamanho e porte podem fazer um cartão corporativo ou empresarial. Para fazer isso, no entanto, é preciso ter uma conta Pessoa Jurídica, vinculada ao CNPJ.

Caso já possua, basta entrar em contato com o banco ou com empresas que oferecem este serviço para conhecer as funcionalidades, limites e taxas disponíveis para o negócio.

Quem pode usar cartão corporativo?

A princípio, qualquer funcionário ligado à companhia pode usar um cartão corporativo. Cabe à empresa, porém, definir quais níveis da hierarquia estarão aptos a fazer uso e, também, qual será o limite destinado a cada um deles de acordo com as necessidades.

Como aprimorar o gerenciamento dos cartões corporativos

Controlar as despesas e gastos da organização não precisa ser difícil. Por isso, milhares de empresas já confiam na ExpenseOn para otimizar processos e tornar a gestão financeira corporativa muito mais eficiente.

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A nossa funcionalidade de cartão de crédito reúne despesas diversas que o colaborador tem ao desempenhar sua função.

Usar esses cartões descomplica todo o processo de faturamento de despesas como alimentação, viagens e gastos com fornecedores.

Ao centralizar todos os seus lançamentos dos cartões na nossa plataforma, é possível acompanhar de perto os gastos, ter uma visão mais ampla sobre as despesas e planejar melhor o orçamento a partir desses dados.

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