O que é um BPO financeiro e quais são os benefícios dessa prática para as empresas

profissionais de bpo financeiro lado a lado pela empresa

A crescente necessidade por profissionais especializados faz com que as empresas busquem por alternativas na hora de otimizar sua gestão financeira. Com isso, soluções como o BPO financeiro ganham cada vez mais relevância dentro das companhias.

Mas você sabe o que é um BPO financeiro?

A sigla BPO, em inglês, representa o termo Business Process Outsourcing. A tradução literal significa a terceirização de algum processo. Ou seja, quando falamos de BPO financeiro, trata-se de uma empresa terceirizada responsável por alguns ou todos os processos financeiros da companhia.

Essa empresa fica responsável pela área financeira da organização, cuidando das rotinas financeiras, tributárias e, em alguns casos, até da integração com a parte contábil, contas a pagar e a receber.

O serviço, normalmente, é personalizado de acordo com a especialidade da terceirizada contratada e a necessidade do gestor que a contrata.

Assim, com a gestão financeira feita por um especialista, essa terceirização pode significar até mesmo vantagem competitiva. Isso porque, uma vez que o dia a dia financeiro esteja garantido pela prestadora de serviços, os seus colaboradores podem se concentrar no core business.

Além de possibilitar a atuação de especialistas financeiros de diferentes áreas, do gestor ao analista tributário, o BPO garante que a companhia dedique seus esforços para sua atividade principal.

Seja uma indústria, que precisa investir em desenvolvimento de novos produtos, ou mesmo uma empresa de serviços, que necessita dar mais atenção à satisfação de seus clientes, o tempo dedicado com a parte administrativa e financeira é reduzido graças ao serviço de BPO financeiro.

Com os profissionais especializados, fica mais fácil enxergar novas possibilidades de negócio, expansões e diversos outros assuntos importantes. Com base em análises bem feitas dos KPIs financeiros, a tomada de decisão estratégica ganha outro sentido.

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Quais são os serviços do BPO financeiro?

Há diversos motivos para uma organização buscar essa terceirização, uma vez que cada empresa e estrutura pode necessitar de diferentes soluções. No geral, o BPO é responsável por controlar as entradas e saídas, emissão de notas fiscais, faturamento, pagamento e até mesmo cobranças.

No caso dos pagamentos, geralmente, o BPO os agenda em uma plataforma, e os diretores da contratante ou setor responsável só precisam aprová-los.

Entre os serviços do BPO financeiro, ainda podemos destacar:

  • gestão de indicadores financeiros;
  • administração de fluxo de caixa;
  • conciliação bancária.

Gestão de indicadores financeiros

Ao terceirizar a análise e gestão de KPIs, é possível contar com um profissional experiente e especializado nesse tipo de ação. Além de opiniões externas e insights de mercado, a companhia ainda conseguirá uma visão mais ampla sobre o negócio para encontrar novas possibilidades e possíveis alavancas de otimização.

O especialista vai analisar o faturamento, margem de contribuição, margem de lucro, rentabilidade e muitos outros indicadores importantes para checar a viabilidade e saúde financeira da organização.

Tudo isso possibilita a tomada de decisão estratégica de forma muito mais assertiva.

Administração de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o que permite visualizar o que entra e sai da organização em determinado período de tempo. Normalmente, é feito mensalmente, o que assegura dados para análises trimestrais, semestrais e anuais. Ou seja, trata-se de uma atividade essencial visando o acompanhamento da saúde financeira do negócio.

Sem a necessidade de seus colaboradores gastarem tempo com a gestão de finanças, os especialistas da sua empresa podem concentrar esforços na parte estratégica. Com isso dá-se mais atenção aos resultados e abre mais possibilidades de retorno financeiro.

Conciliação bancária

A segurança e, por consequência, a saúde financeira da empresa exigem que haja um controle rígido sobre o financeiro. Por isso, a conciliação bancária também é um dos importantes processos que podem ser terceirizados por meio do BPO.

Essa conciliação consiste em conferir a planilha de finanças da organização e comparar com o seu saldo bancário da mesma, documentando e alertando sobre diferenças que podem causar impacto direto no caixa.

Quais as vantagens de um BPO financeiro?

Entre os principais motivos para se contratar um serviço de BPO estão a segurança, para evitar riscos financeiros, e a qualificação profissional.

Em vez de montar uma equipe com diferentes setores financeiros, é possível contar com colaboradores internos mais generalistas, que ficam responsáveis por gerenciar e reportar sobre a operação terceirizada.

Mais do que essa especificidade de atuação, os colaboradores podem utilizar o tempo para ações mais estratégicas. As rotinas operacionais passam a ser responsabilidade do BPO, enquanto a equipe interna evita sobrecargas de trabalho e até mesmo atividades que não possuem o conhecimento mais adequado.

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Assim, podemos resumir as maiores vantagens em uma lista com:

  • análise estratégica;
  • maior valor agregado;
  • mais competitividade;
  • contenção de problemas e riscos.

Análise estratégica

Os profissionais contratados são especialistas capazes de fazer análises profundas e precisas. Eles sempre vão dar prioridade para os resultados e focarão nas estratégias, e isso muda a rotina e dinâmica de qualquer organização.

Com um time terceirizado fornecendo as informações necessárias, seus colaboradores podem se concentrar em ações estratégicas no dia a dia. Isso garante novos e melhores caminhos para o negócio.

Maior valor agregado

Uma gestão financeira eficiente passa confiança, segurança, credibilidade e autoridade para os consumidores e possíveis investidores. Dessa forma, todo o resultado que o BPO lhe traz em forma de relatórios e análises permite que você agregue maior valor aos seus produtos e serviços.

Mais competitividade

Como apontamos anteriormente, a empresa de BPO financeiro vai tornar o fluxo de caixa, os investimentos e a gestão financeira mais eficiente. A vantagem competitiva é uma consequência dessas ações.

Além disso, o BPO não só vai colocar tudo nos trilhos e otimizar os processos, mas também ajuda a se estabelecer frente aos concorrentes e a enxergar novos mercados e investimentos que possam fazer sua organização crescer ainda mais.

Contenção de problemas e riscos

Outra vantagem indiscutível da terceirização parcial ou completa do financeiro é que os problemas são contidos ou reduzidos. Com uma empresa especializada cuidando desta parte, vão desaparecer os problemas decorrentes de colaboradores sobrecarregados.

Toda a parte burocrática, de análise entre outros fica com o BPO. Os seus colaboradores, por sua vez, podem se concentrar em planos e estratégias. Isso minimiza os erros possíveis porque não houve falhas lá atrás nas análises, por exemplo.

Quem pode precisar desse serviço?

A contratação de um BPO financeiro pode trazer muitos benefícios para todos os portes de empresas, das pequenas às gigantes. Mas é preciso entender o melhor caminho.

Para grandes companhias, pode ser utilizado para atividades específicas, como análise tributária ou mesmo a gestão de viagens corporativas. Já para as pequenas, esse serviço pode auxiliar de uma maneira mais generalista.

Aliar um BPO à tecnologia, no entanto, é o melhor caminho para quaisquer cenários. Seja com um software de reembolso corporativo ou mesmo um ERP contábil, todos auxiliam a potencializar as rotinas do financeiro, tornar o trabalho mais eficiente e ainda reduzir custos.

Qual a diferença entre o BPO financeiro e a consultoria financeira empresarial?

No modelo de BPO financeiro, a organização terceiriza tudo ou parte dos processos. Dessa forma, a contratada fica responsável pela área, gerenciando e realizando as tarefas pertinentes.

Na consultoria empresarial, por outro lado, faz uma análise especialista, sim, mas somente indica e sugere caminhos. O consultor financeiro não vai assumir suas operações e executar as tarefas pela sua organização.

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