Esqueça a planilha de controle de viagens, conheça a ExpenseOn

Sem sombra de dúvidas, as planilhas são boas ferramentas para empresas e gestores que querem acompanhar e fazer um controle de viagens corporativas de forma mais sólida. Entretanto, precisamos concordar que, nem sempre, elas conseguem atender as necessidades da empresa.

Além disso, há alguns pontos negativos que precisam ser avaliados. Por exemplo, mesmo com todo o empenho e cuidado, existe a possibilidade de que erros aconteçam. Também há uma maior dificuldade em dois pontos fundamentais para uma boa gestão de reembolso de viagens: a geração dos dados e o compartilhamento seguro das informações.

Quando a empresa busca sistematizar e automatizar seus processos, não somente o controle das viagens é beneficiado. Praticamente, todos os setores podem perceber vantagens em maior ou menor grau.

Além disso, o gerente de viagens tem a possibilidade de tornar o seu trabalho muito mais ágil e eficaz, ao mesmo tempo em que consegue atender melhor seus colaboradores, otimizando as suas rotinas.

A seguir, vamos entender como a ExpenseOn, uma plataforma de automação digital, pode otimizar a gestão de reembolso de viagens corporativas de sua empresa. Acompanhe!

Implementar um sistema de software de gerenciamento que forneça ao gestor uma ferramenta fácil para lidar com os reembolsos é fundamental para o sucesso da empresa. Veja como a ExpenseOn pode ajudar sua organização a fazer isso!

Visão geral do sistema ExpenseOn

Os serviços oferecidos pela plataforma ExpenseOn, aliados aos recursos de seu aplicativo, permitem automatizar todo o processo de reembolso de viagens. Dessa forma, o rastreamento das informações fica mais fácil, a visibilidades dos dados melhora e o gestor passa a ter a sua disposição ferramentas que possibilitam que qualquer análise ou decisão que tenha que tomar seja feita com máxima precisão.

Erros na inserção de informações e documentos, bem como de cálculos, por exemplo, são pontos facilmente identificados uma vez que o responsável pela aprovação e liberação do reembolso fica por dentro do status em tempo real.

O aplicativo de gerenciamento de despesas é essencial para minimizar os excessos que nem sempre são percebidos quando o controle é feito por recursos mais tradicionais.

Com isso, as ações para redução de custos podem ser feitas com base em dados sólidos e nos pontos onde, realmente, são necessárias.

Além disso, vale destacar que o aplicativo da ExpenseOn ainda pode ser usado com outros produtos já adotados pela empresa visando obter uma maior eficiência.

Por dentro do sistema de reembolso de despesas ExpenseOn

Sempre quando falamos sobre sistemas de automação que permitem otimizar o controle de viagens, para além de toda a publicidade feita em torno dele, ele precisa atender uma necessidade fundamental de qualquer empresa: economizar custos.

Implantar a automação na gestão dos gastos com reembolso pode ser algo muito complicado para a empresa que escolhe o sistema errado. Além disso, a médio e longo prazo a escolha mal feita poderá aumentar os gastos e não diminuí-los!

Nesse cenário, vamos encontrar um dos principais diferenciais da ExpenseOn: a transparência e clareza com que as informações são apresentadas ao gestor — sem contar que existe toda uma equipe de suporte treinada para ajudá-lo em qualquer necessidade que tenha em relação ao sistema.

Mas não é somente isso! Veja outros campos nos quais a plataforma integrada de automação ExpenseOn pode atuar mudando, para a melhor, a realidade de sua empresa:

Melhora a experiência dos colaboradores

Esse é um dos aspectos que mais evidenciam a importância da automação como um fator vital da experiência dos colaboradores em viagens corporativas. Ao permitir que o viajante tenha total controle de sua viagem, desde a solicitação até o reembolso propriamente dito, a empresa está valorizando seu talento colocando a sua disposição ferramentas que tornem sua vida mais fácil. Tudo isso é possível com o sistema da ExpenseOn.

Redução das despesas de viagens

Se um dos pilares para o funcionamento da organização são as viagens corporativas, o gestor precisa ter meios de garantir que as equipes se mantenham dentro do orçamento previsto, mas que continuem tendo recursos para uma viagem de trabalho eficiente e confortável.

Gastos excessivos, assim como insuficientes em alguns pontos pode significar dinheiro na mesa. Ou seja, valores que poderiam ser economizados ou usados para se obter maior eficiência.

Orçamentos estáticos ou sistemas que não permitem uma visão abrangente de tudo o que está acontecendo não ajudam muito os gerentes de viagens corporativas.

Já com o sistema de gestão de reembolso da ExpenseOn é possível garantir precisão em todos os aspectos, especialmente naqueles relacionados a verificação de informações, afinal, a constante flutuação dos preços requer uma ferramenta ágil para um acompanhamento detalhado.

Simplificação

A plataforma ExpenseOn de automação com foco em viagens corporativas, faz com que a questão das despesas seja transformada completamente.

O que até então era um pesadelo, seja pelo uso de planilhas que já não davam conta ou devido a um sistema de gestão incompleto, torna-se um processo tranquilo e sem dores de cabeça.

Historicamente, quando tocamos nos custos de viagens e despesas corporativas sempre vamos nos deparar com alguma consideração sobre o fato de esses custos serem os mais difíceis de se manter sob controle.

E isso tem muito a ver com a forma como a empresa conduz esse setor. Pense bem: com a perda constante de documentos e sistemas desatualizados para fazer o controle de viagens, é quase impossível não perder dinheiro e tempo.

Agora, se a automação de ponta oferecida pela ExpenseOn fizer parte da realidade da empresa, tanto o gestor quanto os funcionários terão à sua disposição um sistema que trabalha em tempo real e, além disso, com um alto nível de segurança, incluindo sobre quem pode ter acesso.

Além das vantagens acima, há várias outras que o sistema de reembolso de viagens corporativas ainda oferece e que não podem ser negligenciadas: redução de custos no processamento das devoluções, otimização da verificação e clareza em caso de recuperação de valores, maior nível de segurança e praticidade para a rotina da empresa.

Conclusão

Usar o sistema desenvolvido pela ExpenseOn para fazer o controle de viagens significa ter um verdadeiro tesouro em dados e métricas importantes para a empresa, como o detalhamento dos custos, acompanhamento de pedidos, acessibilidade, frequência de uso e muito mais. Todas essas informações ajudarão o gestor a direcionar melhor os recursos, bem como pode servir de suporte para uma possível reavaliação da política de reembolso, uma vez que permite uma visão objetiva do que está funcionando ou não.A plataforma ExpenseOn foi criada para facilitar a rotina de sua empresa, automatizando os processos de viagens corporativas. Reduza seus custos operacionais e expanda suas possibilidades com nosso sistema de gestão. Faça sua demonstração grátis e veja tudo o que sua empresa tem a ganhar!