7 motivos para usar um aplicativo para controle de gastos de viagem

Gerir os gastos de viagens corporativas precisa ser feito da melhor forma possível. Os gestores precisam garantir que as despesas foram lançadas corretamente e agilizar o reembolso de seus colaboradores.

Porém, nem sempre isso acontece nas empresas. E nessas horas, é melhor usar um aplicativo para controlar os gastos e reembolsos de sua empresa.

Duvida? Então veja neste artigo algumas vantagens ao usar um aplicativo para controle de gastos de viagens e reembolso de despesas. Descubra como esse sistema pode ajuda-lo a economizar, produzir mais, entre outros benefícios.

1. Segurança

O critério mais importante na hora de utilizar softwares é a segurança.

É preciso garantir que os dados de sua empresa e colaboradores estejam bem guardados e protegidos. Afinal, você não quer passar por situações constrangedoras de roubo de informações ou sequestro de dados.

Contar com um aplicativo confiável e seguro para controle de gastos de viagem é determinante para deixá-lo mais tranquilo.

A segurança desse sistema também impede o extravio de comprovantes e notas fiscais, muito comuns no setor de reembolso de uma empresa.

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2. Rapidez

Chega de passar horas em frente a uma planilha para atualizar os gastos da última viagem de seus colaboradores. Com um aplicativo para controle de gastos de viagem isso é feito automaticamente e de forma muito mais rápida.

Ao pagar a despesa, basta que o colaborador fotografe o comprovante e pronto. Automaticamente o custo será lançado no aplicativo e vai gerar uma pendência no sistema.

Todo o processo de revisão e aprovação da despesa é feito pelo próprio software, de forma integrada, agilizando o processo de verificação dos reembolsos e pagamento aos funcionários.

3. Facilidade

As políticas de reembolsos da maioria das empresas são conhecidas por seu engessamento e burocracia. A aprovação de uma única despesa leva dias até passar por todos os responsáveis e chegar ao departamento financeiro.

Essa morosidade pode acarretar em atrasos do fechamento das contas e no reembolso de seus funcionários. Com certeza, é um risco que sua empresa não quer correr.

Um sistema online para controle de gastos de viagens corporativas ajuda a agilizar todo o processo. As pessoas envolvidas no reembolso de despesas têm acesso imediato as atualizações e interagem em tempo real.

Graças a isso, em poucos minutos, uma despesa é inserida no sistema e aprovada pelo supervisor responsável. Depois disso basta enviá-la para o departamento financeiro para o devido ressarcimento ao colaborador.

4. Mobilidade

As empresas com time externo que necessitam de viagens corporativas com frequência precisam de mobilidade. É impossível usar todo o potencial do negócio se estiver preso a quatro paredes.

Os colaboradores em viagem precisam levar o aplicativo consigo e atualizar as informações de qualquer lugar. Os gestores necessitam ter acesso em tempo real aos lançamentos e aprová-los o mais rápido possível.

Tudo isso é possível ao usar um software para controle de gastos de uma viagem a trabalho. O sistema é em nuvem, podendo ser acessado de qualquer lugar, a qualquer hora e por qualquer pessoa. Basta usar um computador ou smartphone com acesso a internet e pronto!

5. Redução de gastos

Você já calculou quanto a sua empresa gasta com papelada de escritório? Já parou para pensar quanto dinheiro perde com a demora em processos simples dentro de seu negócio?

Essa é uma conta que você deve fazer sempre que possível. Na maioria das vezes, você vai se surpreender como alguns requerimentos aqui e recibos acolá impactam os gastos da organização.

Elimine os custos desnecessários do negócio e o desperdício de materiais de escritório. Implante um software online e em nuvem em sua empresa e digitalize os documentos. Além de reduzir os gastos com papel e contribuir com o meio ambiente, suas informações estarão mais seguras.

6. Controle de despesas

Você sabe quanto gasta com almoços ou jantares de negócio? Tem conhecimento do custo total das passagens aéreas e táxis do último mês?

Dados como esse são importantes para entender onde o dinheiro da empresa está sendo gasto, bem como, encontrar formas para reduzir custos. Mas você só pode tomar as melhores decisões ao ter acesso a esses dados e conseguir entendê-los, não é mesmo?

Adivinha? O aplicativo para controle de gastos de viagem permite lançar as despesas, classificá-las e gerar relatórios gerenciais. Com isso você fica com a gestão de viagens corporativas sempre em suas mãos, literalmente.

7. Satisfação

Os seus colaboradores reclamam da demora para serem ressarcidos de despesas em viagens a trabalho? Você não está satisfeito com o seu processo de reembolso atual?

Controlar os gastos de viagem com um aplicativo específico vai ajudar a manter todos satisfeitos.

Você ficará feliz com a redução de custos e rapidez nos processos, além de parar de ouvir as reclamações de funcionários.

Seus colaboradores, no entanto, serão ressarcidos mais rapidamente e confiaram mais na empresa e na sua gestão. Em suma todos ficam felizes e sua empresa sai ganhando na história!

Sendo assim, não perca mais tempo. Entre em contato com um consultor agora mesmo e solicite uma demonstração de nosso sistema. Pare de sofrer e faça parte dos empreendedores felizes e satisfeitos com a Flash Expense.