Ajuda de Custo na CLT: Entenda o que a lei brasileira estabelece

A gestão de despesas corporativas é um dos maiores desafios das empresas. Nesse sentido, um dos tópicos que mais gera dúvida é sobre a ajuda de custo. 

A ajuda de custo é essencial para a qualidade de vida e a eficiência dos colaboradores, especialmente em situações que exigem deslocamentos ou condições especiais, como mudanças de localidade por conta do trabalho. Portanto, ela é regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Neste artigo, exploraremos o conceito de ajuda de custo sob a perspectiva da CLT, esclarecendo suas regras, aplicação e impacto para empresas e colaboradores. .

O que é ajuda de custo?

A ajuda de custo, conforme definida pela CLT, é uma compensação financeira corporativa  oferecida aos colaboradores para cobrir despesas extraordinárias. Esses gastos estão, geralmente, associados a deslocamentos ou mudanças temporárias para execução de suas funções. 

Diferente do salário, é destinada especificamente para gastos como transporte, hospedagem e alimentação em situações laborais específicas.

Ajuda de custo x reembolso de despesas

Uma dúvida comum entre as empresas e colaboradores é a diferença entre ajuda de custo e reembolso de despesas. 

A primeira visa repor custos extras que o colaborador teve em decorrência  das atividades profissionais. Por seu caráter indenizatório, não exige que o funcionário preste contas e comprove os valores. Como exemplo, temos os custos com mudanças, como aluguel, transporte, entre outros. 

Já a segunda ocorre quando o funcionário desembolsa despesas que devem ser cobertas pela empresa. Isso é comum em viagens corporativas e os colaboradores devem apresentar comprovantes dos gastos para serem reembolsados. 

Veja a tabela abaixo:

Ajuda de custo na CLT

Na CLT, a ajuda de custo é tratada como um valor indenizatório, que deve cobrir custos de despesas relacionadas à mudança de trabalho, originalmente. Porém, a reforma trabalhista trouxe atualizações importantes nos Art. 469 e 470 dessa legislação. 

O Art. 469 da CLT trata sobre a mudança de local de trabalho que ocasione a de domicílio. As empresas não podem realizar essas mudanças sem anuência do colaborador e previsibilidade no contrato de trabalho. Além disso: 

“§ 3º - Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação. (Parágrafo incluído pela Lei nº 6.203, de 17.4.1975)”

Já o Art. 470 da CLT prevê que “As despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador.” Ou seja, se torna uma despesa compulsória quando a empresa desloca um funcionário para outro local diferente do que foi estabelecido inicialmente. 

Entretanto, temos um adendo neste tópico. A reforma trabalhista alterou um artigo que pode mudar o caráter do pagamento, de modo que a ajuda de custo integre o salário. O Art. 457 prevê que, caso a ajuda de custo passe de 50% do salário nominal, ela deve contar como parcela salarial. 

Cálculo e condições de pagamento

O cálculo da ajuda de custo é simples. Devem ser considerados os valores decorrentes dos gastos com a mudança e demais itens acordados entre as partes. Além disso, a ajuda de custo mensal é uma possibilidade, quando for utilizada para reembolsar outras despesas. 

Entretanto, apesar de simples, é necessário muito cuidado para evitar erros no reembolso de despesas corporativas.

Implicações fiscais

A ajuda de custo é um benefício que pode ser obrigatório em situações adversas. Por exemplo, no caso de deslocamento para outras localidades de trabalho. Desde que exijam mudança de residência do colaborador. 

Independente do caso e aplicação, a ajuda traz impactos fiscais e financeiros na empresa.

• Verbas salariais: é crucial destacar que a ajuda de custo não tem incidência em verbas como salário. Portanto, não entra no cálculo de férias, 13º salário, rescisão. 
• Pagamento: de acordo com a legislação, o registro deste benefício deve ser feito separadamente do salário, ressaltando seu propósito específico e não habitual.

• Encargos trabalhistas e previdenciários: por sua natureza específica, é isento de encargos trabalhistas e previdenciários, como o INSS e FGTS.

• Registro separado: na folha de pagamento, a ajuda de custo deve ser registrada separadamente do salário, garantindo transparência e conformidade com a legislação.
• Cálculo de benefícios: como não integra o salário, a ajuda de custo não afeta o cálculo de benefícios.

Atenção para as exceções

Como já abordamos anteriormente, existe um caso em que a ajuda de custo pode ser incluída na folha de pagamento como verba salarial. Quando a mesma ultrapassa os 50% do salário nominal, o que significa que ele deve ser integrado ao cálculo salarial, incidindo no 13º, INSS, IRRF, e demais verbas.

A gestão das despesas corporativas é uma estratégia fundamental para o negócio

A ajuda de custo é um item crucial nas despesas corporativas, oferecendo flexibilidade e suporte aos colaboradores, sem onerar a empresa com encargos adicionais. Sua implementação correta e alinhamento com as normas da CLT garantem benefícios mútuos.

Entre eles, a otimização das operações e a promoção de um ambiente de trabalho mais eficiente e motivador. Ao entender suas implicações fiscais e administrativas, as empresas podem maximizar a eficácia deste benefício, ao mesmo tempo que se mantêm em conformidade com a legislação trabalhista.

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