Automação de fluxo de trabalho: como um sistema auxilia o financeiro?

Gestores reunidos discutindo automação de fluxo de trabalho

O sistema de automação de fluxo de trabalho é uma ferramenta que permite o melhor aproveitamento dos colaboradores. Esse sistema é um conjunto de regras que automatizam as principais etapas de um processo manual repetitivo

Ele pode ser aplicado nos mais diversos processos dentro de uma empresa, como o de reembolso com workflow de aprovação, ou mesmo para momentos de negociação com clientes com o de atendimento.

Para atingir os melhores resultados possíveis é preciso otimizar o tempo e aproveitar o máximo da equipe, sem isso a empresa não está em sua plena competitividade. Cerca de 60% das ocupações têm um terço das atividades automatizáveis, segundo a Mckinsey.

Essa automação pode melhorar de forma significativa a produtividade dos colaboradores, reduzir custos e minimizar erros. Além disso, automatizar processos torna a produção mais ágil e permite que os colaboradores foquem em tarefas geradoras de receita.

Em 2017, cerca de 40% dos trabalhadores pesquisados ​​gastavam pelo menos um quarto de sua semana de trabalho em tarefas manuais e repetitivas.

Esse é um tempo em que analistas e especialistas poderiam estar focados em traçar estratégias e planos de redução de custos.

Nesse artigo, explicaremos mais sobre a automação de fluxos de trabalho, seus benefícios na gestão financeira e softwares de automação que podem ser utilizados para te ajudar a economizar tempo e ganhar eficiência.

Antes de prosseguir, aproveite para baixar e ler nosso material educativo sobre ferramentas que podem te ajudar a automatizar o financeiro.

Por que automatizar fluxos de trabalho?

O gerenciamento de uma equipe não é uma tarefa fácil. As ferramentas manuais não facilitam a gestão financeira.  E-mails, planilhas, notas fiscais e outros documentos se tornam uma avalanche de documentos que complicam o trabalho diário do gestor.

Não é apenas o trabalho do responsável financeiro que é afetado com os processos manuais, mas a equipe toda tem sua produtividade abalada. O resultado disso é a perda de qualidade no produto ou serviço no final e a redução nos lucros.

A Mckinsey revela números curiosos, estima-se que cerca de 50% das atividades realizadas diariamente podem ser automatizadas. Com a automatização há a padronização das etapas de um processo e informações acessíveis a todo momento.

Isso dá ao gestor financeiro aquilo que ele precisa para fazer análises precisas e tomar decisões mais inteligentes com base em dados reais e concretos.

É fundamental ter procedimentos padronizados e otimizados porque a gestão financeira fica mais eficiente assim. Métodos defasados de gerir negócios podem custar aos cofres empresariais, pois o tempo perdido poderia ser melhor aproveitado.

Automações na área financeira

Com um workflow na área financeira, é possível visualizar com maior clareza os custos fixos e variáveis, perdas e ganhos, fluxo de caixa e muito mais.

Além disso, ela toca no ponto de maior sensibilidade de qualquer gestão financeira: a redução de custos

Com a automatização é possível diminuir o número de erros e refações, diminuindo o custo de produção e aumentando a lucratividade.

Softwares que podem facilitar a automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxo de trabalho é digital. Então, softwares de gestão financeira, gestão de despesa, de reembolso etc, são uma parte importante do processo. Com eles, acontece o aumento da agilidade das etapas e integração dos dados e registros feitos pelo time.

Dessa forma, as informações compiladas facilitam a checagem de KPIs e outras métricas importantes para visualizar a saúde financeira de empresas.

As melhores práticas de workflow são aquelas em que as etapas ficam, de fato, mais simples e o dia a dia da mais enxuto quando se trata de tarefas repetitivas. 

Emissão de notas fiscais, gerenciamento de despesas, controle de fluxo de caixa e etc, são tarefas repetitivas que gastam um tempo importante do colaborador. Com essas tarefas automatizadas, a produtividade cresce e os negócios se tornam mais lucrativos. 

Erros ao automatizar fluxo de trabalho

Se duas empresas fazem visitas a clientes, provavelmente seus colaboradores têm rotinas semelhantes, o que significa que os fluxos de trabalho podem ser parecidos. Mas parecido, não é igual. E não existe fórmula mágica para a automação do fluxo de trabalho.

Um erro comum durante esse processo, é “copiar” modelos da concorrência e não planejar e analisar os dados que já estão em mãos. É importante lembrar que cada empresa tem suas particularidades e cada fluxo será diferente, mesmo que contem com os mesmos softwares. 

Então, é preciso procurar a solução que atenda às reais necessidades da organização, pois só assim o fluxo funcionará. Caso contrário, pode-se criar mais empecilhos que facilitadores para a rotina organizacional.

Baixe nosso infográfico e veja como otimizar os processos financeiros em 7 passos simples e tenha uma gestão mais eficiente.

Benefícios da automação do fluxo de trabalho

Com a automação do fluxo de trabalho, a EMS, por exemplo, conseguiu reduzir o tempo do processo de reembolso em 87%, fazendo com que uma restituição, que antes demorava 120 dias, passasse a acontecer em 15.

Situações como essa não só aumentam o nível de satisfação dos colaboradores, mas aumentam as chances de insights e estratégias surgirem.

Afinal, com eles focados em funções estratégicas e não em ações repetitivas e burocráticas, a empresa pode aumentar seus lucros significativamente.

Além da lucratividade, é possível tomar decisões inteligentes baseadas em informações detalhadas e em dados confiáveis, o que aumenta a segurança dos caminhos escolhidos. 

Outras vantagens de um workflow bem construído são:

  • redução de custos;
  • gestão inteligente;
  • mais segurança nas ações;
  • diminuição no número de falhas e refação; 
  • maior produtividade da equipe;
  • maior qualidade do serviço ou produto final.

A automação do fluxo de trabalho pode ser trabalhosa em um primeiro momento, exigindo a escolha correta das ferramentas e soluções.

Temos o costume de pensar que “em time que está ganhando não se mexe”, mas se com algumas mudanças é possível elevar a qualidade do time e fazê-lo ganhar ainda mais jogos, por quê não?

O workflow, com a ajuda de softwares de gestão, pode ser o empurrão necessário que a empresa e a equipe estão precisando para crescer. 

É importante que o gestor escute sua equipe de forma efetiva, afinal, os colaboradores e responsáveis podem perceber problemas e erros no fluxo de trabalho que passam despercebidos pelos olhos do gestor. 

Como a Flash Expense te ajuda a automatizar fluxos de trabalho

Os fluxos de aprovação de despesas e reembolsos podem ser demorados, exigindo diferentes níveis de aprovação. Quando é preciso passar por mais de uma pessoa, que precisa rever pilhas e mais pilhas de papel, as chances de acontecerem erros aumentam.

Um comprovante de despesas pode se perder no meio do caminho e a checagem de informações levar horas, principalmente se há diversos sistemas. Isso leva a pagamentos errados e longos períodos de espera para os colaboradores.

Com as alçadas de aprovação da Flash Expense, os gestores podem distribuir acessos com hierarquia e definir os responsáveis pela aprovação para cada tipo de despesa. Assim, quando algo fugir do esperado, alguém é acionado para fazer a análise.

Além disso, a integração contábil e ERP reúne todos os dados pertinentes à gestão em um único lugar, evitando que o mesmo registro seja feito em diferentes lugares. Isso otimiza a rotina financeira e permite o melhor aproveitamento dos colaboradores. 

Com a Flash Expense você consegue:

  • otimizar tarefas;
  • fortalecer o compliance financeiro;
  • evitar pagamentos duplicados;
  • ter todas as informações em uma única plataforma;
  • criar processos mais ágeis e eficientes;
  • contornar as planilhas;
  • e muito mais.

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