Alçada de aprovação de despesas: o que é e como funciona na empresa?

Mãos com recibo calculando alçada de aprovação de despesa ExpenseOn

A gestão financeira é essencial para qualquer tipo de empresa. Dentro desse tema, surgem diversas outras especificidades necessárias para que o negócio aumente a lucratividade da operação, sendo o controle de gastos uma das principais.

Entretanto, praticar um gerenciamento efetivo passa, necessariamente, por uma alçada de aprovação de despesas corporativas eficiente.

Seja um orçamento de compras ou mesmo o reembolso aos colaboradores, tudo precisa passar pela aprovação dos responsáveis.

É neste momento que a alçada de aprovação surge para evitar problemas.

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar detalhadamente o que são as alçadas e como elas podem ajudar o seu financeiro a ser mais eficaz e assertivo em todos os processos.

Qual o significado da palavra alçada?

Antes de falar especificamente das alçadas de aprovação, precisamos compreender o termo em si.

A palavra ’alçada’ significa limite. Ou seja, se refere ao que pode e o que não pode ser feito.

Mais utilizado no setor jurídico, o termo também é importantíssimo no financeiro. Isso porque auxilia a determinar limites em todas as ações.

A alçada pode ser encontrada mais frequentemente em parceria com outras duas palavras: controle de alçada e alçada de aprovação.

Mas o que são, em si, esses dois termos?

Ambas fazem parte das políticas que auxiliam a companhia a delimitar o uso do capital em diferentes aspectos, seja em viagens corporativas ou até mesmo na busca por novos fornecedores.

Abaixo, explicamos melhor o que é cada um.

O que é alçada de aprovação?

Dentro de uma companhia, tudo deve ser aprovado, desde um orçamento de compras até o ressarcimento de diárias para funcionários que viajam a negócios.

A alçada de aprovação de despesas serve justamente para regular os gastos corporativos. É o instrumento para garantir que a despesa seja validada, de acordo com a política interna, antes de ser efetuada.

Ela também funciona como um direcionador de decisões. Um gerente de marketing, por exemplo, não pode aprovar um orçamento do setor de compras, uma vez que está fora da alçada dele.

Por isso, a alçada de aprovação conta com mais de um profissional, sendo finalizada, quase sempre, no setor financeiro. Afinal, eles é que têm o controle sobre o ativo da organização e que poderão dar a palavra final sobre o gasto

Quando bem implementada, essa prática se conecta com regras internas, como a política de reembolso, e permite que os gestores gerenciem melhor as despesas.

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Então, o que é controle de alçada de aprovação?

Como o próprio nome já diz, se refere ao “controle do limite”. É uma tática muito utilizada pelos gestores financeiros e tem como função principal demarcar até onde o gasto pode chegar.

Além da aprovação – explicada melhor acima –, há ocasiões em que o responsável por compras pode ter que negociar com o fornecedor. Com o controle de alçada, é possível mostrar os valores máximos que ele pode gastar sem comprometer o orçamento.

Essa tática garante que o planejamento financeiro seja cumprido da melhor maneira sem tirar a autonomia do funcionário.

Junto ao controle, é criada a política de alçada de aprovação, formalizando todas as necessidades e limites para um controle completo pela equipe.

Como as alçadas de aprovação ajudam na gestão de reembolso?

Quando há regras bem determinadas, tudo se torna mais simples e eficiente. Com o reembolso de despesas corporativas, não é diferente.

As alçadas de aprovação fazem com que sejam reduzidos os erros e até possíveis fraudes no processo de ressarcimento. Assim, a companhia reduz custos desnecessários, fortalece o compliance financeiro e se torna mais lucrativa.

Entretanto, como coordenar as alçadas de maneira eficaz? A ExpenseOn tem a solução que você precisa para fazer isso nos reembolsos de colaboradores.

Nossa plataforma de gestão de despesas disponibiliza um sistema de alçadas completo baseado em workflow para facilitar todo o processo dentro da sua empresa.

Você pode automatizar aprovações e criar regras personalizadas para cada tipo de gasto, por exemplo. Ainda existem diversas possibilidades para te ajudar na gestão financeira diariamente.

Quer saber mais? Solicite uma demonstração grátis e saiba como a ExpenseOn pode te ajudar a revolucionar a gestão de despesas corporativas na organização.

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